Responsable Coordinateur Des Secrétariats Médicaux

Le centre hospitalier de la Dracénie est un établissement généraliste qui groupe ses activités par pôles d’excellence:

- Pôle médecine-urgences
- Pôle gériatrie ;
- Pôle Interventionnel ;
- Pôle Soins Critiques Cardio Respiratoire ;
- Pôle Médico-Technique ;
- Pôle Santé Mentale ;
- Pôle Femme-Mère-Enfant ;
- Pôle Soins Oncologiques et d’Accompagnement.

Contexte:
À la suite d’un départ à la retraite, notre établissement recherche un(e) responsable des secrétariats médicaux afin d’assurer la coordination, le bon fonctionnement et l’encadrement des équipes de secrétaires médicales.

Positionnement:

- Placée sous la hiérarchie du directeur des affaires financières, du contrôle de gestion, du bureau des admissions, de l’accueil standard et des secrétariats médicaux ;
- Appuyée d’adjointes secrétaires référentes de pôles ;
- Travail en relation étroite avec les chefs de pôles, cadres de pôles et cadres administratifs.

Avantages:

- Amicale
- CGOS
- Self
- Parking personnel
- Ateliers Bien-être
- Activités sportives

Missions principales
La responsable de la coordination des secrétariats médicaux:

- supervise l'activité des secrétariats médicaux ;
- assure la hiérarchie des secrétaires référentes de pôles ;
- assure une gestion annuelle des congés et absences des secrétaires, compatible avec la continuité de service et le niveau prévisionnel d’activité selon les périodes ;
- définit les missions et tâches des secrétaires médicales ;
- assure une bonne organisation de travail des différents secrétariats et l’harmonisation des pratiques ;
- assure le suivi d’indicateurs d’activité des secrétariats, de performance et RH, réalise des audits et du contrôle interne ;
- évalue la charge de travail des secrétaires médicales ;
- objective les besoins de ressources nécessaires à la réalisation des missions et tâches ;
- contrôle et garantit le respect des cibles organisationnelles ;
- affecte les ressources en fonction des besoins des différents services ;
- anticipe les modifications à prévoir en fonction de l’évolution de l’activité et des ressources (départs, absences, ) ;
- construit une gestion prévisionnelle des emplois de secrétaire médicale ;
- détermine les priorités de formation spécifiques au métier de secrétaire médicale ;
- travaille en lien étroit avec les secrétaires référentes de pôles et organise des réunions de service régulières avec celle-ci ;
- organise avec les secrétaires référentes de pôles des réunions de service de pole de secrétariat au moins tous les deux mois ;
- se déplace régulièrement au sein des services ;
- fait remonter toute difficulté et est force de proposition après des trios de pôles ;
- supervise l'usage des outils numériques (fait remonter le paramétrage et les besoins pour améliorer logiciels métiers, en lien avec la DSIO) ;
- développe des actions permettant la bonne tenue des dossiers en lien avec les attentes du DIM, et le respect des exigences réglementaires et de bonnes pratiques (indicateurs HAS) ;
- assure la bonne réalisation du codage en lien avec le DIM et le responsable du bureau des admissions ;
- met tout en œuvre afin d’assurer l’absence de retard du codage ;
- participe à la coordination du parcours administratif du patient ;
- porte la mise en œuvre des démarches qualité et garantit le respect des procédures d'identito-vigilance ;
- assure une veille réglementaire et des recommandations de bonnes pratiques.

Compétences attendues
- Aptitude à la gestion de projets ;
- Compétences en management d'équipe et animation de réseau ;
Capacité à piloter des projets transversaux et à fédérer les équipes autour d'objectifs communs ;
- Avoir une bonne connaissance de l'organisation hospitalière ;
- Avoir une excellente connaissance du fonctionnement des secrétariats médicaux ;
- Avoir une bonne connaissance des outils bureautiques et des logiciels métiers.

Qualités requises
- Sens de l'organisation, rigueur, autonomie et esprit d'initiative ;
- Excellentes qualités relationnelles, diplomatie, sens de l'écoute ;
- Capacité à gérer des situations complexes, à arbitrer et à accompagner le changement ;
- Aptitude à la communication institutionnelle et à la diffusion d'informations stratégiques.

Profil recherché
Niveau de diplôme:

- Bac +3 à Bac +5 privilégiés, dans le domaine administratif, médico-social ou gestion.

Catégorie statutaire:

- Catégorie A privilégiée ; catégorie B possible selon expérience.

Expérience professionnelle
- une expérience en tant que secrétaire médicale est appréciée, notamment dans le grade d’assistante médico-administrative (AMA) ;
- une expérience confirmée en encadrement d’équipe, idéalement de secrétaires médicales, est requise.

Conditions d'exercice
- Quotité de travail : 100%
- Régime horaire/organisation du temps de travail : forfait cadre (19 RTT/an)

Poste : Titulaire, Mutation, Détachement, CDI