Chef(Fe) de Service Secrétariat Général

**Mission du service** : soutenir les activités des services opérationnels et de la direction générale par la prise en charge d’activités et de fonctions support transversales et nécessaires au bon fonctionnement de l’association et à sa conformité globale.

**Appellation conventionnelle** : cadre Classe 2 niveau 3

**Finalités générales de la fonction**: le Chef de service est un **cadre de coordination. Ses missions sont les suivantes**:
Assurer le **fonctionnement quotidien** des fonctions support (administration, **comptabilité**, logistique/maintenance, contrôle de gestion **opérationnel, Qualité**) et **encadrer l’équipe** support, afin de garantir la **fiabilité des données**, la **conformité des procédures** et la **qualité du service rendu** aux équipes et à la Direction Générale.

**Rattachement hiérarchique du salarié** : Directeur Général ADRH-Directrice Générale Adjointe.

1-Les missions du/de la **Chef(fe) de service Secrétariat Général**:
**Organisation & coordination des fonctions support**:

- Déployer et faire respecter les **procédures internes** (comptabilité, paie, achats, logistique, Qualité)
- Superviser la **gestion administrative** courante (dossiers, contrats, archivage, échéances).
- Contrôler la qualité et la conformité des documents et des flux d’information.

**Comptabilité & trésorerie - volet opérationnel**:

- Superviser la comptabilité : s’assurer de la **préparation et la transmission des pièces comptables** et le **contrôle de cohérence** des écritures en lien avec l’expert-comptable. Vérifier les états financiers périodiques, rapprochements bancaires, préparer les situations mensuelles, intermédiaires et annuelles en lien avec la DG.
- Gérer la trésorerie de l’association : Assurer le suivi quotidien de la trésorerie (rapprochements, prévisions à court terme) et alerter la Direction Générale en cas d’écart significatif
- Suivre et contrôler les actifs de l’association.
- Superviser la facturation et/ou le bon suivi des obligations en matière de conventions financières le cas échéant, (échéances, créances clients.) dans le cadre défini par la Direction Générale.
- Suivre et contrôler les activités de paie.

**Contrôle de gestion - opérationnel**:

- Construire et mettre à jour les **tableaux de bord** (activité, charges/produits, indicateurs de performance).
- Collecter les données nécessaires à l’élaboration des budgets en lien avec la DG et les directions de service. Suivre et présenter les réalisations par rapport aux prévisions définies par la Direction Générale.
- Analyser les écarts et collaborer à la mise en œuvre de mesures correctives en lien avec les validations de la DG. Mettre en œuvre les décisions ou arbitrages validés par la DG.
- Apporter un appui aux responsables de service dans le cadre des prévisions et objectifs des services (cadre méthodologique et gabarits), sans décision stratégique.

**Gestion administrative, juridique et règlementaire**:

- Assurer le respect du cadre légal et réglementaire,
- Assurer la **préparation logistique et documentaire** des instances de gouvernance, sous l’autorité du DG
- Rédiger et diffuser les actes et décisions de la Direction générale (PV, notes de services, communiqués, informations au personnel ).
- Organiser la logistique des instances de pilotage de l’association.
- S’assurer du maintien des systèmes qualité de l’association et des certifications. Participer à l'ISO 9001.
- Superviser et s’assurer du maintien des règles RGPD.
- Assurer le suivi administratif des dossiers contentieux en lien avec l’avocat et la DG.

**Gestion logistique et maintenance**:

- Suivre la maintenance des bâtiments (travaux, contrôles réglementaires, sécurité).
- Gérer la flotte devéhicules (entretien, assurances, suivi des coûts).
- Organiser la mise à disposition et la maintenance des équipements informatiques et bureautiques (hors logiciels métiers).
- Suivre et contrôler les achats et approvisionnements.
- Suivre les tableaux de suivi logistique (inventaires, échéances, coûts).
- Suivre les contrats fournisseurs divers

**Animation de l’équipe**:

- Animer et manager l’équipe en place (planning répartition, contrôle d’exécution)
- Organiser et suivre les activités du service
- Animer des réunions, développer la polyvalence et accompagner les compétences

**Autre**: les missions sont par natures évolutives en restant dans le périmètre du poste.

**2-Les compétences**

**Compétences techniques**
- Utilisation d'outils bureautiques (traitement de texte, Excel (niveau expert), power point...)
- Bonne maîtrise des procédures comptables et budgétaires en lien avec l’expert-comptable et la Direction Générale de la structure
- Management d’une équipe (6 collaborateurs)
- Gestion administrative, organisation
- Connaissance de l’organisation des entreprises et du travail
- Maitrise de logiciels comptables et budgétaires (type CEGI)

**Compétences stratégiques et relationnelles**
- Rigueur
- Esprit d’analyse et de synthèse
- Discrétion et con