Responsable de Service Scolarité

Annexe 5

**FICHE DE POSTE / Intitulé du poste : Responsable du service Scolarité
Date de la dernière mise à jour 03-02-2017

**Responsable de scolarité **Date de création
Numéro de version

**ETABLISSEMENT **:Université de Lorraine***
**SERVICE ou U.F.R. : IUT de METZ**
**VILLE** : METZ

**AFFECTATION MULTI-SITES**: OUI /  NON (l’agent exerce son activité _a mínima_ sur 2 sites distincts)
Si oui, les citer:
**IDENTIFICATION DU POSTE**

**Corps : IGE**

**Branche d’Activité Professionnelle (BAP)**: J
**Emploi-type de rattachement (REFERENS / RIME / BIBLIOFIL) **:J2C46 Chargé-e de gestion administrative et
d'aide au pilotage opérationnel***
**Catégorie**:  A / B / C***

**Numéro de poste : 70386G**

**Quotité de travail **(exprimée en % ): 100

**Encadrement**:  OUI / NON

Si oui, préciser le nombre d’agents encadrés et leur répartition par catégories:

- Encadrement direct : A /  1 B /  3 C
- Encadrement indirect : A / B / C

**Identité du responsable hiérarchique direct : Khadija AUER**

**Fonction du responsable hiérarchique direct : Responsable administrative
**PRESENTATION GENERALE**

**Description de la structure d’affectation**:
L’IUT de Metz a été créé en 1967. C’est une composante de l’Université de Lorraine (UL) rattachée au
Collégium Technologie qui regroupe les 8 IUT lorrains.

L’IUT de Metz est implanté sur deux sites : Ile du Saulcy et Technopôle de Metz.

Elle compte 1900 étudiants inscrits dans les différentes filières : Diplômes Universitaires de Technologie (DUT)
et Licences Professionnelles (LP) dans les domaines du commerce, de la gestion, de l’informatique, des
statistiques, de la mécanique, de la physique et de la chimie.

**Description du poste**:
Le poste de responsable de scolarité est situé à la scolarité de l’IUT de Metz localisé sur l’Île du Saulcy sous
l’autorité de la Responsable administrative. Le service scolarité assure toutes les missions jalonnant la scolarité
de l’étudiant : accueil, information, gestion administrative et pédagogique de la préinscription jusqu’à la
délivrance du diplôme.

**DETAIL DES MISSIONS ET ACTIVITES**

**Activités principales (déclinées par missions/ thèmes dans la limite de 5)**:
**Mission 1 : Organisation et fonctionnement du service**

Annexe 5
A ce titre l’agent doit (activités):

- Assurer la coordination des activités globales du service en lien avec la direction et les départements

d’enseignements (chefs de départements et secrétaires de département)
- Animer l’équipe des gestionnaires du service
- Apporter une assistance et une expertise aux enseignants, et en particulier, aux enseignants en

charge d’une responsabilité spécifique et à l’équipe de direction
- Concevoir, élaborer et gérer les procédures liées à la gestion de la scolarité dans le respect de la

réglementation
- Assurer le cadrage, la mise en place et le suivi des différentes opérations de gestion
- Veiller à la continuité de service
- Concevoir et mettre en œuvre les évolutions techniques, organisationnelles et fonctionnelles

nécessaires au bon fonctionnement du domaine scolarité, les évaluer
A ce titre l’agent doit (activités):
etc.)
- Identifier le calendrier des opérations en lien avec la DIFOR et la direction, et organiser les opérations

en collaboration avec les départements

des pièces, vigilance sur certains dossiers spécifiques)
- Organiser la campagne des inscriptions administratives des usagers (étudiants et stagiaires de la FC)

**Mission 3**:
**Pilotage du logiciel APOGEE**
A ce titre l’agent doit (activités):

- En lien avec la chargée des ressources applicatives et le directeur adjoint en charge de la

formation:

- S’assurer de la mise en œuvre de la politique et des objectifs de la composante en matière de

formation initiale, formation continue et apprentissage (modélisation de l’offre de formation
dans Apogée / mise à jour des structures d’enseignement, des règles de calcul et des MCC)
- Constituer un appui auprès de l’équipe de direction, des directeurs de départements et des

responsables pédagogiques dans l'élaboration et de la gestion/ le suivi de l'offre de formation
initiale (ex : calcul de soutenabilité de l’offre et du coût des filières),
- Superviser et coordonner le travail des secrétaires de département sur le logiciel APOGEE (données

administratives et pédagogiques)
- Participer à la formation de l’ensemble des secrétaires de département aux saisies qui leur incombent
- Participer aux réunions organisées par la DIFOR de l’Université et en rendre compte à la Responsable

Administrative.
**Mission 4 : Piloter la production et la communication de données statistiques et assurer un rôle de référent**
**technique auprès de la direction de la composante**:
A ce titre l’agent doit (activités)
- Construire et mettre en place des outils d’analyse ou de pilo