Stagiaire Gestion Administrative

_**Informations générales **:_
- Gestion administrative & customer success
- Durée : 2 mois
- Lieu : IOT Valley - Labège
- Date de début : dès que possible
- Type de contrat : Stage
- Pas de rémunération prévue
- Jours travaillés : Lundi-Vendredi
- TT partiel possible

**Présentation de l’entreprise**:
Upcyclothe est une plateforme BtoB innovante dédiée à la promotion de l'économie circulaire dans l'industrie têxtile.

Sa mission est de favoriser l'adoption de pratiques écologiques et durables, transformant ainsi les déchets industriels têxtiles en nouvelles opportunités économiques et environnementales.

Upcyclothe offre des solutions permettant aux entreprises de gérer et de revaloriser leurs stocks dormants en fournissant une vue complète et détaillée de leurs chaînes de valeur post-commercialisation grâce à des audit. Cette approche aide à maximiser la transparence, la durabilité et l'impact environnemental positif des opérations.

La plateforme vise à réduire les émissions de CO2 et la consommation d'eau, tout en libérant de l'espace de stockage et en augmentant les chances de revalorisation des produits.

**Vision et Objectifs**

Nous recherchons un stagiaire dynamique et motivé pour rejoindre notre équipe pendant 2 mois. Le stagiaire en gestion administrative et customer success joue un rôle crucial dans le soutien des opérations quotidiennes de l'entreprise et dans l'amélioration de l'expérience client.

**Activité 1 - Gestion Administrative : 40%**
- Assister dans la gestion des tâches administratives quotidiennes.
- Mettre à jour et organiser les dossiers et documents administratifs.
- Aider à la préparation et à la gestion de la correspondance (mails, courriers).
- Participer à la planification et à la coordination des réunions et événements internes.
- Réalisation des factures sur notre logiciel de comptabilité

**Activité 2 - Customer Success : 40%**
- Aider à la gestion des relations clients et à la résolution des demandes et réclamations.
- Contribuer à la mise en place et à l'amélioration des processus de support client.
- Participer à l'élaboration et à l'envoi des communications clients (newsletters, informations produits).
- Recueillir et analyser les feedbacks clients pour améliorer l'expérience utilisateur.
- Assister à la préparation de rapports et d'analyses sur les performances du service client.

**Activité 3 - Onboarding : 20%**
- Animer le compte avec les acheteurs et vendeurs
- Surveillance active des messages
- Tri et classification des recommandations
- Organisation de réunions de synthèse
- Analyser quantitativement les recommandations pour identifier les tendances majeures
- Informer régulièrement les utilisateurs via le groupe WhatsApp des recommandations qui ont été prises en compte et des améliorations mises en œuvre sur la plateforme.

**Compétences et Aptitudes**Compétences Spécifiques**
- **Maîtrise des Outils bureautiques**: Bonne connaissance des logiciels de bureautique comme Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
- **Organisation et Classement des Documents**: Capacité à organiser, classer et archiver des documents physiques et numériques de manière efficace.
- **Gestion des Courriers et Communications**: Compétence dans la gestion des courriers entrants et sortants, y compris la rédaction de courriels professionnels.
- **Planification et Suivi des Rendez-vous**: Capacité à planifier, organiser et suivre des réunions, appels et autres rendez-vous administratifs.
- Excellente maîtrise de la communication écrite et orale, avec une attention particulière aux détails et à la clarté.

**Rédaction de Contenus**: Capacité à rédiger des documents administratifs, rapports, et communications clients avec précision.

**Caractéristiques Personnelles**
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément tout en maintenant un haut niveau de précision et de rigueur.
- Talent pour structurer le travail de manière efficace, en optimisant le temps et les ressources.
- Tendance à prendre des initiatives pour résoudre des problèmes et améliorer les processus sans attendre des instructions spécifiques.
- Volonté de collaborer avec les autres membres de l’équipe, en apportant un soutien actif et en partageant les informations.
- Capacité à s’intégrer facilement dans une équipe et à contribuer positivement à l’ambiance de travail.

**Qualifications**

**Niveau d'Éducation**
- Bac +2 minimum en gestion administration ou domaine connexe.

**Expérience (Type et Niveau)**
- Minimum 1 an d'expérience en gestion de préférence dans le secteur de la durabilité

**Mesure de la Réussite et des Performances**

**KPIs**
- Temps moyen de traitement des tâches administratives
- Volume de travail géré
- Taux de réponse aux demandes clients
- Taux de réponse et engagement des clients
- Temps de réponse aux demandes clients

**Position dans l'Organisation, Gest