Une Assistante ou Un Assistant D’elus

**Descriptif et missions**: Missions : Sous la responsabilité de la responsable de service et au sein d’une équipe de 9 personnes, l’agente ou l’agent assiste plusieurs élus sur
leurs délégations respectives en termes d’organisation de réunions, de gestion d’agenda, d’information, de suivi de dossiers, d’accueil, etc. Outre les activités classiques, la mission d’assistanat est une mission d’interface relationnelle et organisationnelle.

Activités principales:

- Activité d’accueil:

- Assurer l’accueil téléphonique et physique : filtrer les appels entrants ; renseigner les interlocuteurs et diriger si nécessaire vers le

destinataire compétent ; prendre et transmettre des messages ; accompagner et orienter les usagers.
- Activité d’organisation et d’assistanat:

- Gérer l’agenda et organiser les rdv internes et externes ainsi que les déplacements.
- Organiser des réunions : invitations, convocations, réservations salles, préparer les documents afférents.
- Réaliser des prises de notes, des tableaux de bord et rédiger des courriers.
- Assister à certaines réunions puis rédiger des comptes rendus et suivre les décisions prises.
- Être l’interface avec les services, directions, partenaires et usagers.
- Gérer les parapheurs/courriers et contrôler l’ensemble des documents soumis à la signature de l’Elue ou l’Elu.
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers.
- Rechercher et transmettre des informations utiles à l’Elue ou l’Elu en lien avec sa délégation, rédiger des notes de synthèse.
- Trier, suivre et classer les courriers.
- Contribuer à la conception et l’évolution des procédures communes à l’ensemble de l’équipe du service.
- Dans le cadre de la permanence des Elus:

- Préparer les dossiers des usagers, accueillir l’usager, assister l’Elue ou l’Elu lors de l’entretien, rédiger des comptes rendus et

assurer le suivi administratif de la requête.

A savoir sur le poste:

- Horaires : 36h30 - 25 jours de congés annuels et 9 jours de RTT.
- Période de pics d’activité nécessitant une disponibilité supplémentaire en fonction des obligations du service et/ou de l’Elue ou l’Elu.
- Obligation de réserve, de confidentialité et de discrétion.
- Transports : RER A, station - Champigny - / RER E, station - Les Boullereaux -, station Velib’
**Profil recherché**:

- Expérience confirmée dans le domaine de l’assistanat.
- Excellente capacité rédactionnelle et réelle aisance en matière d’expression orale.
- Maîtrise du pack office exigée. Faire preuve d’une grande agilité dans le traitement de l’information.
- Autonomie, rigueur, organisation, adaptabilité, polyvalence et sens des priorités et de l’anticipation.
- Sens du service, discrétion, écoute, diplomatie et aisance relationnelle.
- Connaissance de l’environnement territorial appréciée.

**Avantages liés au poste**:
**Avantages collectifs au travail**:

- Prime de fin d’année
- Restauration collective/titres restaurant
- ARTT

**Description de la collectivité**: Ville de 77 883 habitants, 3ème ville du Val-de-Marne par sa population, 61ème ville de France, 1ère par l’étendue de ses espaces verts, Champigny sur Marne offre un cadre de vie attractif. Elle est en plein renouveau urbain (nouveau centre-ville, programme ANRU), démographique et économique grâce
à l’arrivée du Grand Paris Express (2 gares) et a pour ambition de devenir un territoire d’innovation éducative, culturelle et environnementale.
Le mandat 2020-2026 porte le projet d’une ville innovante, dynamique et citoyenne et c’est dans ce contexte de modernisation que la commune recherche une Assistante ou un Assistant d’Elus.