Assistant(E) de Relations Publiques

3 février 2025
Stage
6 mois
Localisation
Coordinates of this location not found
75012 Paris, Île-de-France
A propos
GrandPalaisRmn est un établissement public à caractère industriel et commercial (EPIC), placé sous la tutelle du Ministère de la Culture. Célèbre monument historique, le Grand Palais en est la vitrine emblématique, en plein cœur de Paris. Fermé depuis quatre ans, le Grand Palais rouvre partiellement en septembre 2024 avec une programmation evenementielle.
Grand opérateur du secteur culturel, GrandPalaisRmn, a pour principales missions l’organisation d’expositions, l’acquisition d’œuvres d’art, la production et la commercialisation de produits éditoriaux et dérivés. L’établissement (950 salariés) rassemble une diversité de métiers et de savoir-faire liés à ses missions de service public pour certaines et dans le secteur concurrentiel pour d’autres.
GrandPalaisRmn est engagé, depuis de nombreuses années, dans une démarche d’amélioration continue en matière de lutte contre les discriminations, de promotion de la diversité et de l’égalité professionnelle. Elle a obtenu, en 2018, les labels Diversité et Egalité professionnelle.
Votre mission
Sous la responsabilité de la cheffe du service des relations publiques, vous aurez pour missions de:
1) Participer à l’administration de la base de données des contacts RP.
- Traitement de données dans la BDD : création de nouvelles fiches contact, modification des fiches, veille et proposition de nouvelles cibles, qualification des contacts par centre d’intérêt (tags).
- Exports des listes de la BDD.
- Création des invitations simples à partir d’une matrice pour des événements et des listes pertinentes.
- Analyser les réponses reçues via l’invitation dématérialisée.

2) Préparer et organiser les événements de relations publiques du GrandPalaisRmn:

- la réouverture du Nouveau Grand Palais en juin 2025
- les vernissages des événements (Art Paris, Le Saut Hermès, Festival du Livre Paris) au Grand Palais
- les vernissages des expositions du GrandPalaisRmn et des musées en région (musée du Luxembourg, château du Bois-Préau, Palais des Beaux-arts de Lille, château de Fontainebleau, musée de Cluny).
- Participer à l’organisation des événements (traiteur, sonorisation, hôtes d’accueil, laissez-passer, déroulé)
- Etablir les listes institutionnelles (répartition des invités en fonction des différents créneaux horaires, supprimer les doublons etc.)
- Aider à la préparation des documents qui serviront à accueillir les invités (protocoles, déroulés )
- Présence aux événements pour accueillir les invités, être aux côtés des hôtesses et parer aux imprévus pendant les événements.
- Participer à l’organisation de visites des expositions après ouverture.

3) Assistanat
- Préparation des cadeaux à l’attention des contacts variés de la part de la Présidence / Direction générale déléguée / Responsable RP.
- Envoi de courriers, laissez-passer, catalogues.
- Classement de documents à garder des dernières expositions, enregistrement des documents et organisation des dossiers en partage.
- Gestion des calendriers Outlook et du calendrier des événements sous forme de fichier Excel.
- Echanges par courrier et/ou téléphone avec des interlocuteurs internes et externes en fonction des besoins du service.

Le profil idéal
Actuellement à la recherche d’un stage à temps plein de 6 mois sur le premier trimestre 2025, vous préparez une formation de niveau Bac +3/4/5 en Ecole spécialisée ou Université dans le domaine de la communication, de l’événementiel, des relations publiques
Vous avez un fort attrait pour l’organisation d’événements et faites preuve d’un très bon relationnel. Rigueur, réactivité et adaptation sont les maîtres mots dans votre relation au travail. Vous maîtrisez les outils bureautiques Word et Excel.
Poste basé à Paris 12ème avec présence sur d’autres lieux GrandPalaisRmn possible
Stage de moins de 6 mois rémunéré
Convention de stage requise
Remboursement transport à 70%
Accès au Restaurant inter-entreprises de la Mairie de Paris ou au titre restaurants