Secretaire - 50% - (H/F)

**Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** SECRETAIRE - 50% - H/F **CONTRAT** CDD **DESCRIPTIF** Descriptif du poste: Service : Social auprès des patients - Site de l'hôpital d'enfants Fonction : Assistante de l'ASS auprès des patients et des familles Horaires Amplitude journalière : 0.5 Equivalent TP Rythme de travail : 5 jours par semaine Position dans l'organigramme: Rattachement hiérarchique : Responsable du service social des patients, Direction des Coopérations Ville-Hôpital et Responsabilité Populationnelle, DTVMSH, Rattachement fonctionnel : Services de l'hôpital d'enfants Missions fonctions principales (à quoi sert le poste ?) Le CHRU de Nancy mène depuis plusieurs années un travail structurant avec son service social hospitalier, dans une logique de coordination renforcée, de décloisonnement des pratiques et d'accompagnement global des patients. Rattaché à la direction des Coopérations Ville-Hôpital et Responsabilité Populationnelle, le service social hospitalier s'inscrit pleinement dans cette dynamique, en lien étroit avec les équipes médicales, paramédicales et les partenaires du territoire. Définition de « à quoi sert le poste ? »: Poste de secrétaire intégré à une équipe avec des missions spécifiques à l'hôpital d'enfants Fonctions principales: Accueil/Information/Orientation auprès des familles, des personnels soignants et paramédicaux ainsi que des interlocuteurs extérieurs Accueil physique et téléphonique Information et Orientation Activités techniques Bureautique (rapports, courriers, documents divers) Gestion des dossiers (recherche d'éléments administratifs, participation à l'organisation du dossier, classement et archivage) Documentation : recherche, mise à jour, classement et archivage. Photocopies et envoi de documents divers par fax, mail Activités "sociales" en lien avec l'assistante sociale Participation à la prise en charge des malades au travers de démarches et de liaisons internes/externes (services administratifs, services médicaux, établissements extérieurs) Activités spécifiques Fonctions de développement de service (création de dossiers sociaux, procédures) Maintenance/logistique : gestion du vestiaire, commande de fournitures Gestion des demandes d'interprétariats (mails, téléphone) Responsabilité encadrement: La secrétaire engage sa responsabilité professionnelle dans les actions menées, sous la responsabilité directe des assistantes sociales auprès des patients Elle doit en référer au cadre socio-éducatif chaque fois que cela s'avère nécessaire pour conseil technique ou validation hiérarchique. Elle est tenue au secret professionnel strict. Description des activités et des tâches Courrier Utiliser les différents outils (Internet et Intranet messagerie électronique) Gestion des dossiers Utiliser les techniques de classement et d'archivage Respecter les procédures définies Faciliter l'accès permanent aux dossiers. Documents administratifs Utiliser les logiciels appropriés (traitement de textes tableurs Internet Dx Care GAM (Gestion Administrative du Patient) Via Trajectoire) Utiliser photocopieur et imprimante Renseigner des imprimés Statistiques Utiliser l'outil informatique (Dx Care et Excel) Synthétiser, mettre en forme et présenter des données Information Faciliter l'accès à l'information, vers des destinataires identifiés au préalable Suivre le circuit de l'information Utiliser les outils de traitement de l'information (téléphone mail - notes de services) Respecter les procédures Accueil physique et téléphonique Savoir se présenter Être à l'écoute et s'assurer de la bonne compréhension Savoir terminer un entretien téléphonique Identifier les priorités Réagir de façon pertinente aux situations difficiles Transmettre les informations Profil recherché: Exigences physiques: Aucune, mais être capable de gérer le stress inhérent à un service au contact du public avec un accueil téléphonique et physique important. Caractéristiques des tâches - environnement: Etre capable de gérer simultanément plusieurs tâches, respecter les délais, identifier les priorités et les urgences. Travail essentiellement sur ordinateur (position assise) Outils et moyens mis à disposition du poste: Un bureau attribué au secrétariat Outil informatique Photocopieur. Éléments d'une procédure d'intégration Présence sur place d'assistantes sociales attachées au Service Social auprès des patients Présence de collègues secrétaires sur d'autres sites Grade Ciblé : Adjoint Administratif **PERSONNE À CONTACTER** **ETABLISSEMENT** Hôpitaux de Brabois rue du Morvan 54511 Vandoeuvre-les-Nancy