Gestionnaire Bureau Des Admissions

**Nous recrutons un Gestionnaire du bureau des admissions F/H pour l'EHPAD Jean Collery d’Ay**en direction commune avec le Centre Hospitalier d’Epernay et avec le CHU de Reims

**Adresse**:
18 boulevard Charles de Gaulle

51160 AY

**Missions**:
**Accueil**

Accueil et prise en charge des personnes (familles, résidents, agents)

Réception et traitement des appels téléphoniques

Courriers, mails (réception, traitement, distribution et diffusion )

Lien entre les familles et représentants légaux, les services et l’encadrement

Lien partenaires extérieurs (Mairie, trésorerie, département, CIAS )

Affichage et mis à jour des documents réglementaires

Réception des colis pour les résidents et recommandés divers

**BUREAU DES ADMISSIONS**

Réception et gestion des demandes d’admission

Renseignement et aide à la constitution du dossier d’admission

Suivi et mis à jour des dossiers sur Via Trajectoire

Préparation de la commission d’admission

Préparation de l’admission et enregistrement du dossier résident (PASTEL)

Transmission des documents relatifs à l’admission

Evaluation de la situation administrative et financière puis transmission au service social

Suivi des restes à recouvrer en lien avec la Trésorerie

Déclaration annuelle CAF

ONAC, liste à jour des ressortissants

Suivi et mis à jour des documents à renouveler chaque année (APA, mutuelle, assurance )

**GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE**

Préparation et organisation du CVS (élections, compte rendu, ordre du jour )

Saisie, mise à jour et sauvegarde de données, d’information de tableau, taux d’occupation (statistiques)

Reproduction, création et diffusion de documents, de dossiers (département, trésorerie, administrations)

Tenue à jour des données et des fichiers pour le Forfait Global

Traitement des dossiers et documents en lien avec les missions du BDA

Enregistrement tri, traitement, diffusion, archivage

Courriers divers et variés

Déclaration des jours de présences pour les résidents à l’aide sociale

Déclarations des entrées, sorties, et décès sur RESID ESMS et création des prises en charge

Mise à jour des données nécessaires à la facturation (tarifs, APA, participation, mouvements )

Extraction de donnée du logiciel de soins (GIR, mouvements)Accueil et prise en charge des personnes (familles, résidents, agents)

**Facturation**

Facturation des séjours

Saisie et mise à jour des prélèvements automatiques

Contentieux

Gestion réclamations des familles, représentants légaux, résidents

Suivi et mise à jour du Forfait global dépendance, préparation au contrôle annuel

Suivi des Restes A Recouvrer (en lien avec la trésorerie)

Liens avec les partenaires extérieurs

Courrier de réservation de chambre au Département (pour les hospitalisations de plus de 21 jours)

Tenue à jour du GMP

Transmissions d’information relatives aux successions en lien avec la trésorerie

**Informations complémentaires**:
Poste à pourvoir immédiatement

**Diplômes, qualifications, habilitations, niveau requis**

BAC/BTS/DUT

**Expérience souhaitée**

Avoir démontré une bonne capacité d’adaptation

**Compétences et qualités requises**

Maîtriser les outils informatiques et bureautiques

Avoir le sens du service public

Avoir le sens relationnel

Amabilité et courtoisie avec tous les publics

Faire preuve de réactivité et de rigueur

Etre disponible

Posséder l’esprit d’équipe

Faire preuve de discrétion

Type d'emploi : Temps partiel, CDI

Rémunération : à partir de 1 900,00€ par mois

Nombre d'heures : 35 par semaine

Formation:

- Baccalauréat / Niveau bac (Optionnel)

Expérience:

- Gestion Administrative: 1 an (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel