Coordination Des Secrétariats Médicaux

**À propos de nous**:
Le Centre Hospitalier de Grasse recherche **un(e) coordonnateur(trice) des secrétariats médicaux.**

Présentation du service : Service d’hospitalisation de jour et de consultations - 17 places - 2ème étage - Bâtiment H

**Grade : Adjoint des cadres hospitaliers, technicien supérieur hospitalier ou AMA**

**Fonction** : coordonnateur des secrétariats médicaux

**Le Centre Hospitalier de Grasse** est un établissement public important de santé sur le territoire des Alpes-Maritimes et est idéalement situé en accès direct de la pénétrante Cannes-Grasse. Il est composé de **3 sites hospitaliers** qui permettent une gestion de proximité. Il possède une capacité d’accueil de **545 lits** et emploie près de **1 500 personnes.** De nombreux avantages pour les hospitaliers : places en crèche, logements, salle de sport, actions gratuites de bien-être, cadre de vie favorable.

**Mission**:

- Planifier, organiser et piloter les activités de secrétariat médical en animant une équipe de professionnels et en veillant à l’efficacité et à la qualité des prestations fournies
- Participation au recrutement, à l’accueil et à l’organisation de la formation des nouvelles secrétaires
- Accueil, encadrement et formation des étudiants et des stagiaires et planifications des stages
- Conseil aux décideurs concernant les choix, les projets, les activités du domaine d’activité
- Contrôle et suivi de la qualité des prestations, dans son domaine d’activité
- Encadrement de proximité d’équipe(s), gestion et développement des personnels
- Application des règles de gestion du temps de travail, dont l’élaboration des plannings, gestion des congés, gestion des absences
- Organisation / coordination / supervision des contrôles relatifs aux activités du secteur, de l’unité
- Organisation et description des processus spécifiques à son domaine, traitement des dysfonctionnements
- Planification des activités et des moyens, contrôle et reporting
- Réalisation des évaluations annuelles des personnels en lien avec les cadres de proximité et/ou praticiens de l’unité
- Participer à la mise en œuvre des projets institutionnels (participation à la conduite du changement)
- Mettre en place et suivre l’harmonisation des bonnes pratiques au sein des services médicaux
- Assurer le lien avec les services supports concernés dans le cadre des recrutements ou des départs (remise/retour matériels informatiques, logiciels, droits et habilitations, bureau, fournitures, badge, )
- Participer et préparer les réunions de service organisées par le Département Economique et Financier
- Préparer, organiser et participer au séminaire biannuel organisé par le Département Economique et Financier
- Coordonner les plannings des secrétariats en lien avec les référentes, cadres de proximité et chef de service (CA, RTT, Récupération, absences, )
- Aider à l’Identification des besoins collectifs et individuels en formations, des besoins RH et les partager avec sa hiérarchie et la DRH
- Organisation de formations internes à l’attention des secrétaires médicales
- Se positionner en tant que référente « DPI » sur le versant métier
- Participation à la gestion des projets du domaine d’activité et institutionnels
- Gestion des FSEI du domaine d’activité
- Coordination avec les référentes des secrétariats médicaux
- Assurer en lien avec le binôme chef de service et le cadre soignant la coordination au sein des services de soins
- Etre l’interlocuteur privilégié et unique des services médicaux dans son domaine d’activité
- Représentation de la fonction d’Assistant médico-administratif dans les différents groupes de travail

**Profil**:
**TITRES, DIPLÔMES OU NIVEAU** : Bac ST2S ou équivalent

**CONNAISSANCES INFORMATIQUES**:

- word, excel, hexagone, cora, dxcare, dx planning, gesmedic, doctolib, LIFEN,TU, logiciel gestion téléphonie (AVAYA), VEGA (secrétariats médicaux), intranet, internet, Teams

**CONNAISSANCES / COMPETENCES**:

- Outils bureautique**, **Connaissance de l ’organisation hospitalière, animation d’équipe, communication, management, droits des patients, organisation du travail, évaluation de la charge du travail, législation du travail et les règles institutionnelles, logiciels dédiés au traitement de l’information médicale, Gestion de projet/conduite du changement, gestion de crise

**QUALITÉS PROFESSIONNELLES**:

- Prise de distance, objectivité, sens de la diplomatie et de la négociation, sens de la collaboration et du travail en équipe, éthique, rigueur, grande discrétion, respect du secret professionnel et médical, organisation, esprit d’analyse, réactivité, disponibilité, entraide, empathie, écoute, patience, bienveillance, gestion de projet

**SAVOIRS-FAIRE**:

- Analyser et optimiser un / des processus
- Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions, dans un e