Gestionnaire Administratif

**Employeur**: Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ? Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles. **Mission**: L'Université du Temps Libre est un service commun d'Aix Marseille Université, qui propose des formations de niveau universitaire et non diplômantes. C'est un lieu où se déroule quotidiennement des activités scientifiques, artistiques, sportives et culturelles, des cours magistraux, des stages, des conférences de qualité à l'attention des séniors de notre société ainsi qu'à toute personne en situation de temps libre. L'UTL accomplit sa mission de lien social et de rayonnement sur deux sites (Aix et Marseille) et accueille chaque année près de 4.000 adhérents et participants. Ce poste est rattaché au site d'Aix qui compte 1.700 inscrits, 100 enseignants enseignants-chercheurs, enseignants, chercheurs et vacataires. Il se situe au sein d'une cellule administrative actuellement composée d'une responsable administrative, et de 3 chargées de gestion administrative. Ce poste, au sein d'une petite structure, nécessite une grande polyvalence dans les tâches à effectuer tout au long de l'année. La réalisation des actes administratifs s'effectuera dans le respect des techniques et des règles de procédure. Ces activités sont mutualisées avec une autre gestionnaire d'un même profil. La capacité de travailler en équipe est donc un prérequis indispensable. Installé au Cube, sur le campus Schuman, l'environnement de travail est agréable. L'équipe est réduite et se doit d'être soudée autour d'une même vision des missions. Il est nécessaire d'avoir une motivation commune et une communication fluide pour le bon fonctionnement du service. **Activités principales**: Gestion administrative — secrétariat courant - Gérer les tâches au quotidien d'un secrétariat : réception téléphonique, traitement du courrier et des mails - Participation aux réunions - Suivi administratif des conventions de partenariats culturels - Organiser le classement et la conservation des documents de travail - Interlocutrice auprès des fournisseurs extérieurs et des services de l'Université Répondre aux demandes émanant des services centraux. Fonctions d'accueil - Assurer l'accueil physique, informer et orienter les 1700 participants et les 100 intervenants extérieurs dans leurs démarches respectives - Connaitre l'ensemble des formations proposées et en assurer la promotion - Accueil et contrôle des entrées des conférences culturelles et enregistrement des paiements sur le logiciel Apogée prévu à cet effet - Accueil et soutien logistique auprès des enseignants Gestion des enseignants vacataires - Responsabilité du planning annuel — réservation de salles - Suivi des absences et des récupérations des formations sur des tableaux de bord - Soutien à l'instruction des dossiers de recrutement des vacataires — recevabilité des dossiers - saisie des voeux - Soutien à la mise en paiement mensuelle des heures complémentaires pour les intervenants extérieurs dans le respect du budget Ces opérations s'effectuent sur des logiciels de gestion adaptés. Des formations sont prévues Gestion des inscriptions - Conception et mise à jour de la maquette d'enseignement chaque année renouvelée - Organiser les opérations annuelles d'inscription des adhérents - de la prise de rdv à l'enregistrement des inscriptions administratives et pédagogiques Gestion financière (quelques actes ponctuels de comptabilité en étroite collaboration avec la Directrice aministrative) - Elaboration, suivi des bons de commandes (réception, vérification et validation du service fait) en rendre compte - Saisir et calculer les missions des déplacements simples du personnel en lien avec l'agence comptable - Suivre les stocks (cartes de conférences numérotées - fournitures) sur Excel (l fois par an) et tenir l'inventaire pour les matériels >4()0 € HT (fiche entrée des biens) - Renseigner un tableau de bord de synthèse et de suivi des dépenses rendre compte à tout moment de la situation financière du service Divers - Etre à l'écoute des participants et évaluer leurs attentes afin d'être force de proposition lors de la construction de la programmation culturelle annuelle - Participer aux réunions et