Assistant Administratif

**MISSIONS GENERALES**: Assurer l’accueil des visiteurs de l’entreprise et être l'appui administratif de l’équipe commerciale, administration des ventes, approvisionnement et de la direction **RESPONSABILITES DE LA FONCTION**: **Accueillir** - Les visiteurs (clients, fournisseurs, institutionnels, représentants, etc ) - Les appels téléphoniques, répartir les appels et prendre précisément note des messages (à ce titre, il sera nécessaire de bien distinguer les clients des fournisseurs et de repérer les noms des interlocuteurs afin de faciliter leur accueil). - Transmettre les réponses aux clients/fournisseurs si besoin. - Les mails : gérer la boite mail générale de l'entreprise. **Assister l'administration commerciale** - Classer et suivre les devis émis, archiver les devis non aboutis (dans le but de faciliter la tâche de relance des chargés d'affaires). - Rechercher des dossiers archivés. - Participer à la préparation de la réunion hebdomadaire de planification - Participer aux relances de régularisation de commandes **Assister l'administration des ventes et la logistique** - Réceptionner, éditer les commandes clients (Mail, ou téléchargement sur les portails internet clients). - Vérifier la présence d’exigences clients (CGA, spécifications générales), s’assurer de leur disponibilité et leur version. - Préparer les dossiers pour chaque commande en vue de la revue commerciale (sortir le devis, imprimer les plans, vérifier les prix en cas de commande "magasin", rechercher l'historique si besoin). - Editer et transmettre les accusés de réception de commandes aux clients. - Etablir les factures pro-forma et suivre les règlements d'acomptes en collaboration avec la comptable. - Gérer le portefeuille de commandes en cours (trier, classer et gérer selon leur typologie, les commandes avec l'aide des codes couleurs mis en place dans l'entreprise). - Editer les bons de livraison et préparer les documents spécifiques (rapports de contrôle, certificat de matière, de traitement, selon les commandes et selon les clients). - Gérer la logistique Clients et fournisseurs : Organiser les transports - Préparer les dossiers pour la facturation - Suivre les commandes en attente de régularisation. **Assister les achats** - Saisir les commandes d’achats - Assister les chargés d’affaires dans les consultations fournisseurs et le suivi des délais de livraison - Saisir les réceptions achats (1 fois par semaine). - Archiver les dossiers de commandes fournisseurs et des CCPU demandés aux fournisseurs. - Assurer la gestion des stocks de fournitures et consommables de bureau. **Logistique et vie de l’entreprise** Gérer le parc de véhicules, (réservation, tenue du registre, remise des clés et des papiers). - Prendre les rendez-vous de visite (vidange, contrôle anti-pollution ). - Classement, archivage (papier et électronique) - Secrétariat courant. - Gérer les évènements de la vie de l'entreprise (Salon, Repas, réunion incentive, etc ) **RESPONSABILITES SPECIFIQUES EN MATIERE DE QUALITE** - Participer au déroulement efficace de son processus. - Appliquer les règles définies au sein de son processus. - Prendre en compte les responsabilités et autorités qui lui sont confiées au sein du processus. - Signaler et identifier tout dysfonctionnement constaté lors du déroulement de son processus ou dans le fonctionnement interne de l'entreprise. - Suggérer toute piste d'amélioration au sein de son activité ou de l'entreprise. - Participer au traitement des dysfonctionnements. - Participer à la mise en œuvre des actions correctives ou préventives. - Etre à l'écoute de nouvelles techniques dans son ou ses domaines d'activité. - Maintenir informé son responsable des évènements concernant ses activités dans l'entreprise. Type d'emploi : Intérim, CDI Durée du contrat : 6 mois Rémunération : à partir de 14,00€ par heure Nombre d'heures : 35 par semaine Horaires: - Du lundi au vendredi - Travail en journée Formation: - Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel) Expérience: - Expérience administrative: 2 ans (Optionnel) Lieu du poste : En présentiel