Chargé D'admnistration Des Ventes Bilingue

**Job Purpose**

Take care of the day-to-day processes with the customer in order to achieve the highest possible levels of service to maintain our quality accreditations and maximize customer satisfaction.

**Responsibilites and Tasks**

Order administration: in order to ensure correct and timely deliveries to the customer and to ensure correct pricing:

- Order entry, rescheduling and expediting via internal system
- Ensure correct placing of purchase orders
- Adjust and improve purchase orders (change, improvement, escalation)
- Monitor and control reservation controlled items (CBM, Ceiling, etc.)

Keep Customer Cross Reference files up-to-date in line with agreed contracts and quotations:

- Invoicing, credit/debit
- and selfbill handling: ensure a timely payment and balancing of stock and return shipments

Stock control: have a good balance between meeting customer requirements by avoiding slow moving and excessive stock:

- Monitor local and consignment stock levels, and take any corrective actions necessary together with the Sales team to minimize the slow-moving-, excessive
- and obsolete stock levels

Master file maintenance: facilitate the day-to-day running of the customer’s account:

- Maintain accurate customer information, in order to have a clear record of customers’ specific requirements

Customer Relationship: join customer visits depends on necessity:

- Support Sales actively in terms of Logistic/SCM issues and customer visits

Internal Relationship: facilitate the smooth communication and positive cooperation between CS and other Murata departments:

- Follow processes in line with documented procedures within the job’s authorization levels

**Required Knowledge/Experience**
- Secondary school level or comparable commercial education in connection with the appropriate professional experience (3 years)
- Advanced experience in ERP systems (GSS, USSO/AS400, SAP, etc.)
- Basic commercial Skills
- Good English and French skills in speaking and writing
- Basic skills in standard software (MS Office, etc.) and Murata specific software
- Basic product knowledge
- Basic knowledge in Quality Management
- Basic communication skills (active listening, conflict management)
- Ready for occasional business trips
- Basic negotiation skills
- ________________________

**Les missions**

Prendre soin des processus quotidiens avec le client afin d'atteindre les niveaux de service les plus élevés possibles pour maintenir nos accréditations de qualité et maximiser la satisfaction du client.

**Les responsabilités et les tâches**

Gestion des commandes : afin d'assurer des livraisons correctes et ponctuelles au client et de garantir une tarification correcte:

- Saisie, replanification et expédition des commandes via le système interne
- S'assurer de la bonne passation des bons de commande
- Ajuster et améliorer les bons de commande (changement, amélioration, escalade)
- Surveiller et contrôler la réservation des éléments contrôlés (CBM, Plafond,...)

Maintenez à jour les fichiers de références croisées des clients conformément aux contrats et aux devis convenus:

- Gestion de la facturation, du crédit/débit et de l'auto-facturation : assurer un paiement et un équilibrage des stocks et des retours dans les délais

Maîtrise des stocks : avoir un bon équilibre entre la satisfaction des exigences des clients en évitant les rotations lentes et les stocks excessifs:

- Surveiller les niveaux de stock locaux et en consignation, et prendre toutes les mesures correctives nécessaires avec l'équipe des ventes pour minimiser les niveaux de stock lents, excessifs et obsolètes

Tenue du fichier maître : faciliter la gestion quotidienne du compte client:

- Maintenir des informations client précises, afin d'avoir un enregistrement clair des exigences spécifiques des clients

Relation Client : rejoindre les visites clients dépend de la nécessité:

- Soutenir activement les ventes en termes de problèmes logistiques/SCM et de visites clients

Relations internes : faciliter la communication fluide et la coopération positive entre CS et les autres départements de Murata:

- Suivre les processus conformément aux procédures documentées dans les niveaux d'autorisation du poste

**Les compétences requises**
- Licence ou formation commerciale comparable en lien avec l'expérience professionnelle appropriée (3 ans)
- Très bonne expérience avec les systèmes ERP (GSS, USSO/AS400, SAP, etc.)
- Compétences commerciales de base
- Bonnes compétences en anglais et en langue locale à l'oral et à l'écrit
- Compétences de base dans les logiciels standards (MS Office, Lotus Notes) et les logiciels spécifiques Murata
- Connaissance de base des produits
- Connaissances de base en gestion de la qualité
- Compétences de base en communication (écoute active, gestion des conflits)
- Prêt pour les voyages d'affaires occasionnels
- Compétences de base en négociation

Type d'emploi : Tem