Référent Administratif Du Magasin Général

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

Référent administratif du magasin général

**CONTRAT**

CDD; CDI; Mutation

**DESCRIPTIF**

Le CHIMM recherche un référent administratif pour le magasin général.

MISSIONS DU POSTE

Membre de léquipe pluridisciplinaire, il participe à la définition et la mise en oeuvre du plan dapprovisionnement et de la gestion des stocks du magasin général. Il assure la gestion administrative et informatisée des commandes, des réceptions, des préparations des marchandises (matières et produits nécessaires aux utilisateurs) en optimisant les stocks. Il est chargé de laccueil du public et des partenaires. Il assure le secrétariat de léquipe magasin. Il assure la communication avec les services utilisateurs.

Activités:
Avec les gestionnaires de stock
- Passer les commandes en lien avec chaque gestionnaire de stock et assurer le classement des documents
- Suivre le niveau des sorties de marchandises afin d anticiper un futur approvisionnement (saisie des sorties de stock, mise en place des seuils de sécurité)
- Réceptionner les bons de livraison, les tamponner et les donner aux gestionnaires de stock
- Réceptionner informatiquement les commandes du magasin et du plan déquipement après contrôle des gestionnaires de stock
- Enregistrer sur MAGH2 les entrées et les sorties de stock, sortir les feuilles de picking
- Préparer, réaliser (en lien avec les gestionnaires de stock) et enregistrer les inventaires annuels (les inventaires tournants sont gérés par les gestionnaires de stock)
- Sassurer de la bonne organisation et du bon rangement du magasin en lien avec les gestionnaires des stocks
- Accueil physique et téléphonique dans le respect des engagements de la démarche qualité et apporter des réponses en lien avec les gestionnaires de stock

Avec le chauffeur
- Mettre en place un planning de livraison en lien avec le chauffeur et le supérieur hiérarchique N
- Préparer les bordereaux de livraison du matériel et des complémentations au départ du magasin
- Accompagner le chauffeur pour les livraisons

Avec les fournisseurs
- Sassurer de la réception de la commande par le fournisseur et suivre la commande (relance téléphonique et mail)
- Faire les demandes de devis (un ou deux selon le montant) pour le traitement des commandes hors marché
- Gérer les réclamations et les retours suite au contrôle qualité et conformité des marchandises par les gestionnaires de stock
- Gérer les situations d urgence : retard de livraisons, rupture d approvisionnement, erreur dans la commande
- Négocier des solutions de rechange avec les fournisseurs en cas de dysfonctionnement, parfois dans l urgence
- Garantir la disponibilité des produits
- Echanger avec les fournisseurs retenus dans le cadre dun marché
- Traiter des litiges liés à la qualité et/ou livraison

Avec les services utilisateurs
- Réceptionner les bons de livraison, les tamponner et les donner aux gestionnaires
- Avertir les gestionnaires de la réception de leur commande
- Assurer lenvoie des bons de livraison au fil de leau
- Prévenir les cadres de santé des ruptures
- Rechercher une solution de remplacement en lien avec le service et le supérieur hiérarchique N en cas de rupture de stocks
- Anticiper les demandes des services (dans le cas par exemple des plans canicule ou autres)

Avec l encadrement
- Mettre à jour les produits dans le cadre des renouvellements de marché
- Réaliser des transmissions significatives dans son domaine dactivité à son encadrement
- Lors des renouvellements ou nouvelle procédure, aide à la définition du besoin
- Établir un catalogue de produit de substitution en cas de défaillance du marché
- Et dans le cadre des marchés, aide à la quantification des produits et du positionnement sur les lots
- Prendre connaissance des pièces du marché et créer les produits nouveaux ou intégrer les produits existants en procédant à leur modification (produits, prix, fournisseurs, délais de livraisons)
- Vérification et correction des balances mensuelles et de la balance annuelle des stocks
- Participer à formaliser un retour dexpérience sur la qualité du service fournisseur (litiges, satisfaction client, disponibilité de linterlocuteur, ruptures de stocks)

Lensemble de ces missions nest pas limitatif et exhaustif. Des adaptations pourront être faites en fonction des besoins du CHIMM et pour remplir les missions de services publics (exemple : préparation de commande, livraison, etc).

COMPETENCES

SAVOIRS Gestion de linformation Utiliser les outils informatiques (Word, Excel, Outlook) Maitrise des logiciels métiers Maitrise de lorthographe Capacités rédactionnelles et de synthèse Capacité à lorganisation, à la rigueur

SAVOIR-FAIRE Accueil du public Accueil téléphonique Transmission des informations, des messages Savoir rendre-compte Suivre les commandes et les livraisons des services et des fournisseurs Prise en charge de toute