Officier D'état Civil

-Date de publication : 21 janvier 2025- Permanent

**Localisation**:

- 68000 Colmar, Grand Est**A propos**:
Au cœur du territoire rhénan, Colmar et son agglomération apparaissent comme un carrefour stratégique entre les grands centres urbains alsaciens (Strasbourg, Mulhouse) et les métropoles européennes de Fribourg (Allemagne) et Bâle (Suisse). A proximité de grands axes routiers et régulièrement desservie par le TGV et différentes lignes TER (ex : Strasbourg - Bâle toutes les 30 mn), la ville est facilement accessible selon le mode de transport choisi. Culturelle et dynamique, Colmar est une ville aux multiples facettes. Son centre historique attire chaque année plusieurs millions de touristes. De nombreuses animations, notamment à la période de Noël, font vibrer le cœur de la ville. C’est en synergie avec les communes de son agglomération que Colmar travaille pour améliorer le quotidien des habitants et accroître le rayonnement de son territoire.

**Votre mission**:
**Activités principales**:
Naissances - Reconnaissances
- Audition en cas de suspicion de reconnaissance frauduleuse
- Rédaction des actes après vérification des pièces indispensables
- Tenue et mise à jour des livrets de famille
- Envoi des avis de naissance aux communes concernées

Décès
- Rédaction des actes après vérification des pièces indispensables
- Délivrance des actes et documents nécessaires aux obsèques
- Inscription dans les livrets de famille
- Envoi des transcriptions, des mentions de décès et des avis DDASS
- Enregistrement des déclarations de dispersion des cendres en pleine nature

Mariages
- Réception des dossiers de mariage, enregistrement, affichage et publication des bans
- Préparation des dossiers d’audition et audition des futurs époux et rédaction des comptes-rendus d’entretiens
- Préparation des notes destinées aux adjoints - cabinet du Maire - concierges
- Préparation des mariages (pour la célébration : actes, extraits, livrets de famille, mentions)

Livrets de famille
- Etablissement des livrets de famille
- Complétude Remplissage des livrets de famille à compléter (en provenance d’autres communes)
- Suivi des demandes de livrets de famille et gestion du stock

Mentions
- Apposition, vérification et rectification de mentions d’état civil
- Reprise d’antériorité : création des extraits des actes numérisés
- Expédition des avis et des accusés de réception de mentions
- Edition de statistiques mensuelles

**Activités complémentaires**:

- Accueil, orientation et renseignement du public
- Délivrance de copies intégrales d’actes, cote et paraphe de registres professionnels
- Liste des activités énumérées non exhaustive, au vu des besoins du service._

**Le profil idéal**:
Recrutement dans le cadre du remplacement d'un agent en congé maternité puis congé parental.
Durée du 1er contrat 3 mois, possibilité d'être renouvelé.

**Les savoirs nécessaires**:
**Diplômes, concours, formations ou techniques particulières**:
Diplômes administratifs ou juridiques

**Outils bureautiques et logiciels informatiques**:
Maîtrise des logiciels Word, Excel, Siècle, fichier domiciliaire

**Connaissances ou notions nécessaires**:
Connaissances en droit civil et droit de la famille

**Les savoir-faire**:

- Travailler en équipe
- Faire preuve d’écoute et d’empathie dans les échanges
- Gérer une situation de stress / Gérer une situation difficile (famille en deuil)
- Rédiger des courriers
- Planifier (mariages) et prioriser
- Appliquer une réglementation
- Conseiller et coordonner

**Les qualités personnelles requises**:

- Serviabilité envers le public, Rigueur, polyvalence et disponibilité
- Autonomie, discrétion et qualités relationnelles

**Conditions de travail**:
Temps de travail hebdomadaire en centième : 35h / semaine

Nombre de jours de travail par semaine : 5 jours

Horaires de travail : de 8h30 à 12h00 et de 14h00 à 17h30

Contraintes : permanences (par roulement) : entre Noël et Nouvel An et respect des heures d'ouverture au public.

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