Chargé de Mission Secrétariat Et Accueil Du Fjt

Le Chargé de mission secrétariat et accueil du FJT (H/F) doit contribuer au développement d’une dynamique nécessaire à la pérennité du fonctionnement de l’accueil.

Mission 1 : Assurer l’accueil du FJT
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du FJT (résidents, partenaires, clients, fournisseurs, bénévoles, autres services FOL,)
- Apporter une réponse de premier niveau des publics accueillis (résidents, jeunes, partenaires,)Distribuer le courrier dans les boites aux lettres des résidents
- Assurer la réservation des salles : établissement des contrats, constitution du dossier client, gestion de l’agenda de réservation, accueil et installation des clients.
- Gérer la bote mail de contact générique du FJT (rediriger les mails, assurer une première réponse,)
- Gérer le logiciel de badges d’accès au FJT (programmer des badges, désactiver des badges,)

Mission 2 : Participer à la gestion administrative du FJT
- Participer à la réception de la demande d’entrée (1e info sur le fonctionnement, remise de dossier, saisie des tableaux de suivi, récupérer le dossier, s’assurer de sa complétude, transmission, relances des do-cuments manquants,) et à la gestion administrative (remise du dossier, explication de la procédure et présentation de la résidence aux demandeurs)
- Rédiger des courriers : réponses suite aux commissions d'admission, rappels au règlement intérieur, convocation,
- Soutenir la gestion locative du FJT avec la mise à jour du planning des logements, la liste des résidents, le tableau de suivi des assurances, la gestion du planning de ménage.
- Saisir dans les différents tableaux de suivi de l’activité (statistiques,)
- Gérer le stock et les commande des fournitures : administratives, entretien, café,
- Mettre à jour les formulaires et assurer leur approvisionnement
- Gérer certains outils de fonctionnement (création hebdomadaire de la fiche signature des mineurs ;..)
- Contribuer à la communication dans le FJT : création d’affiche, gestion des zones d’affichage

Mission 3 : Soutenir la gestion locative sur des taches spécifiques
- Saisir le logiciel SI-SIAO pour les demandes d’entrée
- Soutenir la gestion locative en complément si nécessaire pour la réalisation d’état des lieux
- Encaisser des loyers (CB, espèces)

Mission 4 : Communiquer et intervenir pour assurer le bon fonctionnement du FJT
- Savoir intervenir et prévenir en cas d’incident dans le FJT
- Connaitre et savoir appliquer les procédures existantes
- Assurer le respect du règlement de fonctionnement
- couter et assurer des médiations auprès des résidents
- Être un relai pour la maintenance : participer à faire remonter les besoins d’intervention

Mission 5 : Échanger avec l'équipe pluridisciplinaire du FJT
- Maintenir le lien avec l’équipe socio-éducative
- Collaborer avec l’ensemble de l’équipe du foyer à la réalisation d’un objectif commun
- Participer à la mise en œuvre du Projet social en lien avec le Projet fédéral de la FOL
- articiper aux réflexions et aux travaux nécessaires à l’élaboration et la mise en œuvre des projets de l’équipe du FJT, de votre direction et de l’association
- Participer à la veille socialeParticiper à la vie collective du FJT

Mission 6 : Soutien aux missions transversales de la FOL de Savoie

Type d'emploi : Temps partiel, CDI

Rémunération : 1 986,37€ par mois

Nombre d'heures : 28 par semaine

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Formation:

- Baccalauréat / Niveau bac (Optionnel)

Expérience:

- Secrétariat: 1 an (Requis)

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 06/01/2025