Assistant-e Administratif-ve en équipe Relais Au

**Assistant-e administratif-ve en équipe relais au PASEF - Réf : SD_1477**:
Fonction RIFSEEP : Assistant de gestion administrative
Groupe : C2
IFSE poste : 360 € / SEGUR : 100 € / IFSE majorée : 70 €

DGA Solidarités Départementales
Pôle action sociale enfance famille
Service équipe relais soutien
Bureau cellule administrative
Montpellier Alco

**Catégorie C**

**Filière**:

- Administrative

**Type de contrat**: Par voie Statutaire Non Statutaire

**Cadre d'emploi**:

- Adjoints administratifs territoriaux

**Lieu**: Montpellier Alco

**Description du poste**:
**Missions**:

- Assister sur le volet administratif le(s) responsables(s) ou/et les membres d'une structure

Membre de l'équipe relais du PASEF, sous l'autorité hiérarchique du responsable de l'équipe relais, et fonctionnelle du chef de service de l'unité de travail:

- Intervient sur des missions de remplacement sur l'ensemble du territoire, dans les services du PASEF de la DGA SD, pour des absences allant de 15 jours à 3 mois
- Travaille en pluridisciplinarité, polyvalence et mutualisation afin d'assurer la continuité de service
- Participe à la mise en œuvre d'une couverture territoriale sociale et médico-sociale optimale
- Assure la continuité de l'accueil et de la prise en charge du public
- Participe à la continuité de la chaîne de traitement administratif

**Activités**:

- Assiste l'activité de l'équipe
- Assure la gestion des fournitures de bureau
- Assure la gestion du courrier
- Assure la mise à jour, le classement et l'archivage des dossiers
- Gère les rendez-vous, les calendriers et les déplacements
- Procède à l'accueil physique et téléphonique du public
- Respecte les engagements de la démarche qualité accueil du public
- Réalise et met en forme sur des logiciels spécifiques les courriers et autres documents
- Suit ou participe aux projets, aux activités ou aux dossiers portés par la structure
- Procède à 'accueil, l'information et l'orientation des usagers
- Participe à la mise en œuvre de la démarche Qualité Accueil
- Réalise une pré-évaluation des demandes des usagers
- Assure la prise de rendez-vous pour les TMS et les TS du STS et du STPMI
- Assure le suivi administratif des dossiers des familles suivies par les équipes des STS et STPMI
- Assure la gestion administrative des dossiers adultes vulnérables et des mesures d'accompagnement personnalisé MASP
- Assure le suivi des échéances des informations préoccupantes, des entrées dans le dispositif Prévention/Protection de l'Enfance, des contrats d'engagement réciproques, des mesures d'accompagnement personnalisé
- Assure le suivi administratif des consultations de PMI
- Assure la gestion et le suivi administratif des interventions de l'équipe PMI pour les missions en école maternelle et notamment l'utilisation du logiciel Horus
- Participe aux réunions pluridisciplinaires organisées par le RTS et en assure le compte rendu
- Alimente les tableaux de bord d'activités

Au sein de l'équipe du SAT assure les tâches administratives suivantes:

- Réception, tri, clôture et archivage des courriers et ordres de missions du SAMAE et autres documents
- Mise en forme des rapports transmis par les professionnels du SAT
- Préparation des commissions d'agrément
- Rédaction des comptes rendus et traitement des décisions à retourner au SAMAE
- Réponses aux mails
- Utilisation du logiciel Genesis, Outlook, Chronos
- Gestion des fournitures de bureau et des travaux remis à l'imprimerie
- Renseignement des tableaux à visée statistiques et rapport d'activité du service
- Assure ses missions sous la responsabilité hiérarchique du SAG du pôle et bénéficie de l'encadrement technique du responsable de service dans lequel il assure la mission de remplacement
- Participe aux réunions du service dans lequel la mission est assurée et participe à des réunions de service spécifiques à l'équipe relais

**Profil recherché**:
**Connaissances**:

- Règles de classement et d'archivage des dossiers papier et numériques
- Procédure(s) interne(s) du domaine d'intervention
- Technique(s) du domaine d'intervention
- Organisation et fonctionnement du Département
- Qualité : démarche, méthodes, outils
- Logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention
- Offre socio-éducative locale
- Secteur médico-social
- Droit(s) et règlement(s) du domaine d'intervention
- Dispositif(s) du domaine d'intervention
- Données du territoire d'intervention

**Savoir-faire**:

- Constituer et suivre des dossiers administratifs
- Utiliser les logiciels de bureautique
- Respecter la charte graphique
- Utiliser les techniques du domaine d'intervention
- Analyser les situations à risques et décider de mesures à prendre en urgence
- Appliquer la réglementation
- Tenir des tableaux de bord
- Répondre aux besoins des usagers
- Appliquer les procédures qualité
- Transmettre l'information
- Utiliser le(s) logiciel(s) et progiciel(s) du