Assistant Formation

Vous intégrez le Service de Gestion Partagée (SGP) constitué d’une petite équipe de 3 personnes (1 responsable, 1 chargée de mission, 1 assistante). Ce service apporte un support aux différentes activités de l’école (Formation initiale, Formation continue / FTLV, Recherche, Diplômes...), afin de répondre aux obligations administratives, légales et financières auxquelles est soumis l’établissement, veille au respect des processus de gestion définis à l’ENSCI (achats, facturation, établissement et suivi de l’exécution des contrats et conventions, organisation des déplacements ) en lien avec les autres services du Secrétariat Général (service budget, financier, informatique, moyens généraux et ressources humaines) et l’Agence Comptable.

Rattaché.e à la Responsable du Service de Gestion Partagée, et en relation étroite avec la chargée de mission dédiée à la « Formation Tout au Long de la Vie » qui vous accompagnera au quotidien dans vos missions, vous gérez les tâches administratives et l’organisation logistique des formations professionnelles (mastères, MSC et stages courts destinés à des professionnels en activité). Dans ce cadre, vous veillez au respect des procédures établies, à la transmission des informations utiles, et au respect des délais / des enjeux.

Vous travaillez également, en lien fonctionnel, avec la Directrice de la Formation tout au Long de la Vie (FTLV) et son équipe (responsables pédagogiques, intervenants ), vous êtes en position d’interface avec les différents services de l’école, les stagiaires de la formation, éventuellement les partenaires ou prestataires.

**Missions**

Sur le périmètre de la « Formation tout au long de la vie » et avec l’accompagnement de la « chargée de mission FTLV » qui vous donnera les consignes, vous intervenez sur les différentes étapes des formations proposées, et sur la gestion des dossiers suivants:
**Recrutement des stagiaires**:

- Organiser le calendrier des rendez-vous avec les responsables pédagogiques

**Admissions aux mastères**:

- Recherche et mise en place des financements (entreprise / employeur, opérateurs de compétences, Pôle Emploi / France Travail, Conseil Régional, fonds européens pour la formation des adultes )
- Edition des conventions de formation (stagiaire, financeur, ENSCI)
- Assistance sur les dossiers de financement (plate-forme CPF, AIRE, Pôle Emploi / France Travail)

**Rentrée des stagiaires**:

- Récupérer les documents signés demandés aux stagiaires
- Remettre les cartes d’étudiants aux stagiaires

**Déroulement des formations**:

- Suivi régulier des financements (relance, pointage ) en lien avec le service financier
- Éditions des attestations de présence (mensuelles)
- Avenants aux conventions de formation (nouveaux financements)
- Validation des entrées / sortie en formation (plate-forme CPF, Pôle Emploi / France Travail)
- Aide à la constitution des dossiers des intervenants (enseignants employés en CDD)
- Aide à l’élaboration du tableau mensuel des « services faits » (réalisation des heures par les intervenants)

**Mémoires, projets de diplômes et stages en entreprise**
- Elaboration du tableau de suivi avec les responsables de masters
- Suivi des dépôts de mémoires, comptes-rendus de stage
- Editions des contrats de travail (CDD) des directeurs de mémoires / de projet (au début et à la fin)
- Edition des conventions de stages

**Sessions de diplômes**
- Edition des procès-verbaux des jurys
- Commandes des plateaux-repas

Accessoirement, vous réalisez différentes tâches administratives déléguées par la responsable ou la chargée de mission afin de soutenir les nombreuses activités du Service de Gestion Partagée.

**Profil**

*
- **Diplôme ou titre de niveau bac + 2 minimum dans la filière gestion / organisation d’entreprise ou formation continue **:BTS assistant.e de gestion de PME-PMI, BTS assistant.e de manager, BTS gestion administrative et commerciale, DUT gestion des entreprises et des administrations
- **Expérience professionnelle de 2 ans minimum, idéalement dans un organisme de formation pour adultes, ou département « formation continue » d’une grande école / université, ou DRH / service formation dans une entreprise / établissement public**

*
- **Avoir un socle de connaissances élémentaires en matière juridique** (contrats de travail, contrat de prestations de services, convention de formation) **et comptables** (dépenses / recettes)
- **Avoir une excellente maîtrise des outils bureautiques** (environnement Mac) et collaboratifs (Google Drive), logiciels de la suite Office (Word et fonctions avancées d’Excel)
- **Savoir élaborer des tableaux de bord, modifier et mettre à jour des données chiffrées, suivre et comprendre les indicateurs, établir un « reporting » simple, **comprendre les risques et donner l’alerte en cas d’anomalie ou de dérive.
- **Savoir