Assistant D'exploitation

Assistant d'exploitation (H/F)

A propos de l'entreprise:
Nous recherchons un(e) Assistant(e) d'exploitation pour rejoindre notre équipe. Notre entreprise opère dans le domaine des transports et offre un environnement dynamique et stimulant.

Les missions:

- **Organiser et gérer la gestion des dossiers**:
 Analyser et maitriser les marchés et la connaissance de l’exploitation

 Développer les procédés d’amélioration

 valoriser l’image de marque de l’entreprise

 Maitriser la gestion de classement et enregistrement de toute la documentation

 Gestion globale de l’ensemble des dossiers administratifs pour Reflex

 Accueil téléphonique

 Accueil physique (gestion des entrants)

 Gérer les informations entrantes et les demandes pour qu’elles soient réparties au bon interlocuteur

**Gérer et optimiser son secteur sur le plan administratif et financier**:
 Analyser les clauses des documents contractuels des marchés

 Veiller, dans le respect des « contrats cadres »

 Contrôler la facturation clients et respect des délais mensuel

 Intervenir en cas de litige

 Gestion et obtention des certificats de capacité : attestation travaux

 Suivi des réunions hebdomadaires et mensuels avec les conducteurs de travaux et chef d’agence

 Effectuer un bilan complet avec les responsables d’exploitation chaque mois

 Assurer le respect des objectifs annuels

 Rendre compte régulièrement du suivi d’activité

 Mettre en œuvre un lien étroit avec DAF afin de respecter les obligations financières mensuelles

 Gestion des constats de travaux

 Garant de la conformité qualité de l’ensemble des dossiers d’exploitation

 Garant du respect des délais dans les tâches confiés

**Facturation**

 Gérer contrat Ou Bon de commande : impression, contrôle, complète, scan, retour mail ou courrier

 Contrôler, récupérer justificatif facturation, établissement facture, envoi (courrier, mail ou plateforme démat) - saisie PS en facturation

 Demander caution marché (site dédié)

 Mise à jour document administratif (attestation légale, AWS, attestation)

 Tableau de bord mensuel (CA, récap CA, En cours)

 Rechercher règlement pour compta et/ou relance clients

 Transmettre et veiller au traitement des informations clients par l’interlocuteur concerné

 Appliquer règlement intérieur et procédures de la société

 Connaissance de l’organisation de l’entreprise

 Représenter quotidiennement l’entreprise vers les acteurs publics, les clients et fournisseurs

**Contribuer au développement de l’entreprise**

 Participer à la conception des dossiers administratifs des clients, notamment en lui apportant un conseil sur le suivi

 Déployer et optimiser le relationnel client définie par la direction

 Rendre des comptes aux responsables d’exploitation des informations clients

 Valoriser l’image de l’entreprise

 Communiquer PRIORITAIREMENT avec les clients afin de les tenir informés de toute modification dossier. Garant de la qualité relationnelle client et doit être force de l’amélioration constante de la prestation de service dont elle est responsable. Elle doit toujours répondre aux demandes clients. En cas d’absence

 Veiller avec les autres conducteurs à optimiser la gestion et le suivi des dossiers chantier

 Connaissance de l’organisation de l’entreprise et de ses différents services

 Représente quotidiennement l’entreprise

**Communication**

 Remonter immédiatement à la direction de tout disfonctionnement d’un salarié qui ne respecte pas les règles de fonctionnement

 Force de proposition pour l’amélioration constante de l’exploitation

 Gérer et déployer la communication sur l’ensemble de l’exploitation

 effectuer des points de contrôle hebdomadaire avec responsables et DAF

 mettre en œuvre des actions correctives quand dysfonctionnement

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 2 000,00€ à 2 900,00€ par mois

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Repos le week-end
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel