Assistant Formation Continue Et Administration Du

L’Hôpital Nord-Ouest Villefranche-sur-Saône est situé à 30 km de Lyon (30 minutes par l’A6) et dispose de 668 lits et places : 331 lits de médecine, 71 lits de chirurgie, 41 lits de gynécologie-obstétrique, 8 lits de réanimation, 77 000 passages aux urgences par an, 9 salles de blocs et un plateau d’imagerie complet.

Les hôpitaux de Villefranche Sur Saône, Tarare-Grandris, Trévoux, CH de Belleville et CH de Beaujeu et les EHPAD de Courajod et Château du Loup sont en Direction commune et dans une phase de développement d’activité depuis plusieurs années (nouvelles créations et autorisations d’activité, recrutement équipes médicales et paramédicales, augmentation des parts de marché).
Le Centre Hospitalier de Villefranche est l’établissement support du GHT Territoire Rhône Nord, Beaujolais Dombes, crée en 2016, qui comprend outres les établissements de l’HNO le CH de Saint Cyr au mont d’Or et le CH du Beaujolais Vert. La convergence des systèmes d’informations est actuellement en cours, tout comme la mutualisation et l’harmonisation de la fonction achats et de la politique RH.

Périmètre du poste:
L’Assistant.e Formation Continue et Administration du Personnel intervient dans les domaines suivants:

- Formation Continue (60%):
Organiser, gérer et suivre l’activité Formation Continue des pôles du Personnel Non Médical du site de Villefranche, d’un point de vue administratif, logistique et financier dans le respect de la politique Formation Continue annuelle et en appliquant les procédures et règles définies.
- Administration du personnel (20%, soit 1 jour par semaine)
Assurer le suivi des dossiers avec les assistantes Ressources Humaines.

Missions et activités:
Formation Continue (60%):
Garantir le bon fonctionnement du service Formation Continue en assurant le suivi administratif, logistique et financier des actions de formation continue des pôles (demandes individuelles, congrès et projets de services du site de Villefranche sur Saône), l’organisation logistique des actions de formation en interne et externe, le traitement et la circulation de l’information auprès des agents, de l’encadrement et des organismes de formation.

Les missions et activités principales sont:

- Organiser les formations des agents en interne et externes : inscription des agents, envoi des convocations, suivi des conventions de formation, gestion des supports pédagogiques de formation, suivi des présences et absences, remise des attestations de présence.
- Gérer la logistique : réservation de salles de formation (en interne voire en externe), recensement des besoins et préparation du matériel, gestion des supports de formation (réception ou impression).
- Assurer le suivi financier : contrôle et remboursement des frais des agents, réception et contrôle des factures, suivi et contrôle budgétaire de l’activité.
- Réaliser des statistiques, bilans, suivre et mettre à jour des indicateurs et tableaux de bords.
- Contribuer à l’élaboration des outils et supports de communication du service.
- Planifier des rendez-vous, gérer des agendas.
- Participer à la préparation de commissions et de réunions.
- Rédiger et mettre en forme des courriers et attestations, réaliser des publipostages et mailings.
- Classer et archiver les dossiers de formation.
- Utiliser les logiciels bureautiques, outils de travail collaboratifs et le logiciel dédié à la Formation Continue (Gesform Evolution).
- Appliquer la législation de la Formation Continue en vigueur au sein de la FPH.
- Participer aux projets du service Formation Continue.

Administration du personnel (20%):
Assurer le suivi des dossiers avec les assistantes Ressources Humaines.

Les missions et activités principales sont:

- Gestion annuelle du dossier « Supplément familial de traitement » (SFT).
- Préparation des dossiers d’attribution des médailles du travail.
- Suivi et actualisation des numéros de sécurité sociale et cartes de séjour.
- Participation à des campagnes saisonnières ponctuelles liées à la Gestion du Temps de Travail (GTT). Ex : report des CA
- Traitement des états de frais des agents (frais de missions et frais kilométriques).
- Participation à tout projet ou mission de son périmètre de rattachement.

Compétences requises:

- Appliquer la législation et la politique Formation Continue et les Lignes Directrices de Gestion (LDG) en vigueur.
- Communiquer à l’écrit et à l’oral, en interne et externe, avec tous types d’interlocuteurs.
- Analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats relatifs aux activités de son domaine.
- Classer des données, des informations et tout document, en version informatisée et papier.
- Renseigner les cadres, agents et organismes de formation.
- Définir et utiliser les techniques et pratiques adaptées à son métier.
- Suivre et contrôler des budgets propres à son domaine d'activité et ra