Assistant de Gestion

ASSISTANT ADMINISTRATIF : TOULON

L’assistant administratif assure la gestion pluridisciplinaire d’un secteur géographique. Il assure l’équilibre économique de son secteur en tant que centre de profit et veille à sa bonne santé par la qualité de la relation avec les clients et la collaboration avec les intervenantes.
Il s’assure de veiller à la bonne gestion du secteur.

DÉTAIL DE LA FONCTION:
Respect de la déontologie (charte des droits et libertés de la personne accueillie)*
*Le terme déontologie professionnelle fait référence à l’ensemble de principes et règles éthiques qui gèrent et guident une activité professionnelle. Ces normes sont celles qui déterminent les devoirs minimums exigibles par les professionnels dans l’accomplissement de leur activité.
- Entretien du réseau relationnel des acteurs sociaux et médico-sociaux (CCAS, Tutelle, organismes d’évaluation, service social des malades Hôpital et Clinique, Maisons de retraite, centre de convalescence, Mutuelles)
- Tenue de l’agenda hebdomadaire (emploi du temps) pour l’organisation du travail
- Tenue des statistiques quotidiennes et suivi des indicateurs clefs : Augmentation du volume d’heure de l’antenne, Optimisation du taux de marge
- Élaboration et Gestion des plannings clients/IAD, surveillance des écarts (optimisation des heures), suivi de la modulation (négative et positive)
- Gestion des impayés clients

Secrétariat et assistance administrative aux secteurs:

- Tient à jour les fichiers et dossiers clients, aide à constituer le dossier de prise en charge
- Collecte les fiches de vacation et participe aux contrôles des heures de fin de mois
- Remplace, au besoin, le personnel d’antenne
- Établit un contact régulier avec les clients et suit la satisfaction client
- Gère les agendas pour les visites à domicile (contrôle Qualité) en fonction des consignes
- Gère les plannings sur une activité d’agence
- veille à la bonne mise en place des prestations.
- Gère les dossiers de prise en charge via le logiciel

Sous la responsabilité du responsable du secteur, veille à maintenir un bon climat social du secteur, de la stabilité des équipes et de leur parcours dans l’entreprise:

- Suivi des aides à domicile : coordination des différents postes, organisation des binômes,
vérification de l’adéquation client/salarié(e), traitement des remontées d’information
- formalités administratives du recrutement (demande de contrats au service RH, DUE, visites médicales)
- Gestion des absences (congés, maladie ) réponses aux courriers des salariés sous la demande du responsable de secteur, suivi des demandes diverses des salariés.
- Sous la responsabilité du responsable de secteur : préparation de la paie (collecte et récupération des fiches de vacation, variables de paie, vérification des bulletins de salaires, validation)

Qualité de la relation client et fidélisation : Veille à la satisfaction générale de la clientèle:

- Accueil physique et téléphonique
- Création et actualisation des dossiers et de la base de données informatique
- Sous la responsabilité du responsable de secteur réponse courriers (réclamations, demandes diverses), suivi des prises en charges financières, gestion des résiliations
- Gestion du suivi des règlements et des impayés
- Mise en œuvre de la démarche qualité suivant les procédures du référentiel
- Rendre compte des missions à la hiérarchie directe en utilisant les documents en vigueur (mails, agenda, tableaux divers)

COMPÉTENCES REQUISES:
Compétences personnelles:

- Respect de la confidentialité
- Adéquation de la tenue vestimentaire liée au poste
- Méthodologie de travail
- Excellente communication
- Respect des délais
- Capacité à coordonner
- Capacité d’écoute
- Capacité managériale

Compétences techniques:

- Maîtrise de l’outil informatique
- Connaissance du logiciel métier

Secteur : TOULON

Schéma vaccinal complet obligatoire

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : à partir de 11,27€ par heure

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien

Programmation:

- Travail en journée

Mesures COVID-19:
Masques fournis. Gel à disposition

Lieu du poste : In person