Secrétaire Du Cabinet de La Présidence

**À propos de nous**: Pluridisciplinaire hors santé, l’université de Toulon propose plus d’une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d’accueillir chaque année, sur 3 campus (Toulon, La Garde et Draguignan), plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l’accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l’université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l’ensemble des formations. Forte de plus de 1000 collaborateurs dont 514 personnels BIATSS, l’université de Toulon est liée par un contrat d’association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d’intérêt commun. L’université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d’un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ». **Mission**: L'université de Toulon recrute un secrétaire du cabinet de la présidence(F/H) au sein de l'université de Toulon - **Poste pérenne à temps complet ouvert aux fonctionnaires ou dans le cadre d'un CDD.** Le secrétaire du cabinet de la Présidence assure des fonctions de gestion administrative, d’organisation et de communication indispensables au bon fonctionnement du cabinet présidentiel en appui à l’action de la Cheffe de cabinet. Il contribue activement à la fluidité des échanges internes et externes, tout en garantissant la confidentialité des informations traitées. **Activités principales** **Gestion administrative**: - Assurer la gestion du courrier postal et électronique de la Présidence : réception, tri, enregistrement, diffusion, traitement et suivi, en lien avec la Cheffe de cabinet. - Traiter les appels téléphoniques à destination du Président et assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs du cabinet. - Mettre en forme des courriers et divers documents administratifs. - Assurer la gestion et le suivi en autonomie de dossiers thématiques (conventions, parapheurs, etc.). - Organiser le classement, l’archivage et la bonne tenue des documents du cabinet de la Présidence. **Organisation et logistique**: - Gérer l’agenda du Président : prise de rendez-vous, coordination des disponibilités en collaboration étroite avec la Cheffe de cabinet. - Organiser les déplacements du Président en lien avec la Direction des finances, des achats et du contrôle interne (DFACI) : élaboration des ordres de mission, coordination logistique (réservations, véhicule avec chauffeur, etc.). - Organiser les réunions internes et externes du Président : convocations, réservation de salles, appui logistique. - Appuyer la préparation des réunions en lien avec la Cheffe de cabinet : recherche d’informations, constitution de dossiers, mise à disposition des documents nécessaires. - Contribuer à l’organisation des réceptions officielles et des événements institutionnels portés par la Présidence. **Communication et coordination**: - Assurer le lien opérationnel entre la Présidence, les services administratifs, les composantes de l’université et les partenaires externes. - Faciliter la circulation de l’information et veiller à la bonne transmission des consignes et décisions, en garantissant la fiabilité et la confidentialité des échanges. - Collaborer étroitement avec la cheffe de cabinet pour garantir la cohérence et l'efficacité de l’activité du cabinet. - Adapter sa communication selon les interlocuteurs, en faisant preuve de discrétion, de diplomatie et de sens du service public. **Contraintes particulières**: - Disponibilité en fonction de l’agenda du Président - Confidentialité et sécurité sur les documents et les informations qui transitent par le poste **Informations complémentaires**: Catégorie et corps : C - Adjoint technique de recherche et de formation (ATRF) Emploi-type REFERENS III : Adjoint-e en gestion administrative - J5X41 Structure d'affectation et localisation : Présidence - Campus de La Garde Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour Emploi côté RIFSEEP groupe 2 du corps des ATRF Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 1524 € Date de prise de fonctions souhaitée : 01/09/2025 Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2026 avec possibilité de renouvellement **Profil**: **Diplôme minimum requis pour un agent contractuel : CAP/BEP** **Connaissances**: - Environnement et réseaux professionnels - Techniques d'élaboration de documents - Techniques d'accueil téléphonique et physique - Culture internet - Techniques de communication **Compétences opérationnelles**: - Accueillir et prendre des messages - Accueillir les populations concernées - Enregi