Assistante / Assistant de Direction (H/F)

**Assistante / assistant de direction H/F**:

- CDI
- Clermont-Ferrand
- NIVEAU 4A
- Télétravail possible
- NVHADD111916

**ARS AUVERGNE-RHÔNE-ALPES**:
La délégation départementale du Puy-de-Dôme constitue l'échelon départemental de l'action de l'ARS. En lien avec les directions métiers, elle exerce les missions suivantes:

- l'animation territoriale: elle est garante de la territorialisation des politiques et des thèmes définis par le projet régional de santé et assume l'animation au sein des territoires des thématiques relevant du champ de compétence de l'Agence. Notamment, elle propose et négocie les contrats locaux de santé et met en œuvre à l'échelon territorial adapté les différents programmes du PRS.
- la régulation territoriale: elle assure la régulation territoriale pour les secteurs hospitalier, ambulatoire et médico-social et apporte notamment sa contribution à l'allocation de ressources, selon la répartition des tâches fixées avec les directions opérationnelles, à la contractualisation avec les établissements sanitaires et médico-sociaux, ainsi qu'à l'analyse des activités.

Elle participe également aux missions d'inspection et de contrôle notamment de premier niveau, selon le programme annuel d'inspection et contribue, pour ce qui la concerne, à l'élaboration des politiques régionales.

**Description du poste**:
. Assurer la continuité des missions du secrétariat de direction:

- Assurer l'accueil physique, téléphonique (fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes, et orienter les demandes)
- Gestion de la planification des agendas, des déplacements et de l'organisation des réunions (gestion des rendez-vous et des réunions) du directeur départemental et de son adjoint
- Garantir les conditions techniques et logistiques des réunions impliquant la direction de la délégation (prestations d'accueil, réservation salles, disposition salles, fonctionnement audio/visio)
- Gestion des correspondances « mail » (gestion de la boite fonctionnelle de la direction départementale) et « papier » : assurer notamment la continuité du point d'entrée des courriers, de la dématérialisation, de la distribution et de l'envoi des correspondances (en lien avec la référente point d'entrée de la délégation)
- Gestion des dossiers de la direction (préparation, prises de notes, comptes rendus de réunions, classement et archivage ) dont les affaires réservées
- Coordination du secrétariat de la délégation départementale et le secrétariat de la direction générale : suivi des ISDG (interventions sensibles de la direction générale), dossiers réservés..
- Coordination du secrétariat de la délégation départementale et le cabinet du Préfet
- Organisation de rencontres pluripartenariales (gestion agendas, invitation, logistique, déplacement, protocole )
- Gestion de la circulation de l'information interne : diffusion (communication, parapheurs, courriers ); sollicitation et centralisation des contributions (préparations des CODIR, CODEL, bulletins d'astreinte, manifestations, temps d'échanges internes )
- Gestion du courrier postal à l'arrivée, au départ et dans Acropolis
- Référente utilisateurs pour l'usage d'Acropolis
- Appui à la gestion des publications au RAA
- Gestion d'activités partagées et transversales entre les pôles:

- Gestion du répertoire des contacts de la délégation
- Gestion et suivi du CTS conseil territorial de santé (Bal mails, réunions, prestataire )
- Gestion de la liste des patients à hauts risque vital en lien avec le médecin de la délégation
- Point d'entrée des signaux (plaintes, réclamations, évènements indésirables) parvenant à la délégation départementale (autonomie, offre de santé territorialisée) : orientation des signaux en interne, suivi du traitement
- Appui à la gestion logistique : certificats de décès, appui aux organisations des réunions en lien avec les pôles
- Assure la continuité de dossiers urgents

**Profil recherché**:
**Vos compétences**:
Connaissances:
Gestion et sécurisation de l'organisation quotidienne du travail
Constitution des fonds de dossiers, rédaction des projets de courrier et comptes rendus
Environnement administratif, institutionnel et politique
Bureautique et outils collaboratifs
Maîtrise des applicatifs spécifiques (ACROWEB, ect)

Savoir-Faire:
Organisation
Méthodologie
Polyvalence
Capacités rédactionnelles
Maitrise de l'outil informatique (logiciels Word - Excel - Powerpoint )

Savoir-Être:
Sens du service public
Autonomie
Rigueur
Discrétion et respect de la confidentialité
Rigueur méthodologique et sens de l'organisation
Réactivité
Sens de l'écoute et du dialogue

**Contact**: