Assistant - Assistante Logistique Et Finances

Les actions menées par la Direction Solidarités, Santé, Jeunesse visent à favoriser le vivre ensemble, le bien-être et la cohésion sociale et ainsi lutter contre les inégalités pour donner à chacun-e une place pleine et entière à travers un ensemble de services et d’actions de proximité adaptés aux enjeux de territoire.

**Activités principales**:

- Dans le domaine des finances:

- Evaluer les besoins en fonctionnement et investissement en lien avec le-la chef-fe de service (décision stratégique), les assistants-es d’unité territoriale, préparer le budget et être force de proposition en vue de l’arbitrage de la direction.
- Assurer le suivi des consommations des lignes budgétaires, engager les dépenses sur les différentes natures, suivre le traitement des factures en lien avec la cellule comptable du département des ressources de la direction.
- Gérer en autonomie les dépenses de petites réparations et d’interventions urgentes, notamment la sécurisation des bâtiments (matériel défectueux).
- Être le-la référent-e achat pour les consommables (fournitures de bureaux, informatique, hygiène), vérifier et valider les commandes.
- Dans le domaine logistique:

- Être l’interlocuteur-trice unique entre les CMS et les services internes compétents (régie et bureau d’études de Maintenance Bâtiment, PVA, Moyens Généraux, Mission Fournitures et Prestations Transversales).
- Assurer le suivi des demandes d’intervention pour l’entretien et la maintenance des structures en lien avec les services compétents, Maintenance Bâtiment (régie et bureaux d’études).
- Organiser et coordonner les déménagements lors de réhabilitations ou nouvelles constructions en lien avec les assistant-es d'unité territoriale, le service PVA et la cellule informatique.
- Faire le lien avec le concierge du département Ressources de la direction pour la réalisation des petites interventions.
- Collaborer à l’élaboration des cahiers des charges en matière de nettoyage avec le service des Moyens Généraux.
- Collaborer à la mise à jour du dossier « Diagnostic situationnel-sécurité » en lien avec le-la chef-fe de service, les assistant-es d'unité territoriale et le département Ressources de la Direction.
- Suivre le dossier de sécurité des bâtiments (mise aux normes des installations, télésurveillance et système anti-agression des structures médico-sociales).
- Assister le-la chef-fe de service dans les projets immobiliers en lien avec le service Ressources de la Direction.
- Assurer le suivi des compte-rendu incident en lien avec l’assistant-e d'unité territoriale et l’assistante prévention de la Direction.
- Gérer les clés de l’ensemble des centres médico-sociaux (mise à jour listing clés électroniques ).
- Être référent-e achat pour l’ensemble du service (fournitures de bureau, consommables entretien, informatique) et pour les consommables informatiques dans le cadre d’EDITECO.
- Mettre en place des outils, des tableaux de bord de suivi d’activités et en assurer les mises à jour.
- Rédiger des notes internes et compte-rendu.

**Activités secondaires**:

- Pour la direction, suivre le marché transversal des interprètes en langue étrangère et gérer la ligne budgétaire « honoraires » soit pour les interventions d’interprètes en langue étrangère, pour les prestations de psychologie - supervision des professionnels-les (groupes de parole) ainsi que celles de langues de signe.
- En matière de ressources humaines, assurer le remplacement de l’assistante RH du service pour le suivi administratif des agents-es sur une partie de ses missions.
- Participer au secrétariat du service et accueil téléphonique (public et interne).
- En l’absence du gestionnaire courrier, gérer les demandes d’intervention d’interprètes en langue étrangère, traiter le courrier.

Vous assurez le suivi administratif et logistique des structures, et participez à la préparation du budget, à son suivi et sa mise en œuvre.
- De niveau Bac à bac +2 dans le domaine administratif, logistique et/ou financier.
- Maîtrise:

- du statut de la FPT.
- dans le domaine des finances publiques.
- de l'outil informatique et des logiciels métiers.
- Capacité à:

- organiser son travail.
- évaluer l’importance et/ou l’urgence d’une demande.
- créer des outils de suivi en bureautique.
- Autonomie, esprit d’initiative et de réactivité.
- Qualités de contact, d’écoute, aisance à s’exprimer devant tout type d’interlocuteur-trice.
- Respect de la confidentialité.
- Disponibilité.
- Rigueur.

**Lieu d'exercice**:Locaux de la DSSJ - 9B rue de Genève à Strasbourg.
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
- Prime de fin d’année.
- Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
- Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
- Chèques vacances sous conditions.
- Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques ).