Responsable Magasin/courrier

**Descriptif**

LOCALISATION : Groupement Hospitalier Sud

MISSIONS GENERALES:

- MAGASIN:
Sous la responsabilité du TSH responsable de la logistique, le technicien hospitalier affecté au magasin encadre 2 agents + 1 agent ½ temps au magasin et ½ temps au courrier + 1 alternant en logistique (actuellement), assure les réceptions physiques et informatiques des équipements neufs, l’édition des numéro d’inventaires, la préparation des livraisons du matériel neuf et d’occasion et la gestion des stocks du magasin.
Il assure les visites préalables aux déménagements en interne effectués par l’équipe du magasin, il élabore les documents de déménagement en lien avec les services supports.
Dans le cas des déménagements nécessitant l’intervention d’un prestataire externe : volume trop important, délais non tenables par l’équipe du magasin, poids trop important etc., il organise les rendez-vous en lien avec les services demandeurs et le prestataire.
Ces interventions peuvent concerner tous les sites rattachés au Groupement Hospitalier Sud (Hôpital Lyon Sud, Hôpital Henry Gabrielle, les prisons).
Des interventions peuvent également être effectuées sur d’autres établissements des Hospices Civils de Lyon dans le cas d’un transfert d’activité ou de personnel sur le Groupement Hospitalier Sud.
- COURRIER:
Sous la responsabilité du TSH le TH encadre les 5 vaguemestres du service courrier dont 1 agent à ½ temps au service courrier et à ½ temps au magasin, les missions sont les suivantes:

- Relève et tri du courrier dans les PIC (point interne de courrier) 3 fois/jour
- Déplacement à la poste pour récupérer le courrier + les recommandés, tri et livraison.
- Enregistrement des colis sur logiciel spécifique, actuellement FEDEX
- Déplacement aux Mairies de PIERRE BENITE et SAINT GENIS LAVAL : dépose des documents d’état
- civil récupérés au Bureau des Admissions
- Prise en charge et traitement des recommandés
- Etablissement des procurations pour les patients.

Le TH gère l’interface avec les différents prestataires et les unités.

PRINCIPALES TACHES A ACCOMPLIR:

- MAGASIN
- Encadrement d’équipe : élaborer le planning des agents, valider les absences et irrégularités sur le logiciel Chronos, assurer les évaluations annuelles ;
- Préparer les documents de travail journalier des agents ;
- Effectuer les réceptions des équipements neufs (équipements du secteur hôtelier et du secteur biomédical) ; en assurer l’identification et l’immatriculation avant de planifier leur livraison en lien avec le service destinataire ;
- Faire preuve de réactivité face aux nombreuses demandes, et organiser les journées en fonction des priorités ;
- Déterminer le type de prestation souhaitée : interne ou externe en fonction des volumes, en fonction des contraintes de calendrier, de budget etc; organiser les visites avec les différents services et prestataires ;
- Planifier et assurer la bonne exécution de la prestation, coordonner l’intervention des différents intervenants (services supports) ;
- Assurer les demandes de SAV aux fournisseurs ;
- Assure en lien avec le service des équipements la gestion du stock de mobiliers d’occasion permettant de répondre aux besoins des services.
- COURRIER
- Encadrement d’équipe : établir planning des agents (en s’assurant que l’équipe ne soit pas en sous-effectif, valider les absences et irrégularités sur le logiciel Chronos, assurer les évaluations annuelles) ;
- Assurer le lien avec les utilisateurs internes et externes:

- Les unités
- Le prestataire externe en charge de l’affranchissement et de l’acheminement du courrier
- Le prestataire en charge des colis
- Assure et contre signe la validité des procurations patients avec l’aide d’un vaguemestre et de l’unité ;
- Vérifie la bonne réalisation de la prestation ; met en place et vérifie la bonne exécution des procédures.
- DIVERS
- Contact régulier avec le TSH et en son absence avec le Directeur Adjoint ;
- Participation aux réunions de projet affectant la logistique du site (BAUREALS, HARPP, PRIMAAH) ;
- Amélioration continue du service ;
- Réquisition possible en cas de déclenchement plan blanc (procédure spécifique d’intervention).

QUALITÉS REQUISES:

- Capacités relationnelles (esprit d’équipe, écoute, contact avec de multiples interlocuteurs)
- Capacité rédactionnelle
- Rigueur et précision
- Capacité d’encadrement et de management
- Maîtrise des outils de bureautique (pack office, logiciel Cpage)
- Gestion du stress et priorisation des tâches
- Capacité à rendre compte
- Organisé, disponible et méthodique, savoir respecter les délais et faire preuve de réactivité

CONDITIONS DE TRAVAIL:

- Poste à 100% classé à repos fixes
- Programmation des congés en concertation avec le TSH
- Forfait cadre 19 RTT et 28 CA
- Permis de conduire indispensable

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