Gestionnaire Planning Dans L'aide a Domicile

**Le Groupement Bienvieillir en IDF** **Le groupement de coopération sociale et médico-sociale réunit aujourd’hui 5 associations aux activités complémentaires d’aide et de soin à domicile.** **Son objectif consiste à permettre à la personne fragilisée de rester à domicile en garantissant une qualité de vie selon ses habitudes quotidiennes.** Définir avec la personne aidée, à partir de son projet de vie et d’une évaluation des besoins, le plan d’intervention personnalisé, établi par le responsable de secteur, est le socle de la relation unique de confiance qui guide chacune de nos interventions. Notre service a pour vocation de permettre à chaque personne aidée de rester à domicile selon ses souhaits, en proposant un service de qualité. **Mission du poste** Dans le cadre des objectifs d'activité et de qualité définis par la Direction, l’assistant responsable de secteur organise les emplois du temps des salariés et des bénéficiaires. L’assistant responsable de secteur est le relai du responsable de secteur au quotidien. **Tâches principales** **Accueil** Premier interlocuteur des visiteurs, bénéficiaires et des collaborateurs, vous représentez l’image du groupement par: - L’accueil des appels entrants et sortants - La saisie message sur le logiciel métier - La vérification et MAJ des messages d'accueil de messagerie (téléphone fixe + portable) - L’utilisation du logiciel communication interne TEAMS **PLANIFICATION - GESTION QUOTIDIENNE/HEBDO/MENSUELLE** Organisation des plannings sur le logiciel métier dans le respect des procédures existantes et du plan d’aide du client: - Planification d'une prestation, et réaffectation à un autre intervenant - Planification et gestion des absences des bénéficiaires - Planification et gestion des absences intervenant - Réaffectation d'un planning - Parcourir les différents visuels de planification (mensuel, hebdo, journalier) - Respect de la convention collective en matière de planification (amplitude de travail ) - Création de cycles et MAJ des cycles existants - Points de contrôle (profil de tarification/planification; sans PEC) - Transmissions aux bénéficiaires des emplois du temps (mise en place, modification, remplacements, etc.) Gestion quotidienne et modifications des plannings: - Planification et gestion des absences des bénéficiaires - Traitement efficace des urgences - Transmission des éléments indispensable aux intervenants (trajets, Plan d’aide, etc.) - Transmissions aux bénéficiaires des emplois du temps (mise en place, modification, remplacements, etc.) Optimisation des plannings: - Réaffectation d'un planning - Suivi des heures accordées Modulation - Gestion de la modulation pour un salarié à temps plein et à temps partiel - Comprendre les différents compteurs sur un planning salarié - Maitrise du mode de calcul des heures excédentaires et des heures perdues - Suivi de la modulation - Demande d’avenant à la hausse ou à la baisse (en lien avec le responsable de secteur) - Maitrise de la procédure liée aux demandes de congés - Maitrise de la procédure liée à la demande d'acompte **Gestion Administratif des salariés intervenants** Etablir les plannings selon le temps de travail prévu au contrat des salariés, respecter les plafonds prévus par la réglementation du travail et la convention collective. Vous contrôler la disponibilité et la remise des éléments matériels (véhicules, badgeuses, gants, blouses, clefs ) nécessaires à la mise en œuvre des prestations: - Réaffectation d'un planning - _Télégestion DOMATEL : mise en place et suivi_ - _Intégration des nouveaux salariés et palification de formations_ - _Gestion des refus d’intervention_ - _Etablir les éléments de paie conformément à la procédure (échéance RH)_ - Préparation de la permanence (points de vérification essentiels) - Maitrise de la Procédure liée à la l'absence d'un salarié (48h -> fiche anomalie) - fiche anomalie - Maitrise de la procédure liée aux demandes de congés - Maitrise de la procédure liée à la demande d'acompte - Maitrise de la procédure liée à la demande d'attestation d'employeur - Gestion des stocks (masques, gants,) - Vigilance sur la gestion du parc automobile - Comprendre le fonctionnement de la mutuelle **Gestion administrative des bénéficiaires** - Transmission des plannings aux bénéficiaires - Gestion des refus d’intervenants - Gestion des clés des bénéficiaires **Gestion administrative de l’agence** Assister le responsable de secteur dans la gestion administrative de l’agence. Recueillir, contrôler la conformité et la régularité de l'envoi au siège des documents nécessaires à l’établissement de la paie et à la facturation Clients (éléments de paie mensuels) Contrôler, saisir dans le logiciel métier et transmettre les dossiers clients au siège. S’assurer de la bonne organisation administra