Hôte D'accueil

Rattaché à la directrice de l’établissement, vous interviendrez sur les différentes thématiques suivantes:
**L’accueil**
- Accueillir les visiteurs extérieurs (intervenants, familles, publicitaires, prospects commerciaux ) et identifier leur demande.
- Contrôler l’accès et la circulation des personnes au sein de la structure.
- Faire émarger le registre des visiteurs et des intervenants extérieurs.
- En cas de livraison, prévenir le cadre du service concerné.
- Recevoir les résidents et leurs proches
- Réceptionner et tracer les appels téléphoniques, les orienter vers l’interlocuteur demandé ou prendre des messages. Savoir filtrer les appels indésirables (démarchage publicitaire)
- Actualiser l’affichage (éphéméride, menus, animations), les informations et les plaquettes commerciales mises à la disposition du public.
- Transmission orales et écrites (mail) des informations à toute l’équipe.
- Répondre aux demandes commerciales (téléphoniques, visites spontanées ) en l’absence de la Responsable Relation familles et de la Directrice en remplissant une Fiche contact
- Assurer la bonne tenue du poste accueil et coin café

Ainsi, vous êtes garant du bon accueil physique et téléphonique dans l'établissement et de la bonne transmission des informations lors de transferts téléphonique, de la prise en note de messages.

**L’administratif du résident**
- Rédiger les contrats de séjour et ses annexes (Cf. Procédure Préadmission et admission)
- Envoyer par courriel le projet du contrat de séjour au résident ou à sa famille avec les annexes pour relecture
- Création et mise à disposition des badges des chambres pour les résidents
- Procéder à la signature du contrat de séjour, et remettre systématiquement le document « Protection juridique des majeurs » à l’admission et faire inscrire et signer sur le contrat de séjour la mention « avoir été informé des mesures de protections juridiques » à la famille quand le résident est incapable de signer
- Accompagner la famille dans la gestion du dossier : APA - CAF et APL
- Indiquer les dates d’entrée pour les séjours permanents/temporaires et de fin pour les séjours temporaires sur le bandeau Outlook
- Rédiger un avenant au contrat, en cas, de changement du contrat de séjour (n° chambre, personne de confiance, mise sous tutelle...), et faire la saisie systématiquement dans les 24h sur Netsoins
- Imprimer et donner aux résidents les cartes postales postées par les familles sur Familizz
- Mettre à jour au fil de l’eau le tableau phase d’intégration du résident
- Saisir les éléments administratifs des résidents sur Netsoins en cas d’entrée, de sortie ou de modification (l’ensemble des documents sont scannés et classés dans le dossier administratif du résident sur Netsoins)
- Créer le résident sur Familizz et transmettre le code à la famille
- Créer le classeur administratif, s’assurer que le dossier d'admission est complet
- lors de l'entrée du résident et la checklist remplie (Cf. PG GEN.11Constitution et tenue dossier administratif résident)

**La gestion de la facturation**
- Mettre à jour le tableau préparatoire à la facturation sur les données variables (repas, nouveau GIR, décision APA...)
- Etablir la facturation mensuelle clients
- Etablir le solde de tout compte résidents et assurer le lien avec les notaires
- Transmettre au comptable les suivis des comptes chèque, carte bancaire validés par la direction
- Assurer en lien avec la direction et le comptable la validation des prélèvements clients
- Assurer la relance des règlements résidents et le suivi
- Imprimer les factures fournisseurs et joindre le bon de livraison concerné (le 5 du mois)
- Assurer le classement des factures fournisseurs / bons de livraison
- Compléter la balance âgée et reprendre les commentaires des mois précédents en lien avec le comptable et le contrôleur de gestion (le 15 du mois)
- Elaborer les factures APA / Aide sociale en lien avec le CD et assurer le suivi des règlements
- Compléter le tableau sur le site AMELI (entrées/sorties, hospitalisations, dépenses...)
- Mettre à jour du classeur d’urgence : photos des résidents, coordonnées utiles
- Mettre à jour la liste des adresses mails des familles et envoyer au siège à la chargée communication France

Le poste a une polyvalence entre la partie Accueil qui est prédominante et la partie facturation.

Lors des congés de votre binôme, vous interviendrez en complément sur quelques missions RH.

Titulaire d’une formation assistanat manager et/ou de gestion, SP3S ou autre dans la santé, vous avez une expérience significative sur un poste multi-tâches alliant la qualité, l’efficacité, la réactivité et le sens de l’accueil idéalement dans le secteur de l’aide à domicile, en RSS, clinique, HP ( ).

Vous avez:

- un sens aigu de la relation clients, une bonne élocution et êtes capable de prendre des initiatives.
- une bonne maîtrise rédactionnelle: orthographe, grammaire ( )
- une bonne utilisation du pack office (Word, Excel, Outlook).
- déterminer les beso