Agent D'accueil Et D'instruction

**Descriptif et missions**: Définition du métier ou de la fonction
L’agent d’accueil et d’instruction (F/H) assure les missions d'accueil, de renseignements et d'orientation des usagers dans le respect des procédures établies et participe à l’image de la collectivité. Il/Elle traite les demandes de titres d’identité et d’attestation d’accueil.
Dans le cadre du projet d’amélioration de l’accueil des usagers, il/elle est chargé-e d’effectuer rapidement des prestations identifiées au sein de la direction.
En alternance, il/elle traite les appels téléphoniques.

Missions - activités
Activités et tâches principales du poste
- Assurer l’accueil physique des administrés et de tout type de public
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Accueillir et informer les usagers vers les services territoriaux ou organismes compétents
- Prendre en charge directement au niveau de l’accueil général, l’ensemble des questions de 1er niveau et les prestations rapides identifiées au sein de la direction constituant le socle commun de compétence (délivrance de formulaire, prise de rendez-vous, réservation salles de réunion et véhicules)
- En alternance, assurer la tenue du standard général
- Recevoir, filtrer et orienter les appels vers les différents services
- Identifier les demandes en évaluant leur degré de priorité
- Traiter les demandes de titres d’identité, d’attestation d’accueil et les délivrer

Activités spécifiques
- Veiller au bon fonctionnement de l’espace accueil
- Assurer le suivi des réclamations
- Assurer la gestion de l'affichage non réglementaire des différents services
- Réceptionner les demandes d’affichages des tiers
- Approvisionner l’accueil en fiches informatives et documents d’information
- S'assurer de l'accessibilité du hall d'entrée rue des Pénitents (enlèvement palettes, etc..)
- Échanger avec les différents services au sujet des démarches proposées et événements organisés afin d’informer au mieux les usagers
- En lien avec la Direction des Bâtiments, gérer les clés des locaux de l’hôtel de ville
- Mettre à jour des tableaux d’indicateurs d’activité et de qualité du service

Missions transversales
- Apporter une aide ponctuelle aux différents services rattachés à la direction (mises sous pli, pointages-)

Positionnement au sein du service ou rattachement hiérarchique
Sous l’autorité directe du chef de service de l’accueil général / titre d’identité.

Catégorie statutaire
- Poste de catégorie : C
- Filière : Administrative
- NBI poste éligible à la NBI - fonction d’accueil à titre principal
- Temps complet

Conditions ou contraintes particulières d’exercice du poste
- Poste marqué par l'importance de l'accueil du public en guichet
- Participation aux cérémonies de mariage par roulement du lundi au samedi
- Travail par roulement le samedi et le dimanche lors de manifestation ou réception (journée du patrimoine par exemple)
- Travail le dimanche lors des scrutins électoraux
- Amplitude horaire du service état civil : de 8h à 17h30 du lundi au vendredi
- Amplitude horaire de l’accueil de la mairie
- De 8h00 à 19 h00, et après 19h00 pendant les réunions du Conseil municipal, du Conseil communautaire et les réceptions
- De 9h à 12h00 les samedi matin
- L’agent est amené à intervenir sur ces types d’accueils en roulement avec d’autres agents du service ou en remplacement

**Profil recherché**: Ressources ou compétences requises
Savoirs
- Connaissance du cadre législatif et réglementaire dans le domaine de l'état civil, des élections, du recensement citoyen et de la délivrance des titres d'identité
- Connaissance de l'organisation interne de la collectivité et de ses circuits d'information

Savoir-faire
- Maîtriser le cadre législatif et réglementaire pour répondre aux demandes des usagers
- Être capable de faire face à tout type de public, en s'adaptant à son interlocuteur
- Maîtriser les techniques de communication notamment téléphonique
- Analyser les demandes pour apporter une réponse conforme et complète
- Maîtriser open office et être capable de s'adapter aux logiciels métier (Application ANTS, CapDémat, Elire, Mélodie Opus, Open Elec, Open Résultats, Maestro Opus)
- Se conformer à des opérations méthodiques et des consignes
- Être capable de s'adapter à des tâches et des environnements de travail divers

Savoir-être
- Sens affirmé du service public
- Goût du contact avec le public
- Excellente présentation
- Sens du travail en équipe
- Discrétion professionnelle
- Polyvalence et flexibilité
- Méthode, organisation, sens des priorités et esprit d’initiative

**Avantages liés au poste**:
**Avantages collectifs au travail**:

- Prime de fin d’année
- Restauration collective/titres restaurant
- Compte-Epa