Agent(E) de Gestion Administrative Affaires

La commune de Saint-Martin-d’Hères est la 2ème ville du département de l’Isère (38 500 habitants). Elle est au cœur du développement de nombreux projets et accueille le Domaine Universitaire avec près de 50 000 étudiants et employés. Ville dynamique, innovante et solidaire, attachée à un service public de qualité, efficiente et ancrée dans la proximité avec les usagers, elle fait partie de l'agglomération de Grenoble Alpes Métropole (près de 450 000 habitants)._

**Délais de publication : Jeudi 24 octobre 2024**

**Cadre d'emplois : Adjoints administratifs**

**Quotité : temps complet
**Description du poste**:
**Missions du service**

Le service État civil et Démarches Citoyennes est rattaché à la Direction Affaires Juridiques et Citoyennes. Il a pour principales missions d’assurer l’accueil et de gérer les demandes administratives concernant notamment les questions relatives à la **naissance**, au **mariage**, au **décès**, d’instruire des dossiers relatifs à **l’identité** de l’administré (carte d’identité, passeport) ainsi que les attestations d'accueil, d’organiser les **élections**, de recenser les jeunes en vue de leur participation à la journée défense et citoyenneté, de gérer le courrier interne et les cimetières de la ville.

**Missions du poste**

Sous la responsabilité hiérarchique du responsable des affaires générales, au sein d’une équipe, l’agent assure la mission d’accueil administratif de la population sur le secteur affaires générales et instruit les demandes des usagers.

**Activités du poste**

**La grande majorité du temps de travail est dédié à l’accueil du public**

**1 - Secteur Affaires générales**:

- Dossiers concernant l’identité et la circulation des personnes (cartes d’identité, passeports, attestations d'accueil)
- Inscription sur les listes électorales des habitants de la ville
- Instruction des attestations d’accueil
- Recensement des jeunes en vue de la journée défense et citoyenneté
- Missions administratives générales: légalisation de signature, certificat de vie...
- Gestion simultanée de l'accueil physique et téléphonique du public

**2- Participation à l'activité générale du service**
- Accueil, information et renseignements du public
- Organisation des élections politiques et présence obligatoire les jours de scrutin (et éventuellement les veilles de scrutin)
- Participation au secrétariat du service
- Contribution occasionnelle aux autres missions du service en cas de besoin (état civil, accueil central, courrier)
- Tenue des statistiques, gestion du courrier, fax, mails...

**Profil recherché**:
Connaissances et savoir-faire
- Bases réglementaires état civil, élections, savoir lire un texte législatif, ou capacité à monter en compétences dans ces domaines
- Écouter et analyser la demande du public pour la gérer dans la légalité, savoir justifier tout refus de demandes particulières, donner du sens auprès du public
- Communication orale et écrite,
- Aisance informatique indispensable (utilisation quotidienne de 6 logiciels métiers spécifiques au quotidien)
- Capacité d 'adaptation
- Rechercher l’information auprès des administrations compétentes,
- Instruire les dossiers,
- Travailler en équipe
- Techniques de secrétariat,
- Être capable de s'adapter aux évolutions,

Savoir-être
- Sens du service public et de la relation avec les usagers
- Écriture soignée
- Discrétion et secret professionnels
- Esprit d'initiative
- Qualités relationnelles
- Rigueur et organisation
- Ponctualité et disponibilité
- Bonne présentation
- Conserver la maîtrise des situations et des réactions en toutes circonstances
- Être capable de travailler dans le bruit et de changer d’activité pour répondre aux besoins du service et urgences. Rythme de travail soutenu

**Conditions**

**Conditions d'exercice**
- Organisation du travail dans le cadre des 1607 heures
- Application d'un règlement spécifique du temps de travail

**Conditions de rémunération**
- Traitement de base aux conditions de la Fonction Publique Territoriale (FPT)
- Régime indemnitaire tenant compte des fonctions, des sujétions, de l'expertise et de l'engagement professionnel (RIFSEEP)

**Conditions d’exercice particulières**
- ** Horaires d’ouverture au public**:

- Le lundi 13h30 à 17 h (fermé le matin) / du mardi au vendredi de 8 h 30 à 12 h 00 et de 13 h 30 à 17 h
- ** Horaires de travail**:
le lundi 8h20 à 12h et de 13h25 à 17h05

Du mardi au vendredi 8h20 à 12h et de 13h25 à 17h05
- ** Permanence à tour de rôle **sur la base du volontariat** **le samedi pour la célébration des mariages
- Travail le dimanche en période électorale.
- Travail en open space, rotation sur différents postes de travail

**Avantages et participations de l'employeur**

**Sans condition d'ancienneté**
- Plan de Déplacement d’Administration (PDA) remboursement à hauteur de 75% d