Assistant(E) (F/H) - Direction Commerciale

Grâce à son expertise d’intégrateur global, **VINCI Airports** développe, finance, construit et gère 72 aéroports dans 13 pays. Une expertise d’intégrateur global au service des territoires et de l'environnement, des compagnies aériennes et des enseignes commerciales pour développer les aéroports tout en améliorant l’expérience des passagers.

**VINCI Airports** recherche actuellement **un(e) Assistant(e) de Direction (H/F)** pour sa Direction Commerciale.

Rattaché(e) au Directeur Commercial, membre de l'ExCom de VINCI Airports, vos missions à ce poste seront:

- Gestion agenda : montage de réunions ponctuelles et récurrentes avec les équipes en interne et dans nos aéroports, meetings avec interlocuteurs externes (en visio, à l’Archipel ou en local) - emploi du temps chargé et changeant ;
- Organisation des déplacements worldwide (coordination avec les équipes locales/prospects/fournisseurs, réservation de billets d’avion/train et hôtels en conformité avec la politique voyage de la société sur le logiciel de Néo-KDS) ;
- Inscription à de nombreux évènements du secteur aéronautique (Routes, ACI, IATA Slot Conference ) et retail (TFWA ) : gérer l’inscription, la facturation et la logistique ;
- Réservation restaurant/plateaux-repas/salles de réunion/taxi, etc ;
- Saisie des notes de frais sur le logiciel Néo-KDS ;
- Saisie du temps passé sur l’outil de contrôle de gestion GAP ;
- Gestion des parapheurs ;
- Saisie de courriers ;

**Missions évènementiel**

Chaque année, plusieurs évènements de différents formats à organiser : du simple workshop d’une journée au séminaire d’une cinquantaine de participants en résidentiel, ou même cocktail d’une centaine de personnes - en France comme à l’étranger:

- sélection de lieux (ponctuellement visites in-situ), négociation tarifs, facturation, trouver des activités de team-building, aide à l’élaboration de l’agenda, communication et coordination avec les participants, etc

**Missions auprès de la Direction Commerciale**
- Comptabilité d'engagement : récupération des contrats/devis pour saisie des commandes dans le logiciel comptable LIANA puis suivi de la facturation, relances fournisseurs. Rappel des process comptables aux équipes. Mission en lien étroit et régulier avec la comptabilité et le collaborateur en charge du suivi de budget.
- Gestion ponctuelle des agendas des directeurs.
- Organisation de réunions (planification & logistique).
- Aide ponctuelle sur les réservations de voyages.
- Intendance diverse : lien avec les services généraux, réservation restaurant/plateaux-repas/salles de réunion/taxi, commandes de fournitures de bureaux, etcAinsi que toutes tâches liées au bon fonctionnement quotidien des équipes (courrier, parapheurs, commande cartes de visite, etc)
- De formation supérieure Bac + 2 minimum, vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint et Outlook), des outils spécifiques de gestion (comptables, déplacements ),
- Rigoureux (se) et organisé(e) vous avez une première expérience significative (minimum 10 ans) réussie en assistanat de direction,
- Vous disposez de capacités rédactionnelles,
- Vous avez le sens du service et de l’anticipation,
- La discrétion et les qualités relationnelles sont également des points essentiels pour réussir dans ce poste,
- Vous savez travailler dans l’urgence et gérez les priorités,
- Langue : anglais courant, espagnol serait bienvenu.

The world's leading private airport operator, VINCI Airports manages more than 65 airports in 12 countries in Europe, Asia and the Americas. Thanks to its expertise as a global integrator, VINCI Airports develops, finances, builds and operates airports by bringing its investment capacity and know-how in optimizing operational performance, modernizing infrastructures and leading their environmental transition. VINCI Airports was the first airport operator to commit to an environmental strategy on an international scale in 2016, with the aim of achieving zero net emissions throughout its network by 2050.