Assistant(E) Polyvalent(E)

GL events, groupe intégré des métiers de l'événement, opère sur trois segments : organisation d’événements, gestion d’espaces et services pour salons et congrès. Son modèle repose sur des centres de profits à taille humaine, favorisant proximité client, épanouissement professionnel, autonomie et responsabilité. Avec 1427 M€ de CA (2023) dont 45% à l’international, GL events s’appuie sur ses collaborateurs dans plus de 90 pays pour poursuivre son développement._
- Sa filiale _**_DECORAMA_**_, présente à Chilly-Mazarin, est spécialisée sur le secteur de l'Installation Générale événementielle, au service de ses clients pour créer des événements uniques et impactant._

**Poste**:
Nous recherchons un(e) Assistant(e) Polyvalent(e), qui interviendra en appui administratif et opérationnel auprès de plusieurs services (direction, achats, exploitation). Il/elle assure un rôle de gestionnaire opérationnel multi-tâches, intervenant de manière autonome dans la gestion quotidienne des activités liées à l’exploitation, aux achats, aux fournisseurs, à la facturation et au suivi administratif du personnel intérimaire et salarié.

Il/elle garantit la bonne exécution des tâches opérationnelles, la fiabilité des données saisies, et contribue activement à la performance des services internes, dans un environnement exigeant en réactivité et organisation.

Les missions:
**1. Accueil et standard**
- Accueillir les visiteurs, clients et fournisseurs et les orienter vers leur interlocuteur,
- Répondre aux appels entrants, assurer leur répartition efficace,
- Gérer les réservations (train, hôtel, véhicules) pour les équipes opérationnelles,
- Gérer les accréditations, badges, et demandes LOGIPASS

**2. Gestion du courrier et des fournitures**
- Réceptionner et diffuser le courrier interne/externe et les colis,
- Gérer l’affranchissement, les plis recommandés et les navettes internes,
- Commander les fournitures (consommables, bordereaux, étiquettes, etc.).

**3. Gestion des achats et fournisseurs**
- Passer les commandes via l’outil GESCOM après devis,
- Créer les comptes fournisseurs (dossier administratif + saisie dans RING),
- Contrôler les bons de livraison, devis et factures (rapprochement avec chantiers),
- Coordonner les réceptions physiques des achats au dépôt,
- Relancer les fournisseurs en cas de factures manquantes.

**4. Gestion clients**
- Ouvrir les affaires dans GESCOM,
- Établir la facturation client,
- Assurer le suivi de la balance âgée.

**5. Gestion administrative courante**
- Saisir et vérifier les heures pour les agences d’intérim,
- Alimenter le fichier de suivi des heures par affaire,
- Intégrer les factures intérim dans le tableau de suivi,
- Saisir les heures collaborateurs via l’outil TEMPO,
- Préparer les plans particuliers de sécurité et de protection de la santé (PPSPS).
- Cette liste n’est pas exhaustive ni limitative et le salarié pourra être amené à effectuer différents travaux entrant dans le cadre de ses qualifications et confiés par sa hiérarchie ou la Direction Générale._

**Profil**:

- Expérience requise : Bac+2 minimum avec 3 années d'expérience sur un poste similaire
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, GESCOM, outils internes )
- Aisance dans les processus administratifs et de gestion
- Excellentes qualités relationnelles et présentation professionnelle
- Polyvalence et sens de l'organisation
- Réactivité et sens du service
- Capacité à gérer les priorités et à prendre des initiatives
- Intérêt pour l’événementiel et le goût du challenge

**Autres informations**:
Lieu de travail : Chilly-Mazarin (91)

Type de contrat : Contrat à durée indéterminée

Prise de poste souhaitée : Au plus tôt