Cdi - Responsable Exploitation Evénementiel (H/F)

Description du poste

**CONTEXTE**:
Au sein de la Direction du Développement Commercial des Métiers, Le/la Responsable Exploitation Evénementiel interviendra sur les activités propres à l’espace Jean-Louis Dumas.

L'espace Jean-Louis est un bâtiment situé à Pantin. Il a été construit avec l’objectif 1er d’accueillir quatre fois par an, les Collections Hermès (Showroom et Preview).

Entre 2 collections, l’Espace Jean-Louis Dumas maintient cet espace convivial, vivant et actif pour pouvoir accueillir les autres événements de la Maison tels que : les formations, les séminaires, les groupes de travail, les conférences ou tout autre évènement interne.

Le/la Responsable Exploitation Evénementiel pourra s’appuyer sur les différents prestataires internes et externes qui travaillent au sein du bâtiment et qui sont des acteurs essentiels au bon fonctionnement/déroulement de cette activité : accueil, maintenance, ménage, restauration, sécurité, services généraux, technique (son, lumière et vidéo), etc.

**MISSIONS**:
**1/ Gestion des plannings**:

- Maitrise d’un outil de mise en place de plannings pour le suivi des événements (Excel ou autre)
- Etude des plannings selon les besoins définis par le client et les contraintes des autres entités.
- Suivi et partage des informations

**2/ Gestion des stocks**:

- Réalisation des inventaires pour les décors en collaboration avec l’équipe de production Showroom
- Suivi des inventaires pour les mobiliers et accessoires de l’équipe en charge de l’exploitation du bâtiment
- Création et suivi d’une photothèque (matériel et accessoires)
- Mise en place d’outils adaptés pour le suivi des inventaires
- Optimisation du rangement des stocks
- Développer un outil de suivi, centraliser les informations, optimiser et gérer les lieux de stockage
- Collaborer avec le responsable de Pantin Logistique et l’équipe de Production du showroom

**3/ Réalisation et Coordination des événements internes**
- Conseiller le client interne sur tous les aspects techniques/sécurité
- Demander les devis aux prestataires techniques
- Vérifier l’adéquation entre les devis et les besoins
- Coordonner la mise en place de l’événement
- Mettre à disposition tout le matériel demandé
- Etablissement des Plans de prévention ou Autorisation de travail
- Coordonner les différents intervenants avec les services internes (sécurité, services généraux)
- Gestion des colis : assurer le contrôle à la réception, dispatch dans les espaces, assurer le retour via bon Isitrac

**4/ Logistique et Exploitation**

Entre 2 collections, pour adapter l’espace aux événements accueillis et le rendre confortable, une logistique rigoureuse et planifiée de tous les moyens est indispensable (humain, mobilier, matériel et services). Tous les mouvements (aménagement, réaménagement, déménagement, stockage ) doivent être anticipés et coordonnés. Le/la Responsable Exploitation Evénementiel devra prendre en charge l’exploitation, être très actif et moteur dans ces actions/missions, sous la responsabilité du responsable du bâtiment, notamment_ :_

Montage/démontage après et avant les collections:

- Vider le bâtiment avant les Showrooms pour laisser la place à la Production
- Gérer le stockage de tout le mobilier et matériel
- Mise à jour des plans d’implantation par espace après le Showroom en tenant compte des scénographies maintenues sur place

Mouvements entre deux évènements:

- Coordonner la manutention et le stockage du mobilier
- Réalisation des plans d’implantation par événement selon le format souhaité
- Demande de devis auprès des prestataires selon les besoins
- Aménager les espaces avec le mobilier et les équipements techniques requis
- Mettre tout en œuvre pour maintenir ce lieu accueillant et confortable

**PROFIL RECHERCHE**:

- Expérience de 5 ans minimum sur des fonctions Régie Technique
- Expertise en tant que facilitateur pour manager des équipes de manutentionnaires et être un relai entre les différents services internes
- Autonome, avoir le sens des initiatives
- Aimer travailler en équipe, participer à la coordination des plannings Espace Jean-Louis Dumas/Production et au partage des informations
- Savoir lire et interpréter un plan
- Organisé(e) et rigoureux
- Flexible, polyvalent, participer si besoin à quelques manipulations et mouvements
- Assistant tous corps de métiers techniques (dont lumière & déco)
- Expérience du terrain
- Maîtrise des outils du Pack office
- SketchUp ou autre

Gest
- Type de contrat:
CDI
- Pays:
France
- Ville:
PANTIN
- Travail:
Sécurité, Sureté, Entretien et Maintenance
- Expérience:
Débutants acceptés
- Société:
HERMES SELLIER