Assistant Administratif

**Descriptif et missions**: Socle commun:

- Traitement du courrier de l'ensemble du Pôle en l’absence de l’assistante du directeur du pôle
- Suivi et diffusion de la messagerie « secrétariat DST »
- Gestion des réclamations des riverains sur l’appli mobile, et via le site de la ville, par téléphone et par courrier
- Gestion d'agendas électroniques des directeurs/responsables du pôle
- Gestion des demandes d’interventions relevant du périmètre du pôle (ascenseurs, éclairage public, signalisation, chauffage, etc.) en lien avec les directeurs
- Accueil physique et téléphonique, organisation de rendez-vous et de séances de travail, transmission de messages, réservation de salles, organisation de déplacements, vidéoconférences
- Préparation de dossiers
- Prise de notes, rédaction et mise en forme de courriers ou compte-rendu.

Dossiers spécifiques:
Astech et GIR:

- Assistance et suivi de la Gestion sur logiciels métiers ASTECH (gestion des demandes d’interventions) et GIR (gestion des demandes de mise à disposition de véhicules en autopartage)
- Saisie de demandes du pôle technique et Environnement ou des services exceptionnellement
- Extractions statistiques spécifiques
- Rapports d'activités et bilans des demandes

Comptabilité et finances:

- Aide à la préparation budgétaire, saisie des propositions budgétaires sur civil, report du budget voté dans les tableaux de suivi,.
- Saisie de bons de commande sur civil et dans les tableaux de reporting
- Gestion et suivi de l'exécution budgétaire, alertes via les tableaux de suivi
- Validation des factures de location DIAC
- Extraction budgétaire à la demande et mensuellement (consommations de crédits, lignes marchés)
- Contrôle des pièces comptables - révisons de prix

Marchés publics et contrats:

- Assistance au suivi et avancement des marchés publics et contrats
- Suivi de la planification des marchés à passer ou renouveler, alerte

Autorisations, code de la voirie/route:

- Rédaction d'autorisations liées aux occupations du Domaine Public, à la circulation, etc
- Suivi, affichage, transmission, tenue du registre des arrêtés
- Mise à jour du listing et organisation des réunions concessionnaires

Commission communale de sécurité:

- Convocation, frappe de procès-verbaux des commissions

Hygiène urbaine:

- Planification des actions 3D en l’absence de l’inspecteur de salubrité: dératisation, désinfection, désinsectisation de bâtiments ou réseaux d’égouts communaux
- Gestion des procédures liées aux déchets, dépôts sauvages et demandes de dérogation bruit
- Gestion planification et suivi des opérations de captures animales, des animaux morts ou errants, des chats libres
- Instruction de permis de détention (animaux de catégorie 1 et 2)
- Rédaction de certificats de salubrités
- Suivi des procédures d’avis à l’occasion des études d’impact et des enquêtes publiques concernant les installations classées

Jardins potagers:

- Gestion des baux (préparation des contrats et suivi (signature)
- Suivi annuel des paiements

**Profil recherché**: Savoirs / connaissances théoriques:

- Connaissance de l’environnement juridique, territorial, du milieu des Services Techniques (approche des différents textes règlementaires : Codes des marchés publics, CCAG Travaux, Guide interne de la commande publique, Comptabilité publique, Code de la Voirie, de la Route, de l’Hygiène).

Savoir-faire / savoirs techniques:

- Rédiger des rapports et des courriers relatifs aux diverses problématiques du poste.
- Etablir des tableaux de bord.
- Utiliser l’outil informatique (Excel, Word).
- Utiliser des logiciels professionnels de gestion (Finances, techniques)

Savoir être:

- Esprit de synthèse.
- Bonne écoute.
- Confidentialité et discrétion.
- Organisation.
- Autonomie

Parcours professionnel:
Formation en secrétariat exigée.
Expériences dans d’autres collectivités ou d’autres services sur des missions similaires appréciée.
Conditions d’exercice:
Poste à temps plein.
Rémunération statutaire, IFSE, CIA, prime annuelle, participation santé, prévoyance, au transport, CNAS, participation employeur sur le service de déjeuner mis à disposition.
**Avantages liés au poste**:
**Avantages collectifs au travail**:
**Description de la collectivité**: Située au cœur du Val-de-Marne, à 10km de Paris, la ville d'Orly offre un environnement dynamique et prometteur. Avec plus de 25 000 habitants, Orly vibre au rythme de projets ambitieux et engagés. Au-delà d'accueillir l'aéroport mondialement connu de Paris-Orly, la ville s'inscrit entre autres dans un programme ambitieux de transformation de ses quartiers et œuvre chaque jour à maintenir et développer son réseau de services à destination des habitants.
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