Secrétaire Médicale

L’Association ITINOVA, recherche pour son établissement « La Marteraye » situé à SEYNOD - ANNECY (74) Secrétaire Médicale H/F.

Itinova est un groupe sanitaire, social et médico-social à but non lucratif, au service de la Personne. Aujourd'hui, il rassemble autour de son siège historique à Lyon, 2665 salariés, 70 établissements et services, permettant d'accueillir et de prendre soin de plus de 7300 personnes par an parmi les plus vulnérables, en situations de handicap, d’exclusion ou de dépendance, à tous les âges de la vie.

Description de l’établissement:
L’établissement de Soins Médicaux de Suite et de Réadaptation « La Marteraye » est reconnu dans le Schéma Régional de l’Organisation Sanitaire Rhône-Alpes (SROSS) comme établissement dispensant des soins de suite médicalisés non spécialisés ayant pour objectif la stabilisation de l’état de santé du patient, permettant d’envisager sa réadaptation et sa réhabilitation, en interrelation avec les partenaires d’amont et d’aval de la filière de soins.

Le déménagement dans un nouveau bâtiment en octobre 2019, propose un cadre de travail optimal (Bâtiment et mobiliers neufs et adaptés à la prise en charge SSR pour les patients et les professionnels).

L’augmentation de capacité de 50 à 100 lits d’hospitalisation complète ainsi que 10 lits d’hôpital à temps partiel permet d’accueillir des patients pour des prises en charge:

- Polyvalente à orientation locomoteur
- Polyvalente à orientation oncologie et soins palliatifs
- Polyvalente à orientation gériatrique.

**LE POSTE**

Poste de secrétaire tournant entre, essentiellement, le secrétariat d'accueil et celui d'hospitalisation complète.

La secrétaire médicale planifie et crée l’entrée d’un patient, accueille et renseigne le patient et son entourage, organise les activités (consultations, transports, etc.) et prépare la sortie des patients + facturation. Elle alimente le DPI au besoin en documents externes et assure l’archivage du dossier médical papier. Elle est le lien entre tous les intervenants, internes ou externes, de l’entrée à la sortie du patient.

Rattaché(e) à la Directrice Adjointe, la secrétaire médicale prendra en charge les missions suivantes:
Missions de l’accueil:

- Accueil physique et téléphonique des patients et de leur entourage.
- Création des dossiers patients lors de l’entrée sur le logiciel GAP FIRST en lien avec le service de soins, demande renseignements papiers (carte identité, mutuelle, vitale ) et renseignements en lien avec le séjour (demande chambre double, internet, téléphone ).
- Facturation des séjours à la sortie des patients et facturation mensuelle.
- Préparation administrative des sorties.
- Relances des impayés auprès des patients et mutuelle.
- Relances de prise en charge mutuelle.
- Mise à jour des tableaux de suivi concernant les patients présents.
- Répartition du courrier de l’équipe médicale de l’étage
- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance
- Respect des protocoles sanitaires au sein de l’Etablissement

Missions en hospitalisation complète:

- Planification des transports sanitaires via la plateforme RUBIS.
- Accueil physique et téléphonique des patients et de leur entourage.
- Préparation des enveloppes pour les rendez-vous des patients.
- Prise de RDV médicaux externes.
- Tenue des dossiers patients (documents papier à scanner dans le DPI, mise à jour des rdvs dans le logiciel OSIRIS, archivage du dossier médical papier en fin de séjour et classement papier journalier).
- Préparation des enveloppes de sortie à destination des patients à partir des documents fournis par les médecins (comptes-rendus de sortie, ordonnance de sortie), des documents fournis tout au long du séjour (biologies, ECG ) et de l’hospitalisation précédente et du bon du transport.
- Envoie courriers lors d’une sortie ou d’un décès aux différents médecins du patient.
- Impression des demandes trajectoires et participation aux commissions d’admission journalières puis validation des admissions sur via-trajectoire.
- Planification des entrées selon les sorties et mise à jour du taux d’occupation général et par médecin.
- Distribution et saisie des résultats des questionnaires de satisfaction patients.
- Impression des plannings patients pour la semaine.
- Mise à jour des tableaux de suivi d’admission, d’annulation, des demandes particulières, des patients COVID et du suivi d’activité.
- Pointage des factures du laboratoires et des transports
- Respect des protocoles sanitaires au sein de l’Etablissement

Lors des congés, vous serez aussi amené à effectuer les missions de l'Hôpital de Jour.

Les outils utilisés sont : OSIRIS, GAP FIRST, Outlook, le pack office, le site Via-Trajectoire et la plateforme transports.

Les compétences et le savoir être