Assistent/in Der Beigeordneten Direktoren Des Ill

**Assistent/in der beigeordneten Direktoren des ILL**

**Hintergrund**

Das Institut Laue-Langevin (ILL) in Grenoble (Frankreich) ist ein in der Neutronenforschung europaweit führendes internationales Forschungszentrum. Jedes Jahr organisiert das ILL mehr als 2000 Besuche von Gastwissenschaftlern, die weltweitführende Experimente durchführen. Sie sind an einer neuen Herausforderung in unserem internationalen Institut interessiert?
Aufgrund des bevorstehenden Ruhestands der aktuellen Stelleninhaberin suchen wir nach einem/einer geeigneten Nachfolger/in für diese wichtige Stelle.
Das ILL hat zwei beigeordnete Direktoren, die als Leiter des Bereichs Wissenschaft und als Leiter des Bereichs Projekte und Techniken tätig sind. Sie werden die Aufgabe haben, die beigeordneten Direktoren (derzeit ein deutscher und ein französischer Staatsangehöriger) bei der Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts ihrer jeweiligen Institutsbereiche zu unterstützen.
Gemäß der Geschäftsordnungen des ILL werden der Direktor und die beigeordneten Direktoren für eine Dauer von fünf Jahren ernannt, was die Möglichkeit bietet, dass sich die Rolle dem/der Assistent/in mit der neu ernannten Geschäftsleitung (mit Direktoren aus Deutschland, Frankreich und dem Vereinigten Königreich) weiterentwickelt.

**Ihre Aufgaben**

**Administrative Aufgaben**:

- Terminkalenderverwaltung und Inbox-Management; Planung von Besprechungen und Terminen
- Bearbeitung von Anrufen, E-Mails und sonstigem Schriftverkehr
- Erstellung und Verteilung Sonderdokumente, Berichte, Sitzungsprotokolle und anderer offizieller Kommunikationen (Mitteilungen der Direktion, Sitzungen der Gesellschafter usw.)
- effiziente Priorisierung von Aufgaben und Behandlung dringender Angelegenheiten

**Operative Unterstützung**:

- Organisation von Dienstreisen (Reiseplanung, Buchung von Übernachtungen usw.)
- Unterstützung bei der Erstellung von Dokumenten, Präsentationen und Sitzungsunterlagen
- Unterstützung bei der Budgeterstellung

**Management interner und externer Beziehungen**:

- Sicherstellung eines optimalen Informationsflusses innerhalb und außerhalb des Instituts unter Nutzung der verschiedenen verfügbaren Kommunikationskanäle. Zu den externen Beziehungen können Interaktionen mit lokalen und regionalen Behörden, Ministerien und anderen Einrichtungen der Neutronenforschung gehören.
- Begrüßung und Orientierung von Besuchern/innen; Behandlung der Anfragen von VIP-Besuchern/innen inklusive logistischer Vorkehrungen

**Organisation von Veranstaltungen**:

- Koordinierung interner und externer Veranstaltungen (Seminare, Tagungen usw.) in Zusammenarbeit mit dem jeweiligen beigeordneten Direktor
- Regelung organisatorischer Aspekte von Besprechungen und Veranstaltungen inklusive Raumbuchung und Vorbereitung der technischen Geräte

Sie werden eng mit dem/der Assistent/in des Direktors des ILL zusammenarbeiten und ihn/sie bei Bedarf vertreten.

**Ihr Profil**
- Sie haben ein erfolgreich abgeschlossenes Studium im betriebswirtschaftlichen Bereich oder auf einem anderen relevanten Gebiet.
- Sie haben mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion.
- Sie besitzen ein ausgeprägtes Organisationsvermögen und Zeitmanagementfähigkeiten.
- Sie beherrschen die gängige Bürosoftware und insbesondere MS Office.
- Fließende Englisch
- und Französischkenntnisse in Wort und Schrift werden vorausgesetzt, Deutsch ist ein Plus.
- Sie sind diskret, diplomatisch und zeichnen sich durch eine absolut vertrauliche Arbeitsweise aus.
- Sie sind in der Lage, unter Druck zu arbeiten und Prioritäten effizient zu organisieren.