Cdd Employe.e Administratif.ive a Bernay

Groupe SOS Solidarités est un acteur majeur du secteur social et médico-social en France : handicap, addictions, asile et intégration, inclusion professionnelle, habitat et santé, Justice, Santé des femmes, santé communautaire... C'est notamment le 1er gestionnaire associatif d'établissements de soins avec hébergement temporaire, et le 2e acteur associatif de la lutte contre les addictions.

Sa mission : apporter des réponses concrètes et innovantes aux enjeux de solidarités, en accompagnant inconditionnellement les publics dans leur autonomie, pour faire en sorte que personne ne soit au bout de son histoire, aujourd'hui comme demain.

Groupe SOS Solidarités est une association du Groupe SOS. Rejoindre le Groupe SOS, c'est choisir un métier qui a du sens, dans une grande organisation non lucrative qui agit pour le vivre-ensemble, en France et dans le monde. Il se distingue par son audace, son approche entrepreneuriale et l'engagement de ses 22 000 employé.e.s face aux défis sociaux et environnementaux.

Employeur engagé, le Groupe SOS défend l'accès à l'emploi pour toutes et tous, indépendamment de l'origine, du genre, de l'orientation sexuelle, de la religion, du handicap ou du parcours de vie. Il valorise et soutient les métiers essentiels à la cohésion sociale, contribuant ainsi à un avenir plus inclusif et durable.

Dans le cadre d'un remplacement pour congé maladie, nous recherchons pour notre sites de BERNAY une secrétaire-chargée d'accueil dont les missions sont:
Assurer l'accueil de publics vulnérables concernés par des problématiques liées aux addictions
- Accueil téléphonique et gestion des RDV des professionnels (médecin-psychologue-infirmier-travailleur social)
- Accueil physique des usagers lors des RDV
- Transmissions des informations liées aux premiers contacts à l'équipe pluriprofessionnelle
- Participation aux réunions d'équipes

Gérer les tâches administratives courantes en fournissant à la Direction et aux salariés un support indispensable au bon fonctionnement de la structure.
- Réception et traitement du courrier reçu
- Suivi des fiches horaires du personnel
- Tenue du tableau d'affichage employeur
- Saisie dans le logiciel métier des Dossiers uniques informatisés des usagers
- Rédaction de courriers, compte-rendu et statistiques à la demande de la Direction
- Référent administratif s'agissant des contrats de maintenances, suivi et mise à jour du registre de sécurité (véritas)
- Classement des dossiers, archivage et gestion des archives
- Commande des fournitures, outils de travail pour le personnel, gestion prévisionnelle des stocks
- Assurer les réceptions des commandes
- Informer la direction des accidents du travail

Comptabilité
- Tenue de la caisse, contrôle mensuel avec l'envoi à la direction pour validation. Anticipez la demande d'espèce.
- Aide à la clôture comptable en fin d'année

Savoir-faire:

- Etre réactive face aux demandes des interlocuteurs téléphoniques ou des visiteurs
- Savoir écouter les demandes téléphoniques, les évaluer et les orienter auprès des membres de l'équipe
- Savoir orienter les visiteurs entre les différents services
- Savoir gérer un agenda et un planning en fonction des besoins et des contraintes horaires
- Savoir accueillir de façon aimable les visiteurs
- Avoir une bonne présentation
- Etre capable de répondre aux demandes techniques d'informations (demandes d'adresses précises de centres, procédures d'admission...)
- Savoir anticiper sur les besoins de matériel pour le personnel
- Faire des recherches rapides et précises pour répondre aux questions posées

Connaissances:

- Maîtrise des outils informatiques : logiciels Word, Excel, Internet

Compétences professionnelles:

- Disponibilité
- Polyvalence
- Organisation
- Sens du contact
- Discrétion
- Travail en équipe
- Rigueur
- Capacité d'écoute
- Réactivité
- Autonomie