Assistant Administratif

**À propos du poste**
Le CIAS du Pays Fouesnantais recrute un(e) assistant(e) administratif(ve). L'agent assure l’accueil des résidents, des familles et du public au sein de l’établissement. Il participe au bon fonctionnement des EHPAD et a en charge la constitution et le suivi des dossiers administratifs des résidents.

**Missions / conditions d'exercice**
- Accueil physique et téléphonique:

- Réceptionner, orienter et transmettre les communications téléphoniques
- Prendre des messages et en assurer la transmission
- Accueillir toute personne se présentant à la résidence (visiteurs, professionnels extérieurs, familles )
- Faire visiter l’établissement à la demande

Accompagnement des personnes accueillies et de leur famille:

- Participer à l’accueil des nouveaux résidents
- Constituer et suivre les dossiers administratifs des résidents
- Effectuer les déclarations auprès des organismes suite aux entrées et sorties
- Donner des renseignements nécessaires : APA, APL, Aide Sociale
- Orienter vers les organismes appropriés : CLIC, Département, CAF
- Assurer le suivi des absences et hospitalisations
- Assurer l’envoi de données mensuelles à la CPAM
- Gérer les RDV socio-esthétiques et paramédicaux des résidents
- Clôturer les dossiers des résidents (sortie, décès )

Gestion administrative:

- Gérer les courriers à destination des services, des agents et des partenaires : réception, tri, enregistrement, distribution et traitement
- Tenir le registre des entrées/sorties
- Réaliser et mettre en forme des documents, en assurer la diffusion ainsi que le classement et l’archivage
- Gérer la liste des demandes d’admission et assurer le relais d’informations auprès de la directrice adjointe et l’IDEC
- Gérer et mettre à jour les données informatiques
- Tenir des statistiques (ANAP, EPRD )
- Assurer un soutien administratif à l’équipe de direction

Gestion comptable:

- Assurer la facturation des loyers des résidents chaque mois
- Assurer la facturation trimestrielle des aidés sociaux
- Tenir la Régie de dépenses et assurer les enregistrements comptables
- Assurer le traitement comptable des factures

Toute autre activité nécessaire au bon fonctionnement du service public

**Profil recherché**
- Connaissances:

- Maîtrise des outils bureautiques
- Maîtrise des techniques d’accueil
- Bon niveau d’orthographe et qualités rédactionnelles
- Connaissance du fonctionnement d’un EHPAD
- Connaissance en comptabilité publique

Logiciels utilisés : Netsoins, Berger Levrault

Expérience savoir-faire:

- Recueillir et exploiter des données avec méthode
- Accueillir un public diversifié
- S’exprimer correctement
- Rendre compte
- Savoir gérer les situations relationnelles difficiles
- Etre capable de résister à la pression de la demande et l’organiser

Savoir-être:

- Ecoute
- Disponibilité
- Adaptabilité
- Courtoisie
- Polyvalence
- Organisation
- Rigueur
- Sens du travail en équipe
- Discrétion professionnelle
- Respect de la hiérarchie

Type d'emploi : Temps partiel

Nombre d'heures : 28 par semaine

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Repos le week-end
- Travail en journée

Formation:

- Baccalauréat / Niveau bac (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 01/02/2025