Secrétaire PÔle Neurologie Et Affaires

**Descriptif**

LOCALISATION : Groupement Hospitalier Est, PAM Spécialités Neurologiques et Direction du GHE

Secrétariat de Pôle - Pôle des spécialités neurologiques (80%)
DESCRIPTIF DU POSTE / MISSIONS PRINCIPALES:
Secrétariat général du PAM:

- Accueil téléphonique et physique ;
- Gestion des agendas de l’encadrement du PAM ;
- Organisation des instances du PAM, frappe et diffusion des comptes rendus du Conseil de Pôle ;
- Réservation et préparation des salles ;
- Diffusion des comptes rendus de réunions ;
- Mise à jour des documents structure du PAM (annuaires, listes de diffusion, etc.) ;
- Suivi et mise à jour de tableaux de suivi des organisations et de l’activité sous Excel (achats, recensement divers etc)
- Gestion des commandes de matériels et fournitures de bureau pour le PAM ;
- Réception, traitement et distribution du courrier du PAM ;
- Réception et transmission des informations entre les différents interlocuteurs du PAM ;
- Collaboration avec les différents secrétariats des Directions du groupement ;
- Mise à jour de la signalétique de l’établissement ;
- Classement des dossiers et archivage.

Appui administratif de la gouvernance du Pôle:

- Gestion des lignes téléphoniques en cas d’absence ;
- Mise à jour du tableau des emplois ;
- Élaboration et mise à jour d'un livret d'accueil le cas échéant ;
- Soutien logistique aux secrétariats (locaux, outils informatiques, recensement des besoins au plan d'équipements, plan hôtelier etc.) ;
- Gestion du matériel (casque, pédales, micro etc.) ;
- Soutien à l’activité de la coordinatrice des secrétariats.

COMPÉTENCES / QUALITÉS REQUISES:

- Très bonnes orthographe et grammaire
- Bonne syntaxe, excellentes capacités rédactionnelles
- Bonne capacité d’analyse et de synthèse
- Maîtrise des outils et logiciels informatiques (WORD, EXCEL, POWERPOINT, CHRONOS)
- Discrétion,
- Grande disponibilité,
- Sens du travail en équipe,
- Capacités d’adaptation et polyvalence,
- Goût du contact et sens de l’accueil,
- Sens de l’organisation,
- Esprit d’initiative et proactive,
- Polyvalence et autonomie,
- Rigueur,
- Sens de la communication.

Secrétaire Affaires générales et communication - Direction du GHE (20%)
DESCRIPTIF DU POSTE / MISSIONS PRINCIPALES:

- Appui administratif dans les actions de communication (ex : mise en forme de la newsletter bi mensuelle du GHE, diffusion de supports de com )
- Appui administratif dans la gestion de projets
- Participation à l’organisation de l’évènementiel du site (invitation, logistique, prestation traiteur )
- Organisation de réunions, réservation et préparation de salles, notamment organisation des Comités mensuels des ENNOV violence (réservation de la salle, rappel mensuel aux participants)
- Mise en forme de documents (word/PPT), création, suivi et mise à jour de tableaux (excel)
- Diffusion de comptes rendus de réunions
- Envoi/classement des conventions et mise à jour du tableau de suivi
- Suivi de la mise à jour des annuaires du GHE (mise à jour réalisée par secrétariat DSEL)

Cette liste de tâches n’est pas exhaustive et doit s’adapter à toute modification d’organisation.

COMPÉTENCES / QUALITÉS REQUISES:

- Esprit de synthèse,
- Très bonne syntaxe, orthographe et grammaire, excellentes capacités rédactionnelles,
- Maîtrise des outils bureautiques (WORD, EXCEL, POWERPOINT).
- Discrétion,
- Sens de l’organisation,
- Esprit d’initiative,
- Rigueur,
- Capacités d’adaptation et polyvalence,
- Goût du contact et sens de l’accueil,
- Sens du travail en équipe,
- Sens de la communication.

**Personne à contacter