Internship Officer

**INTERNSHIP OFFICER**

**Raison d’être**:
L’Internship Officer fait partie intégrante de l’équipe dédiée à l’insertion professionnelle en tant que support administratif des stages. Il/elle intervient une fois le stage trouvé et sécurisé, pour en assurer le suivi administratif en termes de : validation de la convention, vérification des missions de l’étudiant en lien avec le programme dans lequel il est inscrit. Il/elle assure la relation avec l’entreprise et l’étudiant sur son périmètre.

L’Internship Officer est garant du cadre académique du stage et de la fiabilité des informations des tableaux de bord.

Au sein de l’équipe Career Centre, il.elle est rattaché.e hiérarchiquement au Responsable Insertion professionnelle d’un programme et fait partie de son équipe avec le Conseiller insertion. Il.elle est rattaché.e également de manière matricielle au Coordinateur des stages.

**Mission 1 - Coordonner l’activité stages**

Assurer le suivi des évaluations de stages (notamment celles inférieures à 50) et le baromètre négatif.

Faire un tableau de suivi et une 1ière analyse et alerter son Responsable pour mener ensemble des actions (entreprise/étudiant).
- _Suivre les étudiants AVANT le stage_:

- Assurer la validation des stages : étude de la fiabilité des demandes, validation des critères pédagogiques en adéquation avec le programme concerné.
- Coordonner l’administratif des conventions de stage dans un délai optimal : édition des conventions, signature des acteurs, modifications et éditions d’avenants.
- Assurer la communication étudiante et entreprise, via mails, zendesk, jobteaser et permanence à Aloha.
- Mettre à jour les informations dans les différents tableaux de suivi.
- _Suivre les étudiants PENDANT leurs stages_:

- Être le contact des étudiants durant leur stage, répondre à leurs questions, leur transmettre des informations, résoudre leurs problèmes et savoir solliciter d’autres services/parties prenantes si besoin de relais ou d’expertises.
- Contrôler le bon envoi du baromètre afin de s’assurer du bon déroulement du stage auprès des étudiants et des entreprises, pallier d’éventuels situations de mal-être étudiants ou d’insatisfaction entreprise
- Cascader les informations auprès de son Responsable en cas de difficultés en lien pour assurer ensemble une médiation.
- Répondre aux demandes des Entreprises sur des questions relatives aux aspects administratifs

**Mission 2 - Assurer la validation pédagogique APRES le stage**
- S’assurer du bon envoi et de la bonne réception des évaluations des entreprises d’accueil.
- Mesurer la satisfaction des étudiants et des entreprises.
- Identifier et gérer les étudiants ayant un stage de rattrapage à réaliser (si note inférieure à 50) : préparer en lien avec la Coordinatrice et la Responsable le livrable selon l’année académique du stage à rattraper, collecter les rapports de stages/BCD s’il y en a et recruter des correcteurs (contrats, répartition, facturation).
- Organiser les Examboard Stage : validation des notes et critères pédagogiques.
- Préparer et participer aux arrêtés des notes, jury examens en collaboration avec les directions concernées.

**Mission 3 - Collaborer à la vie du Career Centre**
- Participer activement aux différentes réunions en lien avec ses activités ainsi qu’aux réunions d’Equipe CC (rituels).
- Contribuer à l’amélioration continue du service et la rédaction des process avec les coordinateurs stages.
- Participer aux réunions d’informations aux étudiants sur les stages (permanence Aloha, onboarding rentrés, PUMS ).
- Partager les bonnes pratiques permettant de simplifier l’organisation.
- Contribuer à la réussite du Service (KPI liés au CP).
- Participer aux divers projets du service.
- Mettre à jour les tableaux de bord et la base de données entreprises recrutant les étudiants en stage
- Assurer la fiabilité des données entrantes sur Hubspot

**PROFIL**:
BAC+2/3 type Gestion de la PME, BTS Support à l'Action Managériale (ex BTS Assistant Manager), DUT

GEA (Gestion des Entreprises et des Administrations) ou autres selon profil licence

**COMPETENCES REQUISES**:

- Autonomie, proactivité, gestion des priorités, orienté chiffres
- Très grande rigueur et organisation
- Très bonne capacité relationnelle (capacité de prendre du recul)
- Travail en équipe et collaboratif
- Capacité d'adaptation, force de propositions
- Très à l’aise dans les utilisations outils IT et plateformes RISE, EXCEL, HUBSPOT et autres softwares
- Sensibilité satisfaction client
- Bon relationnel et rédactionnel
- Anglais courant lu/écrit/parlé

Type d'emploi : Temps plein, CDD

Salaire : Jusqu'à 27 000,00€ par an

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- Restaurant d'entreprise
- RTT
- Travail à domicile occasionnel

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Horaires fle