Charge D’administration

**SITUATION DU POSTE**

Dans la structure : membre d’une équipe de 4 personnes.

En collaboration avec la responsable administrative et financière, le trésorier et l’expert-comptable

**CONDITIONS**

Contrat CDI à temps partiel 80%
Salaire : Convention IDCC 1285 Groupe 5 (échelon selon expérience)

Poste à 100% en présentiel du lundi au jeudi (Aix-en-Provence)

Mutuelle santé, abonnement transport pris en charge à 50%, titres restaurants

[1er entretien : 28/11 ; 2ème entretien : 5/12 à Aix-en-Provence]
Date de prise de poste souhaitée : lundi 19 janvier 2026

**PRESENTATION DE LA STRUCTURE**

Créé en 2014, le collectif COFEES rassemble 43 structures culturelles parmi les plus emblématiques de la région Sud Provence-Alpes-Côte d’Azur, unies autour d’une initiative inédite. Ensemble, elles proposent des actions innovantes et concrètes en matière environnementale et sociétale, en adaptant les principes de la Responsabilité Sociétale des Entreprises et des Organisations à leurs activités (norme RSE ISO 26000).

Le poste à pourvoir est proposé dans le cadre d’un développement de l’activité de l’association.

**DESCRIPTION DU POSTE**
- **Mission Générales**_
Contribuer à la mise en œuvre et au développement du projet associatif en cohérence avec les orientations et décisions du Conseil d’Administration et dans le respect des valeurs de la RSE:

- Assurer la gestion administrative et financière de l’association
- Coordonner les moyens nécessaires à la réalisation des diverses actions et activités de l’association dans le respect des textes en vigueur, des attentes des adhérents et des partenaires
- **Mission 1 : Gestion administrative, juridique et financière**_(75%)_
Animation de la gouvernance:

- Organisation des réunions du bureau, du CA, et de l’AG (préparation des rapports, convocations, émargements, rédaction des PV...)
- Gestion et suivi des adhésions

Gestion financière:

- Suivis comptable et budgétaire de l’activité
- Facturations, négociations des devis, rédaction de supports contractuels, mise en paiement, établissement de factures, contrôle de la trésorerie
- Recherche de financements publics et privés (veille sur les dispositifs, les appels à projets, rédaction d’argumentaires, complétude des dossiers, relances, prospections, rédaction des rapports d’activités )

Gestion administrative:

- Suivis administratif, juridique et social (déclarations diverses, conventionnements, partenariats, secrétariat )
- Gestion RH : coordination de la paie avec l’expert-comptable, relations aux organismes sociaux (médecine du travail, URSAFF, mutuelle ), suivi des formations, gestion des titres restaurants, frais de mission
- **Mission 2 : Logistique**_(25%)_
- Recherche de lieux, prestataires et partenaires pour les activités du collectif
- Sur les évènements et réunions de gouvernance, gestion des participants et intervenants : inscriptions, accueil, réservation d’hébergement
- Gestion du fonctionnement des locaux de l’association : organisation, matériels, relations bailleur, assurances, divers abonnements
- Gestion des matériels mis à disposition des membres (gilets vibrants )

**Précisions sur le poste**

Ce poste comporte essentiellement du travail de bureau (open space de 4 personnes), nécessitant concentration, position assise prolongée (sur ordinateur et par téléphone).

Il ne nécessite pas de permis de conduire ni de véhicule personnel.

Les bureaux sont accessibles en transports en commun (arrêt de bus à moins de 100 mètres), ils sont situés en 1er étage avec ascenseur. Les locaux disposent de stationnements vélos mais pas de parking voitures.

**Compétences et qualités**

Une première expérience similaire de deux ans minimum dans une association est souhaitée, avec un enjeu fort sur la recherche de financements notamment privés.

En termes de savoir-être, il est attendu une très forte aptitude à s’organiser, gérer le temps, hiérarchiser les priorités. La personne recrutée devra être force de propositions, rigoureuse et autonome dans la gestion de ses missions. Elle disposera également d’une bonne aisance relationnelle.

Type d'emploi : Temps partiel, CDI

Nombre d'heures : 28 par semaine

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien

Lieu du poste : En présentiel