Assistant Administratif

Descriptif du poste

À propos du rôle

Responsabilités:

- Gérer les agendas de nos leads ; planifier des réunions et des vidéoconférences internes et externes ; et communiquer avec les clients et le personnel de l'infrastructure.
- Gérer les options de restauration pour toutes les réunions VIP et événements d'équipe.
- Coordonner les déplacements et l'hébergement : vols, réservation de voiture, billets de train, etc.
- Préparer les rapports de dépenses mensuels pour chaque cadre assigné.
- Réception et tri de tous les courriers postaux et boîtes postales
- Analyser, numùériser et classer toute documentation en support papier
- Tenir à jour une liste de contacts et d'activités commerciales
- Créer, mettre à jour et suivre les procès-verbaux des réunions.
- Travailler avec notre agent des installations pour tous les besoins administratifs liés au site de R&D (recherche de prestataire, négociation, tableaux comparatifs, chaîne d'approbation, paiements, etc.)
- Gérer les stocks de garde-manger et des fournitures
- Couvrir la gestionnaire administrative pendant ses absences pour assurer des opérations fluides.
- Participer au processus d'intégration des nouveaux employés.
- Participer aux réunions d'équipe et aux projets dans le but d'améliorer les processus et la performance administrative globale de l'équipe
- Surveiller les flux des comptes professionnels, des dépenses et des transactions de l'entreprise

Profil recherché

Au propos de vous

Compétences et parcours
- Au moins quatre ans d'expérience dans un poste similaire.
- La maîtrise du français et de l'anglais est impérative.
- Une solide connaissance des logiciels d'administration de la suite Microsoft Office 365 (Outlook, Excel, Word, PPT) est impérative ; une expérience avec Canva et Pennylane est souhaitable.
- Connaissances de base en comptabilité
- Forte orientation vers le service - dédié à répondre aux attentes de tout le personnel en garantissant des relations professionnelles efficaces et en exécutant les livrables selon les normes les plus élevées.
- Excellentes compétences en communication verbale et écrite et capacité à traiter avec des personnes à tous les niveaux dans un environnement multiculturel.
- Bon sens et capacité à maintenir et respecter la confidentialité.
- Proactif avec la capacité de travailler de manière autonome et en équipe.
- Capacité à jongler avec plusieurs tâches à la fois, à prioriser et à gérer son temps dans un environnement en évolution rapide et en constante évolution.
- Flexible et désireux d'acquérir de nouvelles compétences.
- Méthodique, organisé, avec un excellent souci du détail.
- Empathique et enthousiaste
- Animé par une mission, désireux de créer un impact positif dans le monde.

Compétences attendues
- LANGUESAnglais
Français

SAVOIR-ÊTRE
Autonomie
Capacité de communication

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SAVOIR-FAIRE
Administratif
Communication commerciale

**Voir plus**

Entreprise

**INTERNATIONAL SPACE EFEDERATION** est à la recherche d'un(une) talentueux(se) Assistant(e) Administratif(ve) Bilingue (FR-ENG) pour soutenir notre équipe R&D dans leurs tâches administratives quotidiennes et pour être un facteur clé de la croissance de notre entreprise. Vous relèverez de notre administrateur exécutif et vous travaillerez avec notre agent des installations sur site.

**À propos de nous**

INTERNATIONAL SPACE FEDERATION (ISF) est un organisme de recherche et développement de recherche en physique quantique et physique appliquée. Notre laboratoire R&D est basé en Haute-Savoie où nous avons pour activité principale la découverte scientifique, le progrès technologique et l'éducation. Nos fondements reposent sur le développement du contrôle gravitationnel en tant que nouvelle forme de propulsion et sur l'exploitation de l'énergie quantique du vide comme source d'énergie durable. L'approche innovante d ISF est en mesure de catalyser les progrès dans la production et le transport d énergie, en relevant les défis écologiques de notre époque avec des solutions durables.

Les recherches et publications de l équipe sont motivées par l unification des disciplines scientifiques et favorisent la collaboration avec la communauté universitaire mondiale. L approche innovante d ISF est en mesure de catalyser les progrès dans la production et le transport d énergie, en relevant les défis écologiques de notre époque avec des solutions durables.
- Rejoignez notre mission et ouvrez pour un meilleur avenir pour l'humanite
- Autres offres de l'entreprise**Personne en charge du recrutement**
Cristina Blouet - _Responsable Administrative et de Gestion_

Salaire

A partir de 30 k€ brut annuel

Prise de poste

Dès que possible

Expérience

Minimum 4 ans

Métier

Assistant de gestion

Statut du poste

Cadre du secteur privé

Zone de déplacement

Internationale

Secteur d’activité du poste

RECHERCHE-DÉVELOPPEMENT EN A