Assistant Services Généraux

**Nous recherchons un(e) assistant(e) services généraux temps partiel pour notre agence Via Nova.**

**Pourquoi nous rejoindre ?**

Via Nova est une agence de communication indépendante créée en 1989, experte en relations media & influence.
Agence référente avec un réseau privilégié, reconnue pour son expertise dans la communication Food / beauté-Santé / Art de vivre
Une équipe de 24 personnes spécialisées et dédiées par pôles avec un studio graphique et des rédactrices intégrées.
Une agence qui prend en compte les exigences de chacun de ses clients en termes de process de travail, de délais et de budget

**Nos savoir-faire **: Relations presse, Communication produit, Communication Corporate, Relations Influenceurs, Social Media, Evènementiel.

**Rattaché(e) à la direction et à la responsable comptable, vous aurez en charge l’accueil, la bonne tenue des espaces communs de l’agence, des services généraux, de la gestion du shopping. Vous assistez la direction et les équipes dans un panel de missions assez larges : commandes fournitures, portages, expéditions **

**Domaine et périmètre d’intervention**

Sous la responsabilité des dirigeants de l’agence et en collaboration avec la responsable comptable, vous intervenez dans 6 domaines:
**L’accueil**:

- Accueil des visiteurs (clients/coursiers/fournisseurs)
- Accueil téléphonique
- Gestion du répondeur et des renvois d’appel

**La gestion de l’agence**:

- Mise en place et débarrassage de la salle de réunion ou open space pour les réunions clients/ prospects/interne.
- Assurer le rangement régulier de la cuisine et de l’accueil

**Le secrétariat**:

- Gestion du standard téléphonique (mettre à jour la liste téléphonique et la liste nominative des postes téléphoniques).
- Assister la direction (café, eau, réservation restaurant, courses diverses, bouquets fleurs anniversaire )
- Gestion du planning de réservation des salles de réunion (confirmation ou refus par mail)
- Organisation des différents événements internes (demande de devis, réservation, achats, commandes )
- Recevoir et gérer les livraisons.
- Gestion des coursiers : demande, passage des courses, report et vérification dans le fichier Excel.
- Chaque matin remise du courrier et presse dans le bureau de la direction
- Mise sous pli des dossiers de presse
- Affranchissement du courrier et des colis.

**Les services généraux**:

- Gestion et suivi des différents prestataires (extincteurs, copieur, nettoyage des bureaux, sociétés de courses,...)
- Suivi des stocks et passage de commande de café (Nespresso), des boissons et gâteaux pour les réunions clients.
- Gestion du photocopieur : relevé des compteurs, commandes des cartouches et toner.
- Lancer l’intervention annuel « du grand nettoyage » de la moquette auprès de notre prestataire Activ’clean.
- Mettre en place des procédures et garantir leur correcte implémentation.
- Gérer l'inventaire des fournitures de bureau et passer commande si nécessaire.

**La gestion du Shooping**:

- Assurer le rangement régulier du Shopping.
- Recevoir et gérer les livraisons des produits de nos clients.
- Gérer l'inventaire des produits client et gérer les DLC avec les équipes concernées.
- Prévoir un inventaire et déstockage annuel

**Missions Diverses**:

- Cadeaux clients, naissance, fleurs aux journalistes,
- Acheter les journaux
- Courses ponctuelles

**Compétences**
- Avoir une bonne connaissance des produits de Microsoft Office ;
- Être disponible, organisée et savoir faire preuve de discrétion ;
- Être proactif et plein d'initiative ;
- Être à l'écoute des équipes et cultiver un état d’esprit positif ;
- Savoir se comporter dans le cadre d'une collaboration en équipes, pour mettre en place des projets avec efficacité ;
- Assister la direction et les équipes, afin que ces derniers se concentrent sur leurs missions ;
- Vous devrez faire preuve d’une force de travail dans les périodes denses, d’aptitudes organisationnelles et de gestion du temps, et capacité de priorisation ;
- Et enfin avoir d’excellentes compétences de communication et un esprit collectif nécessaire au bon fonctionnement d’une TPE

**Profil recherché**
- De formation bac ou bac+2, vous avez déjà une première expérience réussie de minimum 3 ans
- Vous utilisez internet régulièrement ;
- Vous êtes organisé(e), autonome, réactif(ve) et curieux(se) avec un bon esprit d’équipe ;
CDI temps partiel (du lundi au jeudi de 9h30 à 13h30) soit 18h/semaine

Type d'emploi : Temps partiel, CDI

Salaire : 12 000,00€ à 15 000,00€ par an

Nombre d'heures : 18 par semaine

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien

Programmation:

- Repos le week-end
- Travail en journée

Langue:

- Anglais (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel