Secrétaire

CDI, temps plein

Lieu du poste : En présentiel, CORBAS

Convention : métallurgie

Période d’essai : 2 mois

**Notre entreprise**:
Entreprise familiale depuis 2019, nous accompagnons nos clients dans leurs projets d’exploitation et de maintenance dans le secteur de l’industrie.

La culture de l’entreprise se fonde autour de valeurs humaines.

Actuellement en plein développement, nous cherchons à consolider nos effectifs.

La secrétaire aura la charge d’assister un ou plusieurs responsable afin d’optimiser la gestion de l’activité.

**Description du poste**:

- Vous assurerez un accueil physique.
- Vous effectuerez l'accueil téléphonique, appels entrants et sortants (renseignement, prise de RDV..).
- Classer les documents et archiver.
- Rédiger des mails.
- Gestion du courrier.
- Gestion des mails.
- Saisir et envoyer des devis, factures, rapports aux clients, saisie dans le logiciel travaux.
- Recueillir les accords et bons de commande des clients.
- Réaliser les commandes auprès des fournisseurs et prestataires nécessaires aux travaux (pièces, prestations, etc.).
- Vous prenez en charge le suivi des dossiers (contrats de sous-traitance et vérification des factures).
- Vous réceptionnez, qualifiez et mettez à jour informatiquement l’état d’avancement des dossiers clients avec les interlocuteurs internes et externes.
- Vous informerez les clients de l'avancée de leur commande.
- Tenir à jour les fichiers et suivre les demandes clients.
- Vous effectuerez les récapitulatifs de fin de chantier.
- Vous gérez et coordonnez l’ensemble des aspects administratif, organisationnel, liés à la réalisation des différents chantiers.
- Vous gérez les éventuelles réclamations.
- Vous serez l’interlocuteur(trice) privilégié(e) de notre société (transmettre les heures supplémentaires et les notes de frais, la facturation achat et vente ).
- Vous informerez le chargé d'affaires des problèmes clients (retards de règlement...).
- Vous organisez et coordonnez les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
- Tenir à jour le registre des entrées/sorties du personnel intérimaire.
- Vous assurez la saisie des pointages des collaborateurs.

La liste des missions est non exhaustive et susceptible d’évoluer

**Compétences requises et qualités personnelles**:

- Vous êtes sérieux(se), discret(ète), consciencieux(se), autonome, rigoureux(se), méthodique et polyvalent(e).
- Vous avez le sens du travail en équipe et de bonnes capacités d’adaptation.
- Vous devrez avoir le sens des priorités et de l’organisation, tout en ayant un bon contact par téléphone avec nos clients et collaborateurs.
- Vous maîtrisez l’outil informatique (logiciel travaux, Pack Office, Outlook).
- La maitrise du logiciel ONAYA est un plus.
- Avoir une maîtrise parfaite de la langue française pour prendre et planifier les rendez-vous.

**Formation et expérience**:
Vous avez minimum 5 ans d’expérience ou plus sur un poste similaire.

**Avantages**:
Entreprise à taille humaine en pleine expansion

Mutuelle / Prévoyance

Horaires : 35h = Du lundi au jeudi : 08h00-12h00/14h00-17h45 + vendredi : 08h00-12h00

Travail en journée

Rémunération selon profil : 1732€ à 2200€ Brut/mois

Permis B (Requis)

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 1 733,00€ à 2 200,00€ par mois

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel