Adjoint Administratif

1. DESCRIPTION DU CONTEXTE/ENVIRONNEMENT DU POSTEDénomination du poste : Gestionnaire des affaires médicalesLieu d’exercice : Direction des affaires médicales - Centre hospitalier de Valence - 179 Bd Maréchal Juin 26000 ValenceGrade : Adjoint administratif - Catégorie CLiens hiérarchiques : Le gestionnaire des affaires médicales dépend hiérarchiquement de la directrice des affaires médicales et de l’attachée d’administration hospitalièreLiens fonctionnels : - Personnel médical de l’établissement pour accueil, expertise et traitement des situations individuelles - Autres directions de l’établissement, chefs de service, chefs de pôle, président de la commission médicale d’établissement - Partenaires externes en lien avec l’activité (Trésor public, pôle emploi, ARS, URSASAF, DGOS, CNG, comité médical, assureurs, agences d’intérim, CPAM, conseil de l’ordre des médecins, établissements de santé partenaires etc.)Temps et conditions de travail : - Temps complet 100% - Du lundi et vendredi - 35h hebdomadaires - La prise des congés est validée par la directrice des affaires médicales ou par l’attachée d’administration hospitalière en son absence, qui veillent à ce que les congés soient pris de manière alternée entre les collaborateurs afin d’assurer la continuité de service - Travail sur écran d’ordinateur - Travail en relation avec le public - Travail de jour/repos fixe

2. ACTIVITES PRINCIPALES Dans le cadre de la gestion quotidienne des affaires médicales, le gestionnaire assure :Accueil et information : - Prise en charge, Information et conseil auprès des personnels - Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniquesRédaction de documents : - Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) - Etablissement et rédaction des ordres de mission, attestations employeur et documents divers à la demande des personnels comme des organismes extérieurs - Rédaction de courriers en lien avec son domaine d’activité - Repas du personnel : enregistrement sur le logiciel RH C - Classement et archivage.Appliquer les règles de gestion des mouvements et des carrières PM : - Suivi et rédaction des documents administratifs relatifs au recrutement - Vérification des éléments constitutifs du dossier individuel - Création des dossiers dans le SIRH et mise à jour des carrières - Suivi des contractuels/intérimaires/stagiaires associés/faisant fonction d’interne (établissement des conventions, des contrats, des décisions, des prolongations et renouvellements de contrats, logistique et accueil des nouveaux médecins) - Gestion des carrières : fin de contrats, mutation, retraite, détachement etc. en lien notamment avec le CNG pour les praticiens hospitaliersPaie : Assurer la saisie des éléments de paye tant sur la partie fixe que variable : - Recueil, saisie et gestion des éléments variables de la paie - Contrôle de la cohérence de la paie

Réalisation des simulations diverses et le reporting - Réalisation des déclarations auprès des régimes différents (Urssaf, CNRACL, CPAM etc ) - Mise en œuvre des décisions prises par le CNGFormation : référent formation /DPC PM - Assure la rédaction et le suivi du Plan annuel de formation et de DPC (gestion administrative et suivi des budgets) sous la responsabilité de l’Attachée d’Administration Hospitalière ou de l’adjoint des cadres ;
- Achat de prestations : actions de formation, programmes de DPC ;
- Mise en œuvre d'outils (tableaux de bord de la formation,) spécifiques à la formation ;Gestion de l’absentéisme de courte et de longue durée, des accidents de travail, arrêt maladie, maladie professionnelle ;
- Information des arrêts dans les services ;
- Déclaration auprès de différents organismes : CPAM - assureur ;
- Instruction de dossiers auprès du Comité Médical ;
- Suivi, expertises, gestion avec l'assureur, gestion des demi-traitements ;
- Subrogation - attestation de salaire - suivi des indemnités journalièresSuivi et saisie dans les outils de reporting des jours de congés annuels, de récupération de temps de travail, de congés formation, autorisations spéciales d’absences, jours de compte épargne tempsParticipation à la certification des comptesPréparation et diffusion des tableaux de serviceGestion de l’intérim : - Elaboration des plannings en lien avec le chef de service - Commandes d’intérim et vérification, suivi des factures des agences - Gestion des contrats de gré à gré, et de mise à disposition avec les agences - Création des dossiers sur le SIRH, préparation de l’arrivée et saisie des éléments variables de paieInternes : - Préparation de l’accueil des nouveaux internes du semestre avec la saisine des dossiers administratifs - Gestion de l’hébergement en lien avec l’internat et les résidences partenaires - Gestion administrative