Secrétaire Polyvalent

Ecole Privée Catholique, secteur Carpentras, recherche un(e) secrétaire polyvalent(e). En lien avec le chef d'établissement, vous aurez pour mission de : Assurer l'interface avec les élèves, leurs parents et les professeurs des écoles : - Accueillir les élèves, leurs parents, répondre aux sollicitations des familles (accueil physique, téléphonique et mail) et suivre leurs dossiers (inscription, demandes liées à la scolarité ) - Réaliser le suivi administratif des élèves (inscriptions à la cantine, garderie/étude ) Être un appui auprès des professeurs des écoles et du chef d'établissement : - Passer des commandes auprès des fournisseurs et valider les factures, veiller à l'archivage et au classement. - Gérer les aspects logistiques des sorties scolaires et des événements organisés par l'école. - Contribuer au secrétariat RH des enseignants (transmission de documents, suivi des suppléances ). Assurer la relation avec le pôle comptabilité - En amont, saisir et mettre à jour de la base élèves, des fiches familles, édition des listes de classes, gérer les renouvellements d'inscriptions. - Gérer la facturation (factures annuelles, factures de garderie, gestion des règlements ) Assurer la surveillance des enfants - Assurer la surveillance et l'animation des enfants lors des temps d'activités périscolaires (garderie du matin et/ou du soir, aide aux devoirs ) - Assurer la surveillance et l'animation des enfants lors de la pause méridienne (participer au service des repas et aider les plus jeunes enfants à prendre leur repas, surveiller les enfants dans la cour ). Profil : Suite à une première expérience professionnelle significative, vous êtes à l'aise dans les tâches administratives. Vous faîte preuve d'autonomie et de polyvalence. Vous avez la capacité d'avoir des contacts avec différents types d'interlocuteurs dans une même journée. Vous avez le souci des échéances, le sens éducatif et savez organiser votre travail. Vous maîtrisez la suite office et avez idéalement des notions de comptabilité et de gestion. La maîtrise du logiciel Charlemagne serait un plus. Vous adhérez pleinement à l'esprit de l'établissement et souhaitez vous impliquer dans un projet éducatif porteur de sens. Profil : SAVOIR - Bac + 2/3 dans le domaine administratif souhaité - 1ère expérience indispensable. - Règles de l'expression orale et écrite de qualité. SAVOIR FAIRE - Sens de l'organisation et capacité à prioriser le travail - Secrétariat et maîtrise du pack office - Faculté d'adaptation face à des demandes et à des interlocuteurs divers - Travail en équipe SAVOIR ETRE - Sens du contact - Ecoute, diplomatie, empathie - Discrétion - Autonomie, pragmatisme, réactivité Contrat de 35H annualisé
- **Qualification**:Employé qualifié
- **Profil recherché**:

- **Expérience**:2 ans
- **Formation**:Bac+2 ou équivalents
- **Compétences recherchées**:

- Outils bureautiques
- Surveiller le déroulement de l'activité et veiller au respect des consignes de jeux, des règles de vie sociale
- Accompagner l'enfant dans l'apprentissage des gestes de la vie quotidienne et des règles de vie en collectivité
- Surveiller la ponctualité, l'assiduité des élèves aux cours, contrôler les justificatifs et informer les parents
- Réaliser les modalités d'accueil et de surveillance des élèves lors des intercours, des sorties, des permanences
- Suivre et renseigner les documents administratifs et de correspondance des élèves (suivi des absences, bulletins scolaires)
- Surveiller les élèves lors d'interclasses, activités périscolaires, internat et repas
- Informer le personnel éducatif sur la vie scolaire
- Sens de la communication
- Autonomie
- Sens de l'organisation