Adjoint-e en Gestion Administrative

Annexe 5

**FICHE DE POSTE / Adjoint-e en gestion administrative
Date de la dernière mise à jour 14/10/2021
Date de création 14/10/2021

Numéro de version 1

**ETABLISSEMENT**: Université de Lorraine***
**SERVICE ou U.F.R.**: Délégation d’Accompagnement à la Créativité, l’Ingénierie et la Pédagogie (DACIP)
**VILLE** : Nancy

**AFFECTATION MULTI-SITES**: OUI / **X NON** (l’agent exerce son activité _a mínima_ sur 2 sites distincts)
Si oui, les citer:
**IDENTIFICATION DU POSTE**
**Corps**: Adjoint-e en gestion administrative***

**Branche d’Activité Professionnelle (BAP) **:I.T.R.F. BAP « J » Gestion et Pilotage
**Emploi-type de rattachement (REFERENS / RIME / BIBLIOFIL) **:Adjoint-e en gestion administrative (J5X41)***
**Catégorie**: C

**Numéro de poste**: 19748 (N° Établissement)
**Identité du titulaire du poste**:
**Quotité de travail **(exprimée en % ) : 100%

**Encadrement**: OUI / **X NON**

Si oui, préciser le nombre d’agents encadrés et leur répartition par catégories:

Encadrement direct : A / B / C
Encadrement indirect : A / B / C

**Identité du responsable hiérarchique direct : Nathalie ISSENMANN**
**Fonction du responsable hiérarchique direct : Directrice de la DACIP
**PRESENTATION GENERALE**
**Description de la structure d’affectation**:
La Délégation d’Accompagnement à la Créativité, l’Ingénierie et la Pédagogie (DACIP), rattachée à la Direction
Générale, est un lieu de conseils, de ressources, de formations, de réflexions et d’échanges sur les pratiques
pédagogiques des enseignants et enseignants chercheurs. Elle s’inscrit à la fois dans une perspective
d’innovation, de qualité et d’incitation à la transformation des pratiques pédagogiques.
De ce fait, la DACIP accompagne toute personne en charge d’enseignement à l’Ingénierie Pédagogique, à
l’Ingénierie de Formation et de Certification (RNCP-RS) et à la Créativité dans une perspective de développer
la Formation Tout au Long de la Vie (FTLV).

**Description du poste**:
L’adjoint-e en gestion administrative assure les tâches administratives, logistiques liées aux activités de la
délégation dans le respect des techniques, des règles et des procédures du domaine financier et RH de
l’établissement. Elle recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de
la structure. Elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

L’agent est placé sous l’autorité hiérarchique de la Directrice de la Délégation d’Accompagnement à la
Créativité, l’Ingénierie et la Pédagogie (DACIP).
- Annexe 5

**DETAIL DES MISSIONS ET ACTIVITES**
**Activités principales (déclinées par missions/ thèmes dans la limite de 5)**:
**Mission 1 : Assurer le secrétariat de la délégation**
- Assurer l’accueil physique, web et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et

externes (usagers) et en assurer le suivi
- Se charger de la préparation et du suivi logistique et administratif des missions et des événements

(formations, ateliers, séminaires, conférences,) organisés par la DACIP, en lien avec les différents
interlocuteurs de l’UL
- Gérer le fonds documentaire (commandes, emprunts, inventaire et classement)
- Assurer la mise à jour des listes de diffusion et des accès au serveur commun
- Coordonner la nomination des correspondants Pédagogie & Numérique

**Mission2 : Veiller à** **la gestion administrative et à la mise à jour des bases de données relatives aux activités**
**et projets de la délégation**
- Assurer la transmission, le suivi et l’archivage des documents relatifs aux projets
- Gérer les inscriptions aux ateliers, réaliser les tableaux de bord et traiter les évaluations
- Contribuer à la réalisation de bilans annuels, de rapports, de réponses aux enquêtes, par l’extraction

de données et l’élaboration de statistiques

**Mission 3 : Assurer les moyens logistiques, techniques et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs**
**de la délégation**
- Organiser le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures, traiteurs) de l’activité du service et de

ses manifestations (instances, formations, ateliers, séminaires, conférences,)
**Mission 4 : Assurer la gestion du domaine financier**
- Réaliser les opérations d'engagement (Bons de commande)
- Réaliser le suivi des crédits par type de dépenses ou d'opérations (Budget analytique)
- Effectuer le suivi du budget, des commandes, les demandes de devis et les relances fournisseurs
- Effectuer le contrôle du service fait (mise en paiement)
- Préparer le dialogue de gestion financier
- Etablir des états de rémunérations dans le respect des procédures établies (pour les enseignants
- intervenant dans des formations organisées par la DACIP)- Assurer le suivi du déversement des paies des intervenants

**Mission 5 : assurer la gestion du domaine RH