Secrétaire Accueil Et Médical(E)

**Contrat de 3 mois renouvelable**:
**Mission principale**:

- Recevoir, renseigner et orienter les usagers vers l’interlocuteur ou le service recherchés.
- Répondre aux différents appels téléphoniques, renseigner le public et orienter les appels téléphoniques en fonction de leur nature.
- Accueillir et renseigner les résidents et leur entourage.
- Planifier les activités de pré-admissions, d’admissions via le logiciel Trajectoire
- Gérer, saisir et classer les informations administratives et médico-techniques relatives au dossier résident.
- Participer aux taches de facturation et de secrétariat de direction dans le cadre de la continuité.
- Rédiger les courriers médicaux sous la responsabilité des médecins de l’EHPAD
- Gérer la prise de rendez-vous médicaux des résidents

**Activités**:

- Accueil et orientation des publics, assurer la permanence téléphonique
- Participation à la gestion de la procédure d’admissions:

- Référente via-trajectoire : envoyer et confirmer les réponses d’admissions ou les refus, répondre aux demandes extérieures
- Planifier et programmer les entrées des résidents : contact, prise de rendez-vous, visite établissement,
- gestion du tableau des disponibilités des chambres (suivi informatique)
- en alertant la cadre de santé et/ou la psychologue en cas de doute sur le dossier
- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance
- Gestion des admissions avec notamment l’entretien avec les familles sur démarches administratives d’entrée, la récupération de l’antériorité médicale, la constitution du dossier d’entrée, la saisie des informations dans Berger Levraut Soins et Cedi’Act, la préparation du classeur
- Gestion des dossiers administratifs et médicaux (papier et informatique) des résidents, de l’admission à la sortie en alertant la direction sur les dossiers contenant des problématiques particulières : cartes vitales et les attestations de sécurité sociale et de mutuelles des résidents, attestation responsabilité civile, attestation présence, attestation loyer
- Conseiller et accompagner les familles sur la mise en place d’aides (allocation logement, aide sociale ) et de mesures de protections
- Gestion des relations avec les tutelles (information pour mise en place d’une mesure, suivi et réactualisation, achats,.) et avec les résidents (distribution du courrier)
- Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, chirurgie, examens, préparation des courriers médicaux des résidents... et transport associé)
- Saisie et suivi des données liées à l'activité médicale (suivi des déclarations de chutes, rapport d’activité )
- Relation avec les organismes sociaux (CPAM, CAF ) pour déclaration mensuelle ou pour mise à jour
- Prise de notes, frappe et mise en forme, diffusion et archivage de documents ainsi que participation à des enquêtes dans son domaine d’activité

**Dans le cadre de la continuité du service d’accueil et secrétariat**
- Accueil physique et téléphonique des patients, des familles
- Gestion administrative des dossiers des résidents
- Participation à la facturation des séjours et envoi des factures

**Savoir-Faire**:
Bonnes capacités d’organisation, réactivité, confidentialité, bonne gestion du stress et de l’agressivité, bonne capacité d’écoute particulière, discrétion professionnelle et confidentialité, rigueur et de capacités d’organisation

**Connaissances**:
Diplôme de Secrétaire médicale, niveau bac minimum:

- Bureautique (Word, Excel, Outlook, Via trajectoire, Easy soins, Cedi’Act) : Connaissances approfondies
- Codage des actes : Connaissances opérationnelles
- Communication : Connaissances opérationnelles
- Droit des usagers du système de santé : Connaissances opérationnelles
- Organisation et fonctionnement interne de l'établissement : Connaissances opérationnelles
- Réglementation des archives : Connaissances générales
- Secrétariat : Connaissances approfondies
- Vocabulaire médical : Connaissances approfondies
- Accueil téléphonique : Connaissances approfondies
- Communication et relations interpersonnelles : Connaissances approfondies
- Gestion du stress : Connaissances opérationnelles
- Droit des résidents : Connaissances opérationnelles
- Organisation de l’établissement : Connaissances opérationnelles

**Relations professionnelles les plus fréquentes**:

- directeurs de l’EHPAD
- Médecins coordinateurs et médecins traitants de l’EHPAD
- Ensemble des cadres de santé
- responsable de l’accueil
- Relations avec les professionnels de santé extérieurs

**Autorité hiérarchique**:
**Autorité administrative**
- Cadre Supérieur de santé responsable des admissions

**Autorité fonctionnelle**
- Le médecin référent du résident.
- la Directrice Adjointe, la cadre de santé

**Organisation du travail**:
Base 37h hebdomadaires avec 1 RTT par mois

Horaires : 9h00-16h54 sur les 5 jours de la semaine, (9h-12h30 puis 13h00-16h54)

Quotité de temps