Secretaire

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

SECRETAIRE

**CONTRAT**

CDD

**DESCRIPTIF**

CDD RENOUVELABLE

ORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL
Horaires et temps de travail:
38h hebdomadaire
8h45 - 16h30 du lundi au vendredi

Composition de l'équipe:
Directrice adjointe, Chefs de service éducatifs, Psychiatre, psychomotriciennes, psychologues, conseillère en économie sociale et familiale, infirmières, personnels éducatifs, enseignant(e)s spécialisé(e)s, secrétaire, maîtresses de maison.
PRÉ-REQUIS / EXPÉRIENCES
Prérequis:
Bac professionnel secrétariat / BTS assistant(e) de Direction
Connaissance des techniques de secrétariat
Maitrise de l'outil informatique et bureautique

Présentation du lieu d'exercice et de l'équipe de travail:
L'ITEP Sainte Victoire est un service médico-social rattaché au CH Montperrin.
Il accueille des enfants et adolescents présentant des difficultés psychologiques s'exprimant par des troubles du comportement perturbant gravement leur socialisation et leur accès à la scolarité et à l'apprentissage.
L'équipe pluridisciplinaire conjugue des interventions thérapeutiques, éducatives et pédagogiques et travaille en collaboration avec les familles.
MISSIONS GÉNÉRALES
Organiser et assurer pour la Direction et l'équipe de cadres de l'ITEP, la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service et au suivi des dossiers
Organiser et assurer la gestion logistique (réservation salles de réunions, envoi de convocations, ordres de missions, réservation de véhicules, gestion des clés)
Assurer le suivi des dossiers des enfants accueillis
Accompagner la transition vers le logiciel de dossier unique informatisé de l'usager
Travailler en étroite collaboration avec l'assistante sociale sur le suivi des dossiers des enfants tout au long de leur parcours
Recevoir et renseigner les familles et partenaires
COMPÉTENCES / CONNAISSANCES
Accueil physique et téléphonique
Compétences en communication
Bonne maitrise des tâches de secrétariat
Bonne maitrise des outils informatiques et bureautiques
Classement et gestion documentaire
Connaissance du secteur hospitalier et/ou médico-social
Capacité d'adaptation
Réactivité, prise d'initiative
Sens de l'accueil et de la communication
Sens de l'organisation
ACTIVITÉS
Accueil des personnes (personnels, partenaires, familles),
Réception et traitement des appels téléphoniques et messages électroniques,
Prise de notes, frappe et mise en forme de documents,
Rédaction et mise en forme des courriers, convocations, ordres de missions,
Reproduction et diffusion de documents, dossiers,
Réalisation d'outils informatiques de suivi, listings, reporting activité,
Organisation de réunions, prise de rendez-vous, gestion des agendas,
Traitement et suivi des dossiers des enfants (administratifs, scolaires),
Classement, archivage,
Travaille en étroite collaboration avec la Directrice adjointe, les chefs de service éducatifs, la coordinatrice pédagogique et l'assistante sociale
Pour tout renseignement, s'adresser à Muriel KYNDT, cadre socio-éducatif en charge des personnels transverses au 04 42 28 34 47 (secrétariat)

**PERSONNE À CONTACTER**

KYNDT Muriel

Pour tout renseignement, s'adresser à Muriel KYNDT, cadre socio-éducatif en charge des personnels transverses au 04 42 28 34 47 (secrétariat)
04 42 28 34 47

**ETABLISSEMENT**

Centre hospitalier spécialisé Montperrin
109 Av du Petit Barthélemy
13617 Aix-en-Provence