Secrétaire Polyvalente

Dans le cadre du renforcement de l'organisation administrative de la Direction de la Prévention et Sécurité de Proximité, la Ville de Saint-Tropez recrute un(e) Secrétaire Polyvalent(e).

Véritable soutien à la direction, vous assurerez la gestion administrative quotidienne du service, tout en participant ponctuellement à des missions de gestion budgétaire, logistique et de remplacement.

Missions principales:
1. Gestion administrative des ressources humaines:

- Suivi et mise à jour des effectifs du service
- Élaboration et mise à jour des dossiers agents (identité, affectation, agrément, cartes professionnelles, véhicules, etc.)
- Suivi des habilitations (vidéoprotection, fichiers, règlement de service, etc.)
- Préparation des ordres de mission (formations, déplacements) - Saisie et mise à jour des plannings (ASVP, opérateurs vidéo, agents des bornes)
- Rédaction et notification des fiches de poste
- Préparation des dossiers d'accidents du travail
- Suivi et anticipation des formations obligatoires (FIA, FCO, armement)
- Enregistrement des formations, gestion des cartes professionnelles

2. Appui à la gestion comptable (en remplacement ou appui):

- Suivi des dépenses et respect des engagements budgétaires (devis, factures, bons de commande)
- Suivi des marchés publics et élaboration des tableaux de bord
- Gestion du catalogue de commande en lien avec le marché public
- Passation des commandes pour les besoins du service

3. Tâches administratives transversales:

- Rédaction de courriers, notes internes, réponses aux administrés
- Gestion et suivi des objets trouvés (remise aux domaines, destruction)
- Suivi des fournitures de bureau
- Archivage et classement des dossiers administratifs

Missions de remplacement et occasionnelles:

- Gestion des achats, commandes, contrats et conventions
- Accueil physique et téléphonique du public, gestion des registres
- Suivi administratif des sociétés de sécurité privée
- Élaboration des plannings hebdomadaires en lien avec l'encadrement
- Suivi des dossiers OMP (Officier du Ministère Public), RAPO (Recours administratif préalable obligatoire), demandes d'indulgences
- Signalement des anomalies ou dysfonctionnements matériels ou logistiques
- Saisie et notification des RAPO
- Gestion des outils de verbalisation et du matériel de contrôle
- Traitement et enregistrement du courrier entrant et sortant

Profil recherché:
Connaissances requises:

- Fonctionnement d'une collectivité territoriale et organisation d'un service de sécurité
- Connaissances de base en gestion RH et administrative
- Connaissance des règles budgétaires (appréciée)

Compétences techniques:

- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel)
- Aisance avec les logiciels métiers et navigation internet
- Capacité de rédaction et de synthèse
- Organisation, rigueur et autonomie

Qualités personnelles : - Discrétion professionnelle et sens de la confidentialité - Réactivité, polyvalence et sens des responsabilités - Aptitude au travail en équipe - Sens du service public - Ponctualité, disponibilité et esprit d'initiative

Conditions d'exercice et avantages collectifs:

- **Poste à temps complet 37h de 6 mois renouvelable + 12 jours de RTT**:

- **Rémunération indiciaire**:

- **Travail en bureau, avec interaction régulière avec les agents de terrain et le public**:

- **Prise en charge du parking du port ou de la navette maritime**:

- **Carte Ticket restaurant (pris en charge à 60% par l'employeur)**:

- **Forfait mobilités durables**:

- **Complément indemnitaire annuel (CIA)**:

- **CNAS (loisirs, sport, culture)**:

- **Participation mutuelle et prévoyance à hauteur de 25 euros**:

- **Vélo inter service à assistance électrique à disposition**

Type d'emploi : CDD, Temps plein
Durée du contrat : 6 mois

Rémunération : 1 819,00€ par mois

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- RTT

Lieu du poste : En présentiel