Assistant Administratif Formation Continue Courte

**Présentation**

La CMAR Nouvelle-Aquitaine a une mission d’accompagnement de la création à la transmission des entreprises artisanales et des entreprises de proximité. Elle est également un acteur majeur de la formation grâce à ses Centres de Formation d’Apprentis (CFA) et son offre de service dans le domaine de la Formation Continue. Son maillage territorial lui permet de déployer des valeurs fortes de proximité, de réactivité, d’engagement, d’innovation et de transversalité au service de ses ressortissants. La CMAR Nouvelle-Aquitaine en quelques chiffres clés:

- 300 élus
- 1700 collaborateurs répartis sur 12 départements
- 180 000 entreprises artisanales et de proximité
- 11 000 apprentis formés au sein de nos 10 CFA
- 350 000 heures de formation continue dispensées par an

Pourquoi nous rejoindre ?
- Intégrer une équipe d’experts passionnés
- Développer des compétences durables et solides
- Participer à une dynamique de projet
- Accompagner à l’évolution des métiers de l’artisanat
- Encourager le retour en force de l’artisanat
- Donner du sens à sa mission
- Participer au développement local du territoire

**Description**

Rattaché au chef de service Espace Conseils Formations et Formalités, vous rejoignez une équipe de 15 personnes dont 3 seront vos collègues de proximité basés dans notre antenne de Saintes.

Votre objectif **:assurer l'interface humaine, la gestion administrative et logistique des sessions de formations **que nous proposons aux porteurs de projet de création ou reprise d'entreprise et aux dirigeants d'entreprises artisanales ainsi qu'à leurs salariés.

Vos missions se déclineront de la façon suivante:

- **Assurer à tour de rôle l'accueil physique et téléphonique du Service** : accueillir le client quelques soient son profil et sa demande, analyser son besoin, orienter vers le bon interlocuteur interne ou externe, conseiller et promouvoir notre offre de services (y compris hors formation), gérer le courrier/boîte mail du service.
- **Etre le référent administratif des sessions de formations**:
Réaliser, contrôler et suivre l'inscription des stagiaires en lien étroit avec la personne en charge de la commercialisation des formations pour garantir le bon suivi des inscriptions aux sessions

Saisir dans le logiciel métier (Ypareo) les informations relatives aux stagiaires et aux sessions

Préparer la rédaction, l'envoi et le suivi des documents administratifs via l'outil métier

Entretenir une relation de qualité avec le stagiaire en lui faisant parvenir, avant et au terme de la formation, tous les documents administratifs (devis, convention, convocation etc..), pédagogiques et financiers nécessaires au bon déroulement de sa formation

Suivre et traiter les absences stagiaires

Suivre, vérifier et traiter les dossiers jusqu’à la facturation

Etablir la facturation et l'envoi des documents financiers afférents

Partager l’information en interne et en externe sur le maintien ou l’annulation des formations
- **Assurer la logistique des formations**:
Préparer la salle de formation, vérifier le bon fonctionnement des outils et équiper la salle des matériels nécessaires au bon déroulement de la formation

Assurer l'accueil des formateurs et stagiaires et la logistique administrative associée : remise des instructions et documents relatifs aux journées de formation et respect des procédures de bienvenue (préparation café d’accueil, ouverture de la salle de formation etc..)
- **Contribuer à la démarche qualité du service formation**:
Faire remonter à sa hiérarchie toute proposition d’amélioration des process utiles dans le cadre de cette certification

**Profil**

SAVOIR
- Evoluer avec aisance dans l'environnement du monde des entreprises (socioéconomique, institutionnel, juridique)
- Connaitre le monde de la formation et de la prise en charge de formation selon les différents profils de financeurs et de stagiaires (OPCO/CPF/Pôle Emploi etc...)
- Maitriser l'approche commerciale

SAVOIR FAIRE
- Savoir anticiper et organiser ses priorités
- Identifier un besoin, une attente
- Conseiller une ou plusieurs personnes
- Maitriser les outils bureautiques - principalement Excel
- Maitriser les outils métiers : idéalement** Salesforce et Yparéo**

SAVOIR ETRE
- Aisance relationnelle, capacité d'adaptation à des profils différents
- Rigueur administrative et capacité organisationnelle
- Réactivité, respect des délais
- Travail d'équipe

Niveau Bac +2

Une première expérience dans la gestion de la formation et de la certification QUALIOPI serait appréciée.

**Plus d'informations**

Des déplacements ponctuels sur notre site principal de La Rochelle pourront être à prévoir.

Pour ces déplacements, un véhicule de service sera mis à disposition, ou à défaut le véhicule personnel sera utilisé avec remboursement des frais kilométriques.

Avantages : Tickets restaurant / cycle