Secrétaire/chargé D’accueil

Critères de l'offre
Présentation de la Croix-Rouge
**Présentation de la Croix-Rouge française**:
Forte de ses 66 275 bénévoles et 16 700 salariés engagés en France comme à l'étranger, la Croix-Rouge française, (650 établissements et services pour 1,5 milliards de CA annuel) c'est à la fois une association loi 1901 reconnue d'utilité publique, de volontaires engagés depuis plus de 150 ans sur de nombreux fronts de la lutte contre les précarités, et une entreprise à but non lucratif de services dans les champs sanitaire, social, médico-social et de la formation.
**La filière 'Croix Rouge Compétence'**:
Sur le seul champ de la formation, la filière formation de la Croix-Rouge française, nommée Croix-Rouge Compétence, se déploie au travers de 11 directions régionales qui comptent 60 établissements de formation répartis sur tout le territoire français (métropole et Outre-mer). Chaque année plus de 17 000 personnes sont formées à 30 métiers du sanitaire et social par la voie de la formation initiale et celle d'apprentissage ou de la validation des acquis de l'expérience, plus de 90 000 stagiaires en formation professionnelle dans les domaines du sanitaire-social et de la santé-sécurité au travail, et plus de 1500 personnes sont accompagnées dans la voie de la préqualification (découverte d'un métier, remise à niveau, établissement d'un projet professionnel).
Toutes ces structures, au cœur des enjeux de société, développent de nouveaux projets et travaillent à des solutions innovantes. En nous rejoignant, vous contribuerez au développement de nos formations en partageant notre engagement et notre éthique.
Présentation de Croix-Rouge Compétence Nouvelle-Aquitaine, site de Limoges
Croix-Rouge Compétence Nouvelle-Aquitaine (CRC NA) emploi environ 190 salariés, implantés sur 9 sites de formation : Bègles (33), Lesparre-Médoc (33), Bizanos (64), Limoges (87), Brive-la-Gaillarde (19), La Couronne (16), Cognac (16) et Chasseneuil-du-Poitou (86) et Rochefort (17), qui forment chaque année plus de 2 700 personnes en formation « métiers » et près de 7 000 professionnels en formation continue.
En nous rejoignant, vous contribuerez au développement de nos formations en partageant notre engagement et notre éthique.
**Découvrez nous sur notre site internet**: competence.croix-rouge.fr
Poste
C'est au sein du site de Bègles de Croix-Rouge Compétence que nous recrutons dans le cadre d'un CDD de 12 mois : un Secrétaire/Chargé d'accueil H/F
**Découvrez votre futur poste**:
Rejoignez une équipe engagée dans un environnement stimulant, au cœur de la formation dans le secteur sanitaire et social. En tant que secrétaire d'accueil, vous êtes le premier visage de l'établissementmais aussi l'un des piliers de l'organisation quotidienne
**Vos missions**:
**Accueil & secrétariat**:
Accueillir, orienter et renseigner avec sourire les visiteurs, étudiants, formateurs et partenaires en assurant une communication adaptée aux différents publics accueillis
Informer sur les activités de l'institut et assurer une première information concernant l'offre de formation en réponse aux questions. (Programmes - dispositifs de formation - dates - présence )
Gérer l'accueil téléphonique et collecter les demandes relatives aux services proposés par l'établissement, vous les identifiez et orientez les interlocuteurs concernés.
Assurer la traçabilité des informations en référence aux documents qualité.
Assurer la gestion de la boite mail et assurer la diffusion d'informations interne et/ou externe, selon les consignes qui vous sont données.
Participer à la préparation d'évènements (Journée porte ouverte - journées des recruteurs - réunions partenaires)
Mettre en forme, classer, archiver, reproduire les documents de manière efficace et conforme aux procédures qualité
Participer à la vie de l'établissement en assurant la logistique de base (commandes, fournitures, matériel).
**Gestion des activités administratives**:
Participer à la gestion du courrier (ouverture et transmission, affranchissement) et de la messagerie (traitement des demandes mails, diffusion des informations en interne).
Venir en appui dans le cadre de rédaction de courriers, notes et formulaires, reproduction et diffusion de documents, mise à jour de tableaux de bords, classement et archivage, élaboration d'outils de suivi, saisies de données, gestion des mailings et bases de données.
Contribuer et participer à l'élaboration de supports de communication en réponse aux demandes des services et dans le respect de la démarche qualité de l'Institut (édition de documents d'informations, plaquettes, affiches, etc.).
Edition des émargements et saisie des absences (CFA et cours obligatoires)
Participer au rangement et à l'archivage
**Suivi logistique**:
Vous réceptionnez les colis et les distribuez à leurs destinataires
Vous assurez la transmission des commandes de fournitures
Vous assurez la gestion des clés et registre et procédures associées
Vous assurez la gestion de l'ouverture des barrières à l'